Vous êtes à la tête d’une start-up, d’une association ou d’une TPE/PME ? En vous lançant, vous saviez que devenir chef d’entreprise vous amènerait à endosser de nombreuses casquettes : producteur, commercial, manager, communiquant… Mais imaginiez-vous qu’une bonne gestion de trésorerie serait une étape cruciale pour la pérennité de votre entreprise ?
Il ne s’agit pas juste de comptabilité à proprement parler, mais bel et bien de l’organisation de vos finances en tant que telles. Si vous souhaitez éviter de mettre votre entreprise en danger et ne pas faire partie des 27 094 petites structures défaillantes recensées à la fin 2021, suivez absolument ces 5 étapes !
Étape 1 : Pilotez votre entreprise comme un pro
Pour piloter votre entreprise comme un professionnel digne de ce nom, commencez par respecter les 3 règles fondamentales de la gestion d’entreprise :
– Soyez acteur de votre gestion d’entreprise
Qu’est-ce que cela signifie ?
Que tout ce qui se mesure peut s’améliorer !
En vous mettant réellement aux commandes de votre activité, et ce, dans la mesure du possible, dès son lancement ; vous évitez les mauvaises surprises et prenez les meilleures décisions pour atteindre les objectifs préalablement définis dans votre business plan.
– Tenez votre comptabilité à jour
On ne cessera de vous parler de son importance, mais tenir sa comptabilité à jour est un élément essentiel pour une bonne gestion de trésorerie.
La comptabilité ne doit pas être vue comme une contrainte, bien au contraire. Voyez-la plutôt comme une aide au pilotage de votre entreprise. Elle vous permet un meilleur dialogue avec votre expert-comptable, une analyse plus rigoureuse des performances de votre l’activité et un suivi du flux de trésorerie plus pertinent que sans y jeter régulièrement un œil !
– Établissez un calendrier de dates butoir
Selon votre régime fiscal, vous aurez un minimum de formalités à effectuer :
- Recettes
- Dépenses
- Déclarations fiscales
- Fiches de paie
- Charges sociales
- Comptes annuels
- AG
- Rapport de gestion
- …
Pour ne pas vous attirer les foudres de vos tiers (collaborateurs, administration, …), éditez un tableau de vos dates clés ou référez-vous à cette page. Vous pourrez ainsi suivre précisément le déroulé des actions à mener.
Étape 2 : Reprenez le contrôle sur vos finances
Maintenant que les bases sont posées, rentrons dans le vif du sujet : comment gérer les états financiers de son entreprise sans y passer des plombes ? Les points 2, 3 et 4 vous serviront pour y voir plus clair.
Commençons par le point n°2 : suivre ses encaissements et décaissements.
Pour cela :
- Il faut être particulièrement vigilant sur vos décalages de paiement.
Une entreprise en croissance qui ne maîtrise pas son budget de trésorerie peut mettre rapidement la clé sous la porte.
Astuce : créez des prévisions de trésorerie, négociez un découvert avec votre banquier en cas de difficultés financières à venir, constituez un besoin en fonds de roulement adéquat.
- Il faut toujours veiller à respecter les échéances de vos devis et factures
Astuce : envoyez vos devis client sous 48 heures, indiquez une durée de validité et tenez-vous-y ; veillez à ce que votre interlocuteur, si possible décideur, ai bien reçu le devis, soulevez ses objections, fluidifiez vos relations fournisseurs pour un paiement plus rapide de vos factures.
- Il faut encadrer vos coûts de revient au maximum
Astuce : assurez-vous que vos marges soient suffisantes pour couvrir vos charges externes (frais bancaires, encours). En effet, le secret d’un bon gestionnaire de trésorerie réside dans sa capacité à gérer ses flux d’argent.
Étape 3 : Catégorisez vos transactions en les automatisant
Une fois que vous êtes au clair sur vos entrées et sorties d’argent, l’idéal pour une bonne trésorerie est de catégoriser vos transactions (placements, échéance, virements permanents, charges fixes…) en mode automatique.
Investir dans un logiciel de trésorerie qui utilise le machine learning s’avère être une bonne option. La technologie qui se cache derrière ce type d’outil permet :
- D’automatiser des tâches : comme lire les caractères d’une facture
- De détecter des anomalies : comme identifier un comportement frauduleux
- De recommander des actions : par exemple de suggérer un paiement
Concrètement, voici comment ça fonctionne. Grâce à des tags ou à l’historique des utilisateurs, les algorithmes de machine learning vous suggèrent des catégories de transactions. Ensuite, selon des règles prédéfinies, un certain type d’action est réalisé de manière automatique. À vous la belle vie sans besoin de toujours tout vérifier à la loupe !
Étape 4 : Synchronisez vos comptes bancaires professionnels
Pour gagner du temps et être plus productif, la remontée automatique des informations bancaires avec un outil SaaS est primordiale. Elle permet non seulement d’éviter la saisie manuelle fastidieuse et de réutiliser le temps gagné au développement de votre business ; mais aussi et surtout, de suivre en temps réel votre argent !
Étape 5 : Créez et suivez vos objectifs
Pour finir, trouver son équilibre financier passe également par la création et le suivi d’objectifs prévisionnels.
Encore une fois, avec l’aide d’un outil informatique automatisé, plus rien ne vous échappera. Grâce à votre tableau de trésorerie personnalisé, vous pourrez :
- Suivre votre activité en toute sérénité (soldes, emprunts, excédents)
- Anticiper et optimiser vos dépenses sur le moyen et long terme
- Visualiser vos factures en attente de règlement (impayés, écarts)
- Suivre les fluctuations de votre chiffre d’affaires
- Veiller au bon respect de vos taxes et impôts
Finalement, les clés d’une gestion de trésorerie optimale résident dans le suivi et l’automatisation des processus. Aujourd’hui, la technologie nous offre la possibilité de reprendre le contrôle sur nos opérations bancaires en temps réel pour devenir un meilleur trésorier !
