Pour entretenir une bonne relation avec ses fournisseurs, il faut les suivre de près et les payer à temps. Pour ne pas que la gestion et le paiement de vos factures d’achats soient une usine à gaz pour entrepreneurs, il faut alors trouver des moyens de simplifier les processus. Finalement, c’est comme ça que tout le monde est content, et gagnant !
Alors comment procéder ? Nous vous livrons 3 clés ultra-puissantes pour payer vos fournisseurs rapidement. Elles reposent principalement sur la digitalisation et l’automatisation des pratiques. Simple, rapide et efficace, votre chiffre d’affaires s’en portera mieux !
Astuce n°1 : ne collectez plus vos factures manuellement
Bien que le traitement manuel des factures soit ancré depuis longtemps dans les institutions françaises, il est loin d’être parfait. Onéreux, complexe, long, il mobilise des ressources et crée de nombreux conflits, même si les retards de paiement, qui s’étaient aggravés avec le covid-19, se sont raccourcis selon KPMG !
Ainsi, pour ne plus avoir à consacrer 1 à 2 jours par mois à la collecte de vos factures d’achats, pensez à la collecte automatique. En plus de gagner du temps, vous éliminerez la corvée de chasse aux factures et veillerez à ce qu’aucune pièce comptable ne manque.
Pour ce faire :
- Demandez à vos fournisseurs de déposer les factures émises sur un espace client dédié. Même si le mieux est d’utiliser une solution qui rassemble automatiquement vos factures dématérialisées en les téléchargeant depuis vos comptes fournisseurs (factures de gaz, factures d’eau, facture d’électricité) !
- Gérez la réception de vos dépenses avec une adresse mail unique
- Photographiez vos factures, tickets et autres reçus à l’aide d’une application mobile qui scanne et gère les notes de frais
Astuce n°2 : centralisez vos factures d’achat au même endroit
Quelle que soit la manière dont vous procédez pour collecter vos factures d’achat, vous devez les centraliser au même endroit. Vous pourrez ainsi procéder à un suivi pointilleux sans risque d’oublier une pièce justificative.
Comment faire ? Équipez-vous d’un logiciel de gestion des factures fournisseurs.
Pourquoi ? Pour optimiser votre temps de traitement, retrouver plus facilement vos documents comptables, gérer les écarts entre les factures et les commandes, valider la mise en paiement. Mais aussi pour faciliter la vie de votre expert-comptable, notamment en période de clôture d’exercice, car son temps, aussi, est compté !
Avec une solution qui prend en charge le traitement des opérations de sorties d’argent, votre conseiller financier n’aura plus à passer des heures à calculer les factures non parvenues ou les charges constatées d’avance. Parfait pour respecter l’obligation légale de la piste d’audit fiable !
Et puis, il faut dire qu’il est difficile de s’y retrouver avec des factures éparpillées dans de multiples espaces : boîte e-mails, bureau, espaces de stockage, drive, courrier…
La gestion centralisée des dépenses est aujourd’hui la seule manière de gérer ses flux de trésorerie de façon optimale. Notre outil, par exemple, vous offre une visibilité accrue sur l’état de vos paiements en cours et à venir. En l’intégrant à vos pratiques habituelles, vous n’aurez plus à vous connecter à vos comptes fournisseurs ni à télécharger une seule facture.
Ainsi, les tâches inintéressantes, mais importantes dans votre gestion d’entreprise, sont managées de telle sorte que vous n’ayez plus à y penser. Voilà, vous êtes devenu.e un.e pro des transactions organisées !
Astuce n°3 : automatisez vos paiements fournisseurs
Grâce à la facturation électronique, l’enregistrement, l’indexation, le routage et le traitement des données issues des dépenses professionnelles se font de manière automatique. La suite logique est donc d’automatiser les règlements.
À la clé, de nombreux avantages :
- Diminution des oublis
- Exactitude des transactions
- Simplification des processus
- Création d’une trace électronique facile à suivre
- Relations positives
- Moins de pénalités de retard ou d’indemnité forfaitaire
- Réduction de l’empreinte du service administratif
- Occasion de générer des revenus
- Gain en maturité
- Conformité
- Meilleure gestion de la trésorerie et des finances
La liste est longue ! Il faut dire que le processus manuel du paiement des achats est un obstacle majeur en termes d’efficacité : risques d’erreurs, de doublons, de retards…
Alors révolutionnez votre service de comptabilité fournisseurs en automatisant dès que possible vos paiements :
- Suivez de près vos dépenses en cours, échouées, effectuées ;
- Identifiez l’ensemble des factures à votre charge ;
- Payez en un clic toutes vos factures d’achats par carte bancaire ou d’autres moyens de paiement ;
- Attribuez des autorisations à vos collaborateurs pour leur permettre de suivre et d’effectuer le paiement de vos factures, notamment par le biais du prélèvement automatique ;
- Consultez vos historiques de paiements et créez vos propres échéanciers ;
- Sécurisez vos modes de paiement.
Avoir une visibilité sur ses engagements permet d’améliorer sa gestion commerciale. Avec ces 3 astuces simples, rapides et efficaces, vous n’aurez plus d’excuses pour ne pas vous occuper du traitement des factures d’achats en temps et en heure ! Hormis peut-être les fonds…