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Facture électronique : les indispensables pour bien se préparer !

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Facture électronique : les indispensables pour bien se préparer !

Malgré environ deux années de crise sanitaire particulièrement difficile pour les entreprises, les évolutions concernant la facture électronique ne se sont, elles, pas amoindries. Revenons sur la dématérialisation des factures de 2019 à nos jours.

Avantage concurrentiel pour les entreprises, gain de productivité pour les cabinets comptables, entretien de meilleures relations, mais surtout, contribution à l’amélioration de la présence digitale, et ce, en toute sécurité.

facture électronique
Image modifiée issue de : storyset.com

📖La facture électronique : historiquement, un enjeu majeur

Tendances de dématérialisation des factures en 2019Points clés :
– Ordonnance n°2014-697, 26 juin 2014 
– Art.222, loi Macron 6 août 2015
– Caractéristiques obligatoires d’une facture électronique et ses mentions (art.L441-3 du Code de commerce)

Tendances de dématérialisation des factures en 2020
Points clés :
– Loi de finances pour 2020, le passage à la dématérialisation s’intensifie sur les secteurs publics et privés
– L’État veut améliorer le contrôle des dépenses publiques
– 3 moyens de garantie légale d’une facture numérique

Tendances de dématérialisation des factures en 2021
Points clés :
– Projet de loi finances pour 2021
– Renforcer la lutte contre la fraude à la TVA
– Pour toutes les factures, échéancier d’obligation de dématérialisation des factures pour les assujettis à la TVA
Nos articles retraçant l’évolution unique de la dématérialisation des factures en France

🤔QUID de la facture électronique en 2022

“ Dans le prolongement de la décision du 25 janvier 2022 par laquelle le Conseil de l’Union européenne a autorisé la France à généraliser la facturation électronique interentreprises, le Parlement vient de confirmer, en adoptant la loi de finances rectificative pour 2022, le calendrier et les modalités de mise en œuvre de cette réforme. ” – DGFiP

Nous y sommes ! De nouvelles informations viennent d’être annoncées concernant la facture électronique. Au fil des évolutions législatives, la transformation digitale est rapidement apparue comme la toute nouvelle pierre à l’édifice préparé minutieusement par l’État. Dans sa lutte contre la fraude, tous les moyens sont bons pour évincer celle liée à la TVA. Découvrons ensemble les éclaircissements récents.

  1. Le Portail Public de Facturation (PPF) dédié sera enfin disponible pour expérimentation dès le 3 Janvier 2024.
  2. Le calendrier de déploiement donnant davantage de précisions sur les conditions à respecter avant de prendre ce tournant digital, est, lui aussi, confirmé.

🎁Les attentes liées à la facturation électronique interentreprises

“ La remise au Parlement, en novembre 2020, du rapport La TVA à l’ère du digital plaidant pour une généralisation de la facturation électronique et de la transmission des données de transaction à l’administration, a amené le Gouvernement à engager cette réforme porteuse de grandes avancées pour les entreprises ” – DGFiP

La facturation électronique possède ainsi 4 objectifs principaux et non des moindres. 

  1. Elle veut simplifier la vie des entreprises et renforcer leur compétitivité.
  2. Elle espère fluidifier les obligations déclaratives en matière de TVA.
  3. Elle compte améliorer efficacement la détection de la fraude.
  4. Elle tient à améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises concernées.

Un grand chantier est donc en cours d’élaboration du côté du Gouvernement. 

Qu’en est-il chez iPaidThat ?

Nous sommes plus que jamais disponibles et en passe de vous accompagner dans cette nouvelle réforme. D’ailleurs, iPaidThat participe déjà activement à l’étude ministérielle de Bercy qui porte sur la question.

Les clés d’une réussite assurée dans cette transition digitale sont à portée de mains pour tous. Pour cela, il convient simplement de choisir le bon outil de gestion comptable et financière.

💭Comment la facturation électronique s’est-elle imposée au fil du temps ?

Évolution de la tenue comptable

De nombreux témoignages de tenue comptable existent depuis le 14e siècle. Ces moyens de suivi de la comptabilité, plus ou moins efficace à l’époque, se sont constamment adaptés aux usages et aux évolutions des temps modernes. C’est ainsi qu’en 2019, le domaine comptable s’est vu profondément repenser par plusieurs changements :

  • quelques changements sociaux ;
  • des changements comptables ;
  • des changements fiscaux ;
  • ou encore, de multiples changements digitaux et de procédés.

À notre époque, ces outils digitaux de dernière génération, dématérialisent l’usage papier et simplifient la vie de nombreux gestionnaires professionnels ou moins qualifiés, qui s’en servent déjà quotidiennement. 

À travers l’intelligence artificielle, nous sommes petit à petit passé à une comptabilité que certains osaient à peine imaginer hier. L’ère manuelle cède lentement place au numérique. Peut-être pour des jours meilleurs.

Pour en savoir plus sur l’évolution des normes comptables, parcourez cet article

La nouvelle face de la profession comptable

3 ans. C’est le temps qu’il a fallu à la profession comptable pour effectuer une avancée remarquable. En seulement 3 ans, le métier d’expert-comptable a exécuté un véritable bond en avant. 

Nous vous parlions auparavant des changements ayant eu lieu en 2019, mais avez-vous pu remarquer la récente ferveur autour des solutions technologiques ? 

Le monde comptable que vous connaissez actuellement est en pleine mutation ; mais attention, ce nouveau chamboulement des procédés comporte bien des avantages !

Par exemple, il est désormais possible, d’un simple clic pour un expert-comptable, de fournir une expertise avancée et précise à sa clientèle :

  • conseils sur la gestion de trésorerie ;
  • conseils sur les objectifs de rentabilité ;
  • alertes d’impayés ;
  • aide sur la direction de développement à prendre ;
  • soutien dans la gestion de la comptabilité ;

Les experts ont un rôle plus présent dans le conseil aux entrepreneurs. Ils peuvent ainsi dynamiser leurs services et apporter de la valeur ajoutée à leurs actions.

Découvrez en détail l’apport des nouveautés liées aux missions de l’expert-comptable

Cabinet phygital : une révolution inattendue

Entre proximité et distance, il n’y a qu’un pas, ou qu’un écran. Le résultat d’une fusion étroite entre accompagnement physique et digital est à présent à prendre en compte dans le développement des services à la clientèle. Particuliers, commerces, et même néobanques… Tous s’y mettent ! 

Le digital ne laisse décidément personne indifférent. C’est ainsi que de plus en plus de cabinets digitalisés ont opéré ce que l’on appelle communément : la phygitalisation.

L’exercice de phygitalisation du cabinet comptable permet un accompagnement poussé de la clientèle par le biais de l’assistance virtuelle. Un système de communication instantané, des alertes de suivi, quelques rappels automatisés, une synchronisation en temps réel de l’activité journalière du client… Tous s’y retrouvent. L’entrepreneur, tout comme son copilote, l’expert-comptable, ne ratent plus aucune information liée de près ou de loin aux mouvements de l’entreprise. Ils ne se le permettent plus. 

Ce nouveau service d’assistance digitalisée, véritable phénomène prenant de l’ampleur, offre un suivi clair, prévisionnel et personnalisé, pour une satisfaction pleine des deux côtés. Basée sur le principe du suivi de proximité à distance, le phygital est apparu par la puissance de l’innovation digitale

On vous dit tout sur cette tendance juste ici

Les outils de gestion d’entreprise

Comment les acteurs digitaux, financiers et comptables d’aujourd’hui se chargent de mettre en lumière la facilitation dans l’exécution des tâches ?

On ne va pas se le cacher, les tâches comptables sont souvent chronophages, répétitives et longues. Des missions telles que la recherche de documents, leur collecte ou encore la saisie, sont, au fil du temps, devenus de véritable fardeau épuisant et irritant.

Cette organisation administrative peut à la longue impacter la charge mentale des dirigeants. Stress, colère, peur, nombreux sont les entrepreneurs à craindre la gestion de la paperasse et les difficultés qui s’ensuivent. Cela peut aussi créer des embûches à la gestion optimale de vos pièces comptables. Le résultat ? Des erreurs, des pertes et des manquements pas toujours réparables, voire sanctionnés. 

Ce coût peut parfois s’avérer fatal et aboutir à la fermeture de l’entreprise. Dans ces cas-là, l’objectif des logiciels SaaS d’accompagnement à la comptabilité, n’est pas uniquement le gain de temps à travers l’automatisation. Plus encore, c’est une gestion électronique de documents, poussée et intelligente, afin de permettre à l’entrepreneur, de façon optimale et augmentée, un élargissement des capacités de gestion. La GED promet une vision globale élargie de la santé de l’entreprise, appuyée sur des données fiables et sécurisées, accessible en tout temps et en tout lieu.

Apprenez-en plus sur iPaidThat, logiciel de GED pour entrepreneur

Votre gestion comptable et financière commence maintenant !

🤩Les avantages de la facture électronique

L’obligation de facturation électronique est plus qu’imminente ! Il faut donc s’y préparer dès à présent. 

Avant de pouvoir opérer votre transition en toute certitude, connaissez-vous réellement la facture électronique ? 

Ce type de facturation a de multiples atouts. D’autant plus que l’obligation sera effective dès janvier 2024 : 

  • simplification exploitation des données ;
  • uniformisation et fiabilité des procédés ;
  • réduction des coûts administratifs ;
  • rapidité des envois de documents ;
  • sécurisation des pièces (infalsifiable, lutte contre la fraude) ;
  • allégement de l’impact environnemental (RSE).

Les bénéfices en détail de la facturation électronique, pour vous faire gagner du temps

La PDP est également un moyen sûr dans la digitalisation de vos factures… Mais nous y reviendrons.

Passer sereinement à l’électronique, ça existe ?

Beaucoup angoissent à l’idée du changement, car il n’est pas toujours évident à appréhender. Il peut, pour ainsi dire, bousculer toutes vos habitudes déjà confortablement installées. Pour cette raison, l’exercice du changement de mode de facturation va s’avérer crucial. 

Il est nécessaire que votre passation vers le numérique s’opère dans le calme et sans obstacles. 

Nous sommes là pour vous aider !

💂‍PPF, OD, PDP : des soutiens de premières lignes !

En 2022, la dématérialisation des factures est une opération immanquable ! 

Pour les retardataires, il faudra notamment :

  1. s’armer de patience ;
  2. préparer l’équipement logistique ;
  3. assurer les envois et les réceptions de factures ;
  4. former les collaborateurs ;
  5. maîtriser les outils.

Avec un constat : sans aide, cela peut devenir un réel casse-tête.

Pour éviter de perdre un temps précieux, le gouvernement a autorisé les entreprises à bénéficier d’un accompagnement spécifique externe. Ces collaborateurs triés sur le volet sont appelés des Opérateurs de Dématérialisation (OD), aussi largement connu sous l’acronyme “ PDP ”, pour expliquer le fait qu’ils sont attendus au rôle d’intermédiaire d’e-reporting.

De façon simple, vous avez deux possibilités pour la dématérialisation de vos factures. Soit, vous passez directement par le Portail Public de Facturation officiel : Chorus Pro (PPF). Soit, vous déléguez cette tâche à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). 

Dédiée à l’opération de cette charge, les PDP sont concrètement en mesure d’exécuter pour vous l’ensemble des procédés de dématérialisation d’une facture fournisseur ou client, et ce, en un rien de temps !

Ces plateformes sont agréées par l’autorité fiscale (ex : DGFiP) et sont donc dignes de confiance quant au traitement sécurisé de vos données.

Découvrez des moyens simples de dématérialiser vos factures tout en répondant aux réglementations actuelles

Tout sur la facturation dématérialisée

L’obligation de dématérialisation des factures est une grande nouveauté pour les professionnels. 

En conséquence, vous pouvez ne pas forcément être au fait concernant l’ensemble des conditions qu’elle réunit. Pourtant, la connaissance entière de cette obligation à venir, ne semble pas négligeable pour la réussite de son exécution : ses atouts, sa mise en place, qui peut vous assister dans cette étape, à quel moment commencer la digitalisation, et surtout êtes-vous en mesure d’effectuer ce changement ou même concerné par l’obligation.

Nous répondons à l’intégralité de vos questions dans ce dossier spécial facturation électronique

2024 : quels types d’avancées ?

La digitalisation des factures est un processus qui, dans la pratique, peut aller plus ou moins vite ; tout dépend du moyen choisi pour opérer cette transition. Pour cela, il existe deux moyens principaux que nous avons vu précédemment : soit en passant par le portail public de facturation, soit en passant par une plateforme de dématérialisation partenaire, capable d’envoyer et de recevoir l’ensemble de vos factures au format électronique

Dans les deux cas, afin de maîtriser au mieux ce changement et les modifications de gestion qu’il peut engendrer pour certains de ses réfractaires… L’obligation débutera officiellement dès 2024.

Toutes les informations sur l’évolution numérique qui vous attend !

La facture dématérialisée, qu’est-ce que c’est ?

Pour savoir où l’on va, il faut comprendre d’où l’on vient. 

Pour rappel, la facture dématérialisée est un principe novateur, alors même que, pour la plupart, les factures étaient auparavant éditées et envoyées à la main. Il existe dorénavant 3 types de facturation dématérialisée, assez répandues, qui rythment notre quotidien : 

  1. la facture numérisée ;
  2. la facture dématérialisée simple ;
  3. et la facture dématérialisée fiscale.

La première est plutôt élémentaire, lorsque les suivantes sont un peu plus élaborées. 

Selon le destinataire : B2C, B2B, B2G, il est essentiel de suivre les bonnes formalités d’envoi et de réception des factures. Tant pour les avantages de la dématérialisation dans votre entreprise (économie, rapidité, efficacité, …), que pour votre relation avec l’administration fiscale (simplification et fluidité des échanges, éloignement des suspicions de fraude grâce à la pré-déclaration, …). 

On vous résume les conditions primordiales à votre transition juste ici !

Justificatifs et stockage

On pourrait certainement l’oublier, mais il y a bien un élément en particulier menant à coup sûr à la dématérialisation des factures d’entreprise. Avant même que l’obligation n’apparaisse, le stockage des factures était une exigence déterminante. 

Il s’agissait a priori d’un problème complexe puisque bon nombre d’entreprises avaient des difficultés à gérer les gros volumes de données qu’elles recevaient. 

La solution alternative a été le stockage électronique des factures. Celui-ci est ainsi réglementé et encadré par la loi afin d’éviter tout abus. Par exemple, lorsque le lieu de stockage est situé en dehors de la France, l’Administration doit en être légalement informée (déposition officielle et déclaration des résultats annuels).

En cas de contrôle, des éléments de preuve sont toujours requis. Il faut pouvoir témoigner de la véracité de votre gestion, ainsi que de votre bonne foi, en sachant justifier chaque transaction, même en étant passé par la digitalisation. C’est notamment le cas avec l’usage d’un logiciel de gestion comptable détenant un archivage à valeur probante. Celui-ci pourra vous éviter certaines complications, car vos documents seront considérés comme respectant l’ensemble des normes d’authenticité souhaitées à travers le digital : 

  • une conservation lisible et authentique (critère d’intégrité) ;
  • une sécurité infalsifiable (par exemple avec le cryptage des données et l’horodatage) ;
  • l’inaltérabilité des documents (par exemple avec l’impossibilité de reproduction grâce au certificat électronique).

Il est donc essentiel de s’assurer que le logiciel que vous utilisez, dispose des technologies appropriées pour procéder à l’archivage légal.

Voici quelques astuces infaillibles pour gérer le stockage des factures dématérialisées !

🔍Focus : le format Factur-x

Son apparition

En 2020, la Factur-x est considérée comme le nouveau standard présumé de la facturation électronique. 

Cependant, qu’est-ce qu’est la Factur-x

Il s’agit d’un fichier PDF/A3 combiné à un fichier XML. Comme nous vous le disions, il existe plusieurs types de bénéfice liés à la dématérialisation. Ici, il s’agit d’un avantage dans la dématérialisation fiscale. La Factur-x est un format hybride permettant, en effet, une facturation mieux protégée, tout en respectant les normes d’authenticité grâce aux certificats numériques qu’elle contient. Celle-ci devient ainsi plus retraçable pour l’administration fiscale, en quête de fiabilité

Vous ne connaissez bien pas ce format hybride ? Cet article spécial Factur-x est fait pour vous ! 

Ses avantages

S’il s’agissait d’une question que vous vous posiez, vous allez enfin pouvoir éclaircir toutes vos interrogations. Les avantages que peut vous offrir la dématérialisation à travers la Factur-x sont multiples.

Pour les entrepreneurs, c’est un processus en faveur de la sécurité, des échanges, du temps et de la légalité :

  • lisibilité ;
  • transmission facilitée ;

Pour les experts-comptables, ce moyen de facturation est un procédé intelligent et rassurant, qui, couplé par l’automatisation, peut même fluidifier en quelques instants la relation-clientèle

  • organisation ;
  • productivité ;
  • allégement des charges ;
  • rentabilité ;

6 avantages de la Factur-x pour comprendre facilement

Son intégration

*Pourquoi ?*

Une fois avoir bien compris les enjeux de la Factur-x grâce à nos explications, il est grand temps de passer à la pratique !

*Comment ?*

Si vous n’avez jamais exécuté ce type de démarche, la mise en œuvre d’un circuit de facturation électronique bien ficelé peut demander du temps. Un temps monopolisé, qui en réalité, est bien plus long que ce qu’il n’en faut. 

Avec une assistance pré-comptable et financière en ligne, vous serez en mesure d’automatiser l’ensemble de vos missions, en passant par l’envoi et la réception des Factur-x, de manière simple et collaborative. L’ensemble de vos transactions seront collectées, classées, saisies et archivées, en quelques clics. 

Pour cela, la plateforme doit respecter certaines règles de compatibilité. En effet, toutes ne sont pas adaptées au soutien de votre transition. 

Parce que la santé, l’équilibre et la pérennité de votre affaire sont ce qu’il y a de plus important ; toute pénalité ou amende liée à une mauvaise gestion de la facturation est à éviter ! Parfois, les montants de ses sanctions peuvent atteindre des sommes conséquentes, selon la taille de l’entreprise et la gravité de la faute. Voire requérir l’emprisonnement de son responsable.

Les erreurs communément rencontrées sont les suivantes :

  • l’absence de facture justificative d’une transaction
  • une facturation douteuse 
  • un retard d’envoi de facturation
  • une récidive de vente sans facture
  • une facture mentionnant un prix erroné

Cet article vous explique étape par étape l’intégration de la Factur-x dans votre entreprise

Notre logiciel rien que pour vous !

iPaidThat est une suite logicielle comprenant l’envoi et la réception des factures électroniques, dont la Factur-x. Sur notre outil de gestion, vos factures détiennent la certification de valeur probante. En tant que PDP, nous sommes d’ores et déjà prêt à vous soutenir dans votre transition numérique.

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Anouchka Ngb
Je m'occupe du contenu rédactionnel chez iPaidThat : magazine en ligne, presse, etc. Pour me contacter, vous pouvez utiliser cette adresse mail : anouchka@ipaidthat.io. 01 86 65 19 43

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