Vous cherchez un outil pour collecter automatiquement vos factures ? iPaidThat est un outil de collecte qui recherche vos factures, pour vous, directement dans vos boîtes mails et vos sites fournisseurs.Découvrez en quoi il peut être judicieux d’opter pour l’automatisation de votre facturation, et d’utiliser un collecteur de factures fournisseurs. Vous allez aimer faire votre comptabilité avec iPaidThat : un vrai gain de temps !
1- Pourquoi utiliser des collecteurs de factures fournisseurs ?
Dorénavant, ce sont plus de 80 % des fournisseurs qui transmettent leurs factures sur les boîtes mails de leurs clients. IPaidThat est une solution en mode SaaS composée de collecteurs automatiques basés sur la technologie de Reconnaissance Optique de Caractères (OCR).
Aujourd’hui, vous êtes contraint, chaque mois, de récupérer manuellement vos factures d’achat chez Amazon, La Poste, Orange, EDF, OVH et bien d’autres. Cette tâche peut vite devenir chronophage et ne rapporte aucune valeur ajoutée à votre entreprise de négoce.
iPaidThat est un collecteur de factures. Il vous permet d’automatiser la récupération de ces factures via un logiciel de gestion très simple d’utilisation.
Pour gagner en productivité, deux solutions s’offrent à vous :
- Collecter directement vos factures sur les différents sites fournisseurs concernés,
- Prendre une photo avec notre scanner mobile.
Les collecteurs de iPaidThat détectent et scannent, sans action de votre part, les factures présentes dans vos différentes boîtes mails. Ainsi, dans une seule et même application, vous pouvez centraliser vos pièces comptables et gagner un temps précieux en gestion de trésorerie et en suivi des paiements.
2- Collecte de factures depuis les sites fournisseurs
Nous sommes bien conscients que collecter ses factures fournisseurs s’avère parfois compliqué pour les entreprises. C’est pourquoi chez iPaidThat, nous avons fait le choix de proposer tout un panel de collecteurs intuitifs et paramétrables, pour aller chercher les documents nécessaires au bon fonctionnement de votre activité.
La récupération des factures est une tâche sans grande valeur qui peut très facilement se passer d’une intervention humaine. En effet, un robot est tout à fait capable d’accomplir cette action, à moindre coût, et souvent plus rapidement qu’un être humain.
Les factures sont ainsi récupérées instantanément, grâce à l’intelligence artificielle, sans que vous n’ayez à naviguer sur une multitude de pages web.
Afin de ne plus devoir chercher indéfiniment vos factures fournisseurs, iPaidThat a développé un outil qui automatise la collecte de factures. Cet outil est fondé sur l’intelligence artificielle et sur le machine learning.
Créés à partir d’algorithmes intelligents, les collecteurs se connectent à la fois aux boîtes mails de l’entreprise, mais aussi sur les sites de vos fournisseurs. Toutes les factures présentes dans vos e-mails seront importées instantanément. À noter que vous pouvez connecter un nombre illimité de boîtes mails.
Une fois les factures collectées, l’outil est capable d’en extraire les informations essentielles. Celles-ci sont alors analysées et décortiquées, puis intégrées directement dans votre comptabilité : la date, le fournisseur, la devise, le montant, la TVA… Ce qui vous évite d’avoir à ressaisir l’ensemble de ces données dans votre logiciel comptable.
Mais notre solution de dématérialisation automatisée des factures offre également d’autres avantages :
- Fiabiliser l’archivage et fluidifier le circuit de validation,
- Affiner le pilotage de l’entreprise,
- Responsabiliser les acteurs et renforcer la réputation de l’organisation.
3- Collecte de factures via une simple photo
Une autre particularité de notre solution de collecte des factures est de pouvoir scanner directement, via le scanner mobile, l’ensemble de vos tickets et notes de frais.
En prenant une simple photo de vos justificatifs de carte bleue et autres reçus papiers, l’application mobile de gestion des notes de frais en extrait la date, le montant hors taxe, la TVA, ou encore la devise.
Ces éléments sont ensuite intégrés automatiquement dans votre comptabilité. Vous pouvez alors les catégoriser par comptes comptables (voyages et déplacements, missions, réception, frais postaux et de télécommunication, cadeaux clientèle, etc).
La saisie des notes de frais se fait alors dans le journal des achats sans action particulière de votre part. Le compte des charges correspondant est débité. Le cas échéant, le compte de TVA renseigné. Le montant est crédité au compte 467 dudit salarié.
La centralisation de vos notes de frais peut, dès lors, donner lieu à un document récapitulatif au format PDF. Vous pourrez ainsi visualiser vos dépenses par date, mission ou nature de paiement. Par ailleurs, le remboursement des notes de frais est visible en temps réel.
À noter que notre application permet également de calculer, de façon automatique, les indemnités liées aux frais kilométriques. Pour cela, il vous suffit de renseigner l’itinéraire de votre trajet (point de départ et point d’arrivée). L’outil se réfère ensuite au barème kilométrique officiel pour définir le montant à rembourser.
La collecte automatique des factures fournisseurs par mail ou par scan va bien au-delà de la simple récupération des données. Avec nos robots intelligents, vous automatisez une grande partie de votre comptabilité. Vous profitez ainsi de ce temps gagné pour vous consacrer sur les points clés de votre activité.