Au moment d’organiser vos archives, vous avez besoin de maîtriser la durée de conservation des divers documents d’entreprise en votre possession. Entre vie privée et vie professionnelle, les délais de sauvegarde à connaître se multiplient, ce qui rend la tâche d’autant plus complexe. Combien de temps garde-t-on ses factures fournisseurs ou le contrat d’ouverture d’un compte courant ?
Le délai de prescription pendant lequel une personne peut saisir la justice conditionne souvent la durée légale de sauvegarde des justificatifs.
Vous pouvez vous référer aux tableaux ci-après sur les durées de conservation des documents d’entreprise pour vous assurer une organisation administrative en règle. Afin de vous aider, nous avons classé les documents par catégories : sociale, comptable, civile et commerciale, fiscale, relative à la gestion du personnel. Puis, nous avons synthétisé les délais sous forme de tableaux par type de document.
Délais de sauvegarde des documents sociaux
Les documents sociaux concernent l’ensemble des justificatifs qu’une entreprise produit ou reçoit en tant que société commerciale.
| Type de document | Durée de conservation | Remarques |
| Statuts d’une société, d’un groupement d’intérêt économique (GIE) ou d’une association. | 5 ans | Ce délai commence à courir à compter de la perte de la qualité de personne morale ou au moment de la radiation du Registre des commerces et de sociétés (RCS). |
| Modifications des statuts | 5 ans | |
| – Registre de titres nominatifs– Registre des mouvements de titres– Ordres de mouvement– Registre des procès-verbaux des assemblées et Conseil d’administration | 5 ans | Le décompte s’effectue dès la fin de l’utilisation des registres dans l’entreprise. |
| Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société | 5 ans | Les entreprises sauvegardent aussi les documents de la société absorbée. |
| Feuilles de présence et de pouvoirs | 3 ans | |
| Rapport du gérant du Conseil d’administration | 3 ans | |
| Rapport des commissaires aux comptes | 3 ans | |
| Conventions réglementées | 3 ans | L’action en nullité se prescrit par 3 ans après la date de la convention sauf si celle-ci était dissimulée. Le délai de prescription débute alors à partir du jour de sa révélation. |
Pour rappel, vous êtes dans l’obligation de fournir aux actionnaires certains éléments concernant les 3 derniers exercices en vertu de l’article L225-117 du Code de commerce. La liste des documents visés est définie dans l’article L225-115 du même Code. Il s’agit notamment des comptes annuels, des différents rapports, des feuilles de présence et des procès-verbaux.
Durée légale de conservation des documents comptables
| Type de document | Durée de conservation | Remarques |
| Pièces comptables (factures, bons de livraison, quittances, bordereaux, tickets, etc.) | 10 ans | Les justificatifs papiers des enregistrements saisis dans votre comptabilité doivent être conservés sans exception et dans de bonnes conditions. |
| Livres et registres comptables (livre-journal, grand-livre) | 10 ans | Depuis le 1er janvier 2016, le livre d’inventaire n’est plus obligatoire. Pour les exercices avant cette date, il est à garder 10 ans. |
| Documents de synthèse ou comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) | 10 ans | Le délai de 10 ans commence à la clôture de l’exercice comptable. |
La période de conservation des documents comptables imposée par l’article L123-22 du Code de commerce s’applique aux personnes physiques ou morales inscrites au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Les entreprises disposant d’un autre statut observent les obligations légales du Livre des procédures fiscales qui fixe le délai de conservation à 6 ans.
Pour les micro-entreprises, les factures, les livres de recettes et éventuellement les registres d’achats sont concernés par ces dispositifs.
Tableau des durées de conservation des documents commerciaux et civils
Si les documents énoncés ci-dessous entrent dans la catégorie des pièces comptables, alors leur durée de conservation est de 10 ans au moins. De manière générale, les délais indiqués sont des périodes de détention minimales. Vous pouvez garder vos justificatifs plus longtemps si vous disposez de moyens d’archivage suffisants.
| Type de document | Durée de conservation | Remarques |
| Contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers | 30 ans | Le droit de propriété est en principe imprescriptible. En pratique, les actions réelles se prescrivent par 30 ans (article 2227 du Code civil). |
| Contrats conclus par voie électronique, dont le montant est supérieur ou égal à 120 € | 10 ans | Le vendeur doit à la fois archiver ces contrats et en garantir l’accès à son client pendant toute la période. |
| Dossier de sinistre avec dommages corporels | 10 ans | Le délai de 10 ans commence à partir de la date de consolidation du dommage initial ou aggravé. |
| Contrats ou conventions émanant d’une relation commerciale | 5 ans | La relation s’entend entre commerçants ou entre commerçants et non commerçants (article L110-4 du Code de commerce). |
| Documents bancaires (relevés de comptes, talons de chèque, ordres de virement, etc.) | 5 ans | |
| Dossier relatif à un compte courant ou un compte épargne | 5 ans | À partir de la date de clôture du compte. |
| Documents concernant le transport de marchandises | 5 ans | |
| Dépôts de brevet, marque, dessin et modèle, tout document en lien avec la propriété intellectuelle | 5 ans | |
| Dossier d’un avocat | 5 ans | La durée commence à courir à compter de la fin du mandat du professionnel. |
| Déclarations en douane | 3 ans | Se reporter à l’article 16 du règlement européen no 2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992 qui établit le Code des douanes communautaire pour en savoir plus. |
| Contrats et justificatifs de crédit immobilier ou à la consommation | 2 ans | Le délai de conservation de 2 ans débute après le paiement de la dernière échéance du prêt par l’entreprise. |
| Polices d’assurance | 2 ans | À partir de la résiliation du contrat. Se référer aux articles L114-1 à L114-3 du Code des assurances. |
| Courriers de résiliation d’assurance | 2 ans | |
| Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans |
Tableau de durée de conservation des documents fiscaux
Selon l’article L102 B du Livre de procédures fiscales, la durée de conservation des documents fiscaux est fixée à 6 ans. Il s’agit de la période pendant laquelle l’administration fiscale peut légalement exercer ses droits de communication, d’enquête et de contrôle.
Si l’on est en présence d’une activité occulte telle qu’une fraude fiscale, du travail dissimulé, un défaut de déclaration ou une exploitation illégale, le délai passe à 10 ans.
| Type de document | Durée de conservation | Remarques |
| Impôt sur les sociétés | 6 ans | La durée de 6 ans s’entend à partir : de la dernière opération inscrite sur les livres ou registres ;ou de la date à laquelle les documents ont été établis. |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 6 ans | |
| Impôts directs locaux (taxe foncière) | 6 ans | |
| Cotisation foncière des entreprises (CFE) | 6 ans | |
| Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) | 6 ans | |
| Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance, etc.) | 6 ans |
Délais de conservation des documents relatifs à la gestion du personnel
Dans le cadre de la gestion de personnel, vous recevez et produisez de nombreux documents que vous devez garder. Cette obligation légale représente également un moyen de faire valoir vos droits en justice. Les différentes pièces servent à prouver la bonne administration des intérêts de vos salariés.
| Type de document | Durée de conservation | Remarques |
| Contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite, et toutes les pièces s’y rapportant | 5 ans | |
| Bulletins de paie au format papier ou électronique | 5 ans | L’employeur conserve un double du bulletin de paie après en avoir remis un au salarié (article L3243-3 du Code du travail). |
| Observations et mises en demeure de l’inspection du travail | 5 ans | |
| Vérifications du Comité social et économique (CSE) | 5 ans | |
| Déclarations d’accident du travail auprès de l’Assurance Maladie (CPAM, MSA, etc.) | 5 ans | |
| Registre unique du personnel | 5 ans | Cette durée commence à courir après le départ du salarié de l’entreprise (article R1221-26 du Code du travail). |
| Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans | |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés au forfait | 3 ans | Selon l’article D3171-16 du Code du travail, l’entreprise tient ces documents à disposition de l’inspecteur du travail. |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an |
Pourquoi respecter les durées légales de conservation des documents d’entreprise ?
Garder les différents documents propres à votre entreprise pendant le temps imposé par la loi présente plusieurs avantages outre le fait de vous mettre en conformité avec le droit en vigueur.
- En tant qu’entrepreneur, vous protégez votre structure contre les sanctions financières applicables pour non-communication de pièces à l’administration fiscale.
- En cas d’action en justice, vous pouvez constituer un dossier solide en apportant les preuves nécessaires à votre défense.
- Une gestion documentaire efficace repose sur la préservation de certaines données. L’organisation de vos papiers administratifs permet un gain de temps important que vous pouvez réinvestir dans la production.
- Vous assurez des échanges de qualité avec vos interlocuteurs : actionnaires, contrôleurs des impôts, expert-comptable, investisseurs, etc.
Quel format choisir pour conserver ses documents d’entreprise ?
Le stockage papier des documents d’entreprise a pour objectif de garder l’ensemble des pièces dans un espace dédié, sécurisé et à l’abri de l’humidité. Vous devez alors créer un rayonnage avec des classeurs et des boîtes d’archives pour un classement optimal. Pourtant, cela ne résiste pas aux dégâts liés au temps.
L’alternative consiste à sauvegarder ces éléments en version électronique. Cette numérisation est régie par l’article A102 B du Livre des procédures fiscales qui vise à garantir l’intégrité et l’authenticité des documents.
iPaidThat conserve vos documents en toute sécurité sur son application en ligne. Fiable et rapide, le stockage de vos documents se fait automatiquement une fois que ceux-ci ont été classés et pré-comptabilisés
