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Qu’est-ce que la Piste d’Audit Fiable (PAF) ?

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Qu’est-ce que la Piste d’Audit Fiable (PAF) ?


« Un article écrit en collaboration avec Monsieur DIAS du cabinet FIDAL« 


Vous désirez en savoir plus sur la Piste d’Audit Fiable (PAF) ? Nous avons réuni nos différentes informations sur la « PAF » afin de vous aider à en saisir toutes les nuances.

Qu’est-ce que la Piste d’Audit Fiable ? Quelles sont les obligations légales qui l’entourent ? Qui concerne-t-elle ? Comment mettre en place la PAF au sein de votre entreprise ? Suivez le guide à travers la lecture de notre nouvel article.

Piste d’Audit Fiable : qu’est-ce que c’est ?

Pour légalement garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité d’une facture, votre entreprise a trois possibilités : recourir à l’Échange de Données Informatisé (EDI), signer la facture électroniquement avec un niveau de sécurité suffisant (Référentiel Général de Sécurité ou « RGS » deux étoiles ou eIDAS) ou mettre en œuvre des contrôles permanents et documentés avec une Piste d’Audit Fiable (PAF).

La Piste d’Audit Fiable est une obligation de contrôle interne dans le traitement de vos factures. C’est l’ensemble du dispositif que votre entreprise doit mettre en place pour être en capacité de démontrer à l’administration fiscale la réalité économique des opérations facturées.

L’objectif de la PAF est de reconstituer de façon exhaustive et irréfutable la chronologie de votre processus de facturation, depuis l’origine d’une facture jusqu’à son archivage.

Piste d’Audit Fiable : qu’en dit la loi européenne ?

Comme introduit précédemment, la Piste d’Audit Fiable est un contrôle interne obligatoire lorsque votre entreprise émet ou reçoit une facture dans un format papier ou dans un format électronique non sécurisé.

C’est la Directive Européenne sur la TVA du 13 juillet 2010 (2010-45 CE) qui régit les obligations légales des entreprises en matière de Piste d’Audit Fiable. 

Cette directive a en effet pour objectif d’harmoniser les obligations fiscales liées à la facturation dans tous les États membres de l’Union Européenne (UE) et de favoriser l’utilisation de la facturation dématérialisée.

Avec cette directive, votre entreprise est autorisée à émettre/recevoir des factures électroniques en choisissant le dispositif technique qu’elle préfère (EDI, signature électronique, PAF) pourvu que l’authenticité, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures soient garanties. 

Image de couverture modifée issue de : www.storyset.com

Afin de s’assurer que les factures des entreprises respectent ces trois conditions, la Directive Européenne du 13 juillet 2010 a donc institué plusieurs obligations, parmi lesquelles on retrouve la Piste d’Audit Fiable.

Chacun des pays européens a ensuite transposé dans sa législation interne cette obligation. La France a mis en place cette réforme au 1er janvier 2013 sous la forme d’une documentation écrite.

Piste d’Audit Fiable : qui est concerné ?

Toutes les entreprises qui émettent ou reçoivent des factures avec un autre procédé que l’EDI ou la signature électronique RGS** sont concernées par la Piste d’Audit Fiable. 

Si votre entreprise émet ou reçoit des factures au format papier, PDF simple ou électronique sans signature RGS** certifiée, elle doit mettre en œuvre une PAF pour sécuriser son processus de facturation.

Ainsi, en France, toutes les entreprises devraient avoir cette documentation PAF depuis le 1er janvier 2013.

Piste d’Audit Fiable : comment la mettre en place ?

La partie suivante devrait sûrement vous intéresser : quelle méthodologie adopter pour mettre en place la Piste d’Audit Fiable au sein de votre entreprise ? Découvrez les quatre étapes à suivre pour constituer une piste d’audit conforme à la législation.

Traçabilité : faire l’inventaire des flux de facturation

Pour mettre en œuvre une Piste d’Audit Fiable, la première étape consiste à retrouver et rassembler tous les flux d’émission, de réception et de traitement des factures de votre entreprise. 

Cette cartographie vous permet d’exclure les flux de facturation qui ne sont pas concernés par la PAF (EDI et signature électronique avancée) et de catégoriser les flux (biens, services, échanges nationaux ou internationaux, frais généraux, factures intra-groupe…).

Législation : analyser la conformité des flux de facturation

La seconde étape porte sur les obligations réglementaires associées à chaque facture. Vous devez vérifier que chacun de vos flux de facturation est parfaitement conforme à la législation. Les obligations légales peuvent varier selon votre secteur d’activité et les pays, lorsque votre entreprise émet ou reçoit des factures internationales.

Vous devez également vous assurer que vous conservez conformément à la législation tous les documents du flux de facturation.

Sécurité : identifier et auditer les contrôles de sécurité

La troisième étape consiste à recenser et analyser les contrôles associés à la gestion de vos factures : moyens humains, outils informatiques, contrôles manuels ou automatiques, etc. La typologie et la solidité de ces contrôles peuvent être différentes selon votre secteur, votre culture d’entreprise, vos pratiques, etc.

Vous devez vérifier que tous vos moyens de contrôle sont performants et conformes aux législations européenne et française. Le cas échéant, ils devront être mis à jour et solidifiés afin de satisfaire les attentes de l’administration fiscale.

Vous devez également vous assurer que vous êtes en mesure de démontrer à l’administration fiscale la réalité de ces contrôles, en conservant les résultats de ceux-ci.

Documentation : rédiger la documentation pour l’administration fiscale

La dernière étape est la constitution de la documentation que votre entreprise devra remettre à l’administration fiscale. Cette documentation claire et exhaustive doit reprendre l’ensemble des éléments qui ont constitué votre Piste d’Audit Fiable. L’administration fiscale laisse toute latitude à votre entreprise en ce qui concerne le format, le contenu et le niveau de détail de votre documentation écrite. 

Elle se réserve donc le droit de les estimer insuffisants lors d’un contrôle. La méthodologie de votre Piste d’Audit Fiable va donc dépendre de la taille de votre entreprise, de vos volumes de facturation et de la complexité de vos flux.

Vous êtes à présent un expert de la Piste d’Audit Fiable. Retenez que la fameuse « PAF » est un dispositif à mettre en place dans votre entreprise pour sécuriser tous vos flux de facturation qui ne sont pas des factures électroniques avancées : les factures papier et les factures PDF simples. L’objectif de la Piste d’Audit Fiable est de prouver à l’administration fiscale la réalité économique des flux de facturation de votre entreprise.

D’après la législation européenne, la PAF est obligatoire pour garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité d’une facture. Elle concerne toutes les entreprises qui émettent ou reçoivent des factures avec un autre procédé que l’EDI ou la signature électronique RGS** ou eIDAS.

Les quatre étapes clés pour la mise en place d’une Piste d’Audit Fiable sont désormais entre vos mains : cartographie des flux de facturation, analyse de leur conformité, recensement et évaluation des contrôles de sécurité, et enfin rédaction de la documentation destinée à l’administration fiscale.

Un cabinet pour vous accompagner dans l’élaboration de votre PAF : Fidal

Le cabinet Fidal vous offre la possibilité de vous accompagner dans la mise en place de votre documentation de Piste d’Audit Fiable. Premier cabinet d’avocats d’affaires de France et présent dans 90 villes sur tout le territoire, Fidal vous propose une offre évolutive et adaptée à vos besoins.

Du diagnostic à la mise en œuvre, les équipes de Fidal vous accompagnent pour la revue de vos procédés de facturation et l’élaboration ou l’audit de votre documentation PAF. Et ce à travers 4 grands axes :

  • Diagnostiquer (Cartographie, audit , analyses)
  • Documenter (Rédaction, mise en œuvre, conservation)
  • Valider (contrôles, conformité, restitution)
  • Former (Assistance, information, documentation).

L’ensemble vous permettra de simplifier la transition digitale dans votre comptabilité. N’hésitez pas à prendre contact avec le cabinet Fidal pour votre PAF.

Cette transition digitale via la PAF fait également écho à des solutions d’automatisation et de digitalisation de votre comptabilité. Une seule solution pour automatiser vos procédés comptables : iPaidThat !

iPaidThat vous permet de collecter automatiquement toutes vos pièces comptables via des robots collecteurs qui vont récupérer ces pièces dans vos boîtes mails ou dans vos espaces clients (OVH, Free, Amazon …). Les informations inscrites sur les factures sont analysées et extraites pour simplifier votre comptabilité.

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Rita Nazarian
Je m'occupe de la communication et des partenariats chez iPaidThat. Pour me contacter, vous pouvez utiliser cette adresse mail: rita@ipaidthat.io

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