La facture électronique est aujourd’hui monnaie courante. Avec la nouvelle réglementation pro digitalisation des factures, le format de factures émises non numérisées (papier) est aujourd’hui révolu et subit une large perte de croissance. Voici les raisons de cette transition préconisée, mais aussi accélérée.
Un contexte déterminant
De part une envie fortement exprimée par le Gouvernement français et la fermeture momentanée de nombreux établissements pendant la crise sanitaire (confinements successifs), le monde de l’entrepreneuriat a développé ses ressources digitales de manière accrue. Les entrepreneurs ont ainsi, souvent eu recours à la facture électronique pour facturer leur clientèle ou leurs fournisseurs. Mais pas que, l’État a, lui aussi, indissociablement contribué à l’élargissement de ce processus.
En effet, la facture électronique est avant tout, une démarche autorisée par l’administration fiscale. Celle-ci permet, en dehors des éléments relatifs à la facturation, de transformer toutes les informations, les documents, les données, les traitements informatiques ou les systèmes d’information constitutifs lors de contrôles de pistes d’audit.
Diverses règles (projet loi Finance de 2020, portail public de facturation en ligne “ Chorus pro ”) ont été adressées aux dirigeants d’entreprise afin de presser le pas ! Aux horizons 2024-2026 toutes les entreprises devront avoir opéré la bascule.
Peu à peu, la fin du format papier se prononce pour laisser place à la généralisation du format digital : la transition numérique.
Les avantages du numérique
La dématérialisation des factures est un réel enjeu pour les entreprises. Conformité, sécurité, organisation, quels sont concrètement les avantages la dématérialisation des documents comptables ? Au-delà de l’urgence légale, voici 7 bonnes raisons de passer le cap.
1. Simplification technique
Cela facilite les échanges et les besoins techniques (réduction du coût d’émission de facture par voie postal, soit l’impression et les frais postaux qui peuvent représenter une belle économie de budget), mais retire aussi le risque de perte de document, le taux d’erreur (BER) ou encore, l’incapacité d’utilisation pour cause de dégradation (le papier s’abîme avec le temps). De plus, vous assurer une traçabilité à vos comptes qui sont centralisés en un seul et même endroit.
2. Réduire l’impact environnemental
C’est un pas qui a son importance en faveur de l’écologie. Sachant que l’utilisation de papiers se compte en plusieurs tonnes utilisés à travers le monde ; la digitalisation des factures apparaît comme une solution en faveur de l’environnement. Celle-ci réduit l’impact de l’utilisation de documents papiers par les entreprises.
3. Gagner du temps
Du temps gagné dans le classement de vos documents, leur saisie et leur transmission, car le procédé est rapide. Toutes vos factures sont stockées au même endroit, vous les retrouvez plus facilement grâce à une simple recherche de terme.
4. Sécuriser les pièces
Cela permet de sécuriser vos documents. Par exemple sur iPaidThat, l’intelligence artificielle se charge de tout ! Vos pièces comptables, une fois récupérée et saisie en intégralité via leurs caractères (OCR), sont archivées et stockées en toute sécurité dans votre espace.
6. Accélérer le développement de son activité
En opérant la transition numérique, vous accélérer le traitement et le suivi de vos charges comptables et obtenez un meilleur suivi de celles-ci. Grâce à la rapidité de la facture électronique, vous anticipez chaque prise de décision et optimisez votre gestion de l’entreprise.
Quels sont les différents types de facture électronique ?
Quelle est la différence entre la dématérialisation simple et la dématérialisation fiscale ? Quels sont les différents types de factures électroniques, pouvant être émises et envoyées à vos clients ?
La dématérialisation des factures et autres documents papier permet de répondre aux obligations fiscales de conservation régies par l’article art. L. 102 B du Livre des Procédures Fiscales.
Dès lors, les entreprises ont la possibilité d’adresser, sur demande des contrôleurs fiscaux, des copies dématérialisées des justificatifs de leur comptabilité. Ainsi, le dialogue entre l’entreprise et le contrôleur peut se faire à distance lors d’un contrôle fiscal.
Les échanges sont également facilités lors de la transmission des pièces comptables aux organismes de gestion agréés (OGA) en cas d’examen périodique de sincérité.
Selon l’Administration Fiscale, il est alors possible de créer, de façon manuscrite, une facture de vente en format papier en utilisant éventuellement un pré-imprimé ou sous une forme informatique grâce à un logiciel de traitement de texte. Le document sera alors envoyé sur un support papier.
En effet, d’après le BOFiP-TVA-DECLA-30-20-30-10 – 80-07/02/2018, une facture créée sous forme électronique, puis envoyée et reçue sous format papier ne constitue pas une facture électronique.
Pour numériser correctement vos factures papier dans le but d’un archivage, vous devrez respecter scrupuleusement les conditions suivantes :
- Garantir une reproduction identique à l’original (copie conforme),
- Reproduire les couleurs identiques à l’original,
- Justifier de l’absence de dispositif de traitement de l’image,
- Ne pas perdre d’information,
- Conserver la facture en format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3), assorti soit d’un cachet « certificat conforme », soit d’une empreinte numérique, soit d’une signature électronique conforme, soit d’un dispositif sécurisé équivalent autorisé par une autorité de certification.
- Apposer l’heure et la date de la copie numérique.
Dématérialisation simple ou dématérialisation fiscale ?
Pour bien comprendre le processus de dématérialisation des factures, il est important de faire la distinction entre la dématérialisation simple et la dématérialisation fiscale, qui sont deux choses bien différentes :
- La dématérialisation simple consiste à transformer des factures papier en des factures numériques. Pour arriver à un tel résultat, on réalise une numérisation des factures papier existantes. Le but de cette action est de faciliter le stockage, l’archivage et l’envoi. Ainsi, depuis le 1er Janvier 2018, il est possible de numériser les factures au format papier, à la réception ou à l’envoi (email, etc.)
- La dématérialisation fiscale, quant à elle, consiste à utiliser un système de facturation totalement numérisé. C’est-à-dire que celle-ci sera créée et envoyée de manière totalement dématérialisée. On parle ainsi de facture électronique. Pour garantir son authenticité, il existe alors deux solutions : l’utilisation d’une signature ou d’un certificat électronique ou l’utilisation de la norme EDI (Échanges de Données Informatisées). Ces deux formats peuvent être utilisés dans le cadre de la dématérialisation des factures de vente et d’achat
La digitalisation fiscale des factures PDF/A3, Factur-X, ou facture structurée EDI
De ce fait, la dématérialisation des factures donne naissance à trois types de factures électroniques différentes : la facture PDF/A3, la Factur-X ou encore la facture structurée EDI.
- La facture PDF/A-3 est utilisée pour l’archivage de longue durée de documents PDF. Elle répond au standard ISO 32000-1 qui s’est imposé à travers le monde à partir de 2005. Le standard PDF/A-3 répond à trois niveaux de conformité : l’accessibilité, l’intégrité visuelle, la reconnaissance optique de caractères (OCR).
- La factur-X est un nouveau standard européen apparu en 2017. Ce format standardisé se compose d’un fichier PDF/A3 et d’un fichier XML. Son principal avantage est de permettre un traitement plus souple de la facture dématérialisée, notamment dans les échanges avec l’administration française ou l’ensemble de vos partenaires commerciaux.
- L’Échange de Données Informatisé (EDI) correspond à l’automatisation des échanges de factures. Le système répond à des normes spécifiques qui garantissent la véracité des flux échangés, aussi bien pour les factures entrantes que sortantes. Il permet de banaliser les échanges de données entre deux organismes distincts qui parlent le même langage informatique. De plus, l’EDI permet d’automatiser l’extraction de données, de traduire des documents aux normes légales, de déposer des éléments chez un tiers.
Comment passer facilement à la facture électronique ?
Bien entendu, bénéficier des avantages de la facturation électronique suppose de détenir d’une solution de dématérialisation. Pour effectuer sereinement la transition, s’équiper d’un logiciel qui facilite vos opérations de facturations est le meilleur et le plus adapté des choix.
iPaidThat vous offre ce service
Notre solution vous permet de collecter vos factures, rapprocher vos fournisseurs, saisir automatiquement toutes les informations indispensables à sur votre tableau de bord ; ceci, tout en garantissant la conformité fiscale de vos pièces comptables ainsi numérisées :
- La valeur probante reste intacte !
- Vos documents ne se perdent plus !
- Vous personnalisez vos factures comme vous le souhaitez et autant que vous le désirez !
- Une fois numérisez, vous pouvez accorder un accès collaboratif à n’importe lequel de vos partenaires !
La facture électronique a pour but de faire gagner du temps aux entrepreneurs, de faciliter l’exploitation des données, et surtout, de sécuriser l’ensemble des documents administratifs et fiscaux.
Dorénavant, toute entreprise a pour obligation de d’organiser un moyen de transmission de ses factures sous forme dématérialisée.
Facilitez dès à présent vos envois de factures électroniques grâce à l’automatisation