Votre système de gestion des tâches administratives fonctionne sans incident majeur. Dans ces conditions, pourquoi opter pour la collecte automatique des factures ? Tout simplement parce que c’est une solution intuitive, fiable et efficace pour le traitement des factures reçues.
Peu importe votre expertise dans l’entrepreneuriat. Qu’elle soit une toute nouvelle aventure ou une plus ancienne, se tourner vers un système de gestion des factures vous permet de recentrer vos effectifs sur la production et de faciliter vos échanges avec votre expert-comptable.
La collecte manuelle des factures : source d’erreurs et entrave à la productivité
Les factures vous parviennent par l’intermédiaire de différents canaux : courriers, boites mails, espaces clients des sites fournisseurs (mobile, internet, énergie, eau, e-commerce…). La récupération des factures prend du temps et certaines pièces comptables se perdent dans la masse d’informations qui afflue tous les jours dans votre entreprise.
Par ailleurs, plus le nombre de documents à traiter augmente, plus le risque de commettre des erreurs dans la gestion de la facturation s’accentue : défaut de paiement, saisie comptable erronée, oubli d’enregistrement… Ces manquements, parfois sans conséquences majeures, peuvent toutefois conduire à des fraudes involontaires.
Enfin, en matière de ressources humaines, le fonctionnement administratif d’une société nécessite l’embauche de personnel ou la réaffectation d’une partie des effectifs dédiés à la production. Cette réorganisation est susceptible de porter atteinte à la productivité de l’entreprise, en particulier dans le cas des PME.
Le cabinet Plum a mené une étude sur l’impact des tâches administratives sur les petites et moyennes entreprises. Elle porte sur 3000 entreprises dans 11 pays différents. En France, on constate, en moyenne, que 140 jours par an sont réservés aux tâches administratives, dont 14 jours pour le traitement des factures et près de 37 pour la comptabilité.
Dans ses observations, le cabinet souligne que les entreprises n’ont pas le choix, elles doivent se conformer aux exigences réglementaires en matière de comptabilité. Toutefois, l’impact est important : le traitement des factures et des pièces comptables est susceptible de réduire la rentabilité, les investissements et la croissance des entreprises.
Plum conclut en présentant la seule solution qui semble prometteuse en matière de diminution des coûts : la dématérialisation des documents comptables.
La collecte automatique des factures en pratique : une solution fiable et efficace
La mise en place de la collecte automatique des factures fait partie intégrante de la dématérialisation en entreprise. Synonyme de gain de temps, de fiabilité et d’efficacité, elle résout les problèmes posés par un système de collecte manuel.
Dans ce domaine, le logiciel comptable iPaidThat propose une réponse simple et intuitive. Parmi les nombreuses fonctionnalités dont il dispose, le mode « collecteur de factures fournisseurs » permet la récupération automatique des factures et documents envoyés sur une boîte mail ou sur un espace client dédié.
Le traitement des factures par mail
Il est ainsi possible de connecter une ou plusieurs boîtes mails électroniques. Selon les mots-clés paramétrés dans le logiciel et présents dans l’objet du mail (« facture », par exemple), l’outil recherche quotidiennement l’existence de pièces jointes dans vos courriels.
Une fois ces dernières identifiées, il les enregistre dans l’interface utilisateur. Aucune action supplémentaire manuelle n’est nécessaire, vos documents et justificatifs sont centralisés dans la plateforme du logiciel comptable.
La veille des espaces clients
De même, la fonction « collecteur de services » offre la faculté de retrouver toutes les factures fournisseurs qui ne sont pas envoyées par mail ou par courrier (énergie, eau, e-commerce). Vous n’avez plus besoin de traiter les courriels de type « votre facture électronique est disponible dans votre espace sécurisé ».
En insérant vos identifiants dans le logiciel iPaidThat, ce dernier se charge de scanner vos comptes clients en ligne et d’enregistrer vos documents.
La collecte des autres factures fournisseurs en quelques clics
Pour les factures stockées dans votre ordinateur, un simple glisser-déposer facilite leur import dans le logiciel d’automatisation du traitement des pièces comptables. Pour vos tickets et notes de frais, la prise de photo via le scanner mobile permet de les récupérer rapidement.
Le processus est sécurisé et respecte les règles de confidentialité. De plus, les documents comptables conservent leur valeur probante grâce à l’insertion de certificats électroniques agréés par l’État.
Les avantages liés à la collecte automatique des factures : centralisation, pré-comptabilité et partage de données
L’intérêt de collecter les factures automatiquement dépasse les activités contraignantes de recherche et d’enregistrement. Opter pour cette solution, c’est profiter de nombreuses fonctionnalités offertes par l’univers du numérique.
La centralisation des données
L’ensemble des pièces comptables est regroupé dans le logiciel iPaidThat et accessible à distance. La gestion des factures de l’entreprise peut se faire n’importe où et n’importe quand. Vous pouvez vérifier, valider et payer vos factures en toute confiance.
La pré-comptabilité
Une application de scanner avec Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) numérise les informations présentes dans les documents. La saisie comptable est ainsi automatique et le risque d’erreurs est maîtrisé. Avec cet outil, vous intégrez votre plan comptable personnalisé et exportez vos journaux comptables au format souhaité.
La place occupée par les tâches administratives diminue et le personnel comptable peut être employé sur des tâches plus rentables pour l’entreprise. Il peut également se consacrer à d’autres obligations laissées de côté par manque de disponibilité : formation des collaborateurs, achat de fournitures…
Le partage des données
L’accessibilité en ligne du logiciel iPaidThat est un atout majeur en termes de partage d’informations. Vous pouvez déléguer un accès restrictif à vos collaborateurs. Vos équipes interviennent alors en direct dans les limites que vous aurez fixées.
De la même façon, vous pouvez autoriser votre expert-comptable à se connecter afin de simplifier ses travaux de vérification de justificatifs. C’est, une fois de plus, un gain de temps pour vous et pour lui.
Enfin, avec l’export des journaux comptables, vous êtes en mesure de lui fournir des informations complètes au format le plus adapté au fonctionnement de son cabinet.
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