Par le traitement de l’écriture comptable
Au moment de son contrôle, l’Administration demande le détail complet et fiable des écritures comptables de l’entreprise. Aujourd’hui, on vous explique de manière simple comment produire cet indispensable de la gestion de la comptabilité.
L’écriture comptable, qu’est-ce que c’est ?
L’écriture comptable est un terme très utilisé dans la tenue comptable d’une entreprise. Votre expert vous en parlera souvent, et même si vous n’êtes pas accompagné par un professionnel du chiffre, il vous faudra connaître cette notion comptable.
Concernant l’écriture comptable, il s’agit, de manière brève, d’une opération destinée à enregistrer un flux.
Dès lors, ce flux commercial, économique ou financier devra être mentionné à l’intérieur de l’un de vos comptes, afin d’être, par la suite, répertoriées dans un journal des comptes.
Selon le volume de données qu’il contient ; qu’elles soient massives ou non, il est généralement nécessaire de détenir plusieurs journaux pour mettre tout en ordre et enregistrer l’activité journalière ou ponctuelle de l’entreprise de façon fiable.
Selon leur nature, ces activités (flux) selon alors quantifiées, classifiées et datées, par vous ou par votre expert-comptable, directement dans ces journaux auxiliaires :
- Journal des achats et frais
- Journal des ventes
- …
Cet ensemble d’écritures comptable a pour objectif de nourrir, justifier les états financiers du bilan comptable, du compte de résultat, ainsi que des annexes comptables.
Pour quelles raisons en avez-vous besoin ?
Il est obligatoire de contenir une écriture comptable dans un journal dédié afin de listant les opérations d’échanges entre l’entreprise et son environnement. En revanche, avoir la connaissance de cette base est tout aussi important pour bien faire.
En effet, la production d’une écriture comptable conforme aux exigences légales lorsqu’on est entrepreneur n’est pas des plus évidentes ! Ce n’est pas votre cœur de métier, et cela ne passe pas toujours inaperçu sur le papier : maladresses et erreurs sont au rendez-vous. Vous en doutez ; cela ne vous aide pas au moment du contrôle.
La saisie comptable : une difficulté pour les entrepreneurs
La gestion de la comptabilité est au cœur de la vie d’entreprise ! De la création d’une société, à son développement, l’amélioration de la gestion comptable est un enjeu fort.
La saisie comptable est le premier moyen de réduire le temps passé sur cette gestion. Premièrement, car au moment de la saisie, le risque d’erreur s’accru pour plusieurs raisons :
- La récurrence des informations à imputer (informations multiples)
- Les fautes d’inattention
- La phobie administrative
- La grandeur de la tâche (écriture à chaque mouvement financier)
- La capacité à l’exécuter rapidement
Ces 4 éléments apparaissent comme de réelles difficultés qui créent rapidement un ras-le-bol au moment de la saisie. Le dirigeant a alors 2 choix qui s’offrent à lui : remettre la tâche à plus tard ou dynamiser son entreprise en optimisant sa gestion comptable ?
Comment produire une écriture comptable ?
Pour la gestion de sa comptabilité et avoir une bonne tenue comptable, il faut savoir manier cet aspect de la tenue comptable qu’est l’écriture comptable.
Pour bien l’opérer, voici comment procéder.
1. Se servir d’un plan comptable comme référence
Il faut, pour le traitement de l’écriture comptable, commencer par définir un plan comptable qui reflète les besoins de l’entreprise. Vous devrez ensuite savoir quel justificatif permet de comptabiliser un flux :
- Une opération de vente ou d’achat → la facture uniquement
- Une opération de trésorerie → le relevé bancaire ou le relevé du logiciel de tenue de la caisse, ainsi que les échéanciers d’emprunt
- Des opérations sociales → les bulletins de paie et bordereaux de déclaration
- Des opérations fiscales → les déclarations et avis d’imposition
2. Utiliser la saisie comptable manuelle
C’est, en effet, la première manière de traiter votre tenue comptable : le faire manuellement. Cela passe par :
- La récupération par vos soins des justificatifs concernés
- La saisie, opération par une opération et ligne après ligne, de vos mouvements comptables
Évidemment, cela pose différents problèmes sur :
- Le temps passé sur la recherche des justificatifs
- La possibilité d’une remontée instable des pièces comptables
- L’efficacité du traitement de l’information
- Le coût (intervention de personnel, …)
- Le risque d’erreurs lié à la tâche
Les écritures incomplètes du compte 471
En cas de difficulté d’imputation (manque d’informations entraînant le doute quant à l’enregistrement par exemple) il est alors impossible de valider l’écriture comptable.
Pour assurer un équilibre lors de la comptabilisation, ce blocage détient une solution. Vous pouvez, provisoirement, imputer l’opération concernée dans ce compte du Plan Comptable Général (PCG) intitulé : 471000000 Compte D’attente.
Le compte d’attente 471 est un compte particulier à cause du caractère provisoire des opérations y étant comptabilisées. Son utilisation est et doit être exceptionnelle !
Il est aussi possible de créer plusieurs comptes d’attente selon leur objet en précisant l’objet du compte en question. L’important ici, est d’être le plus transparent et précis possible.
Ce compte ne figurera pas au bilan comptable, car sa situation doit être obligatoirement régularisée avant à la clôture de l’exercice comptable.
3. Passer par l’automatisation comptable
L’automatisation peut vous faciliter la tâche ! À la différence de la saisie comptable manuelle, la saisie comptable automatique et l’automatisation en général de la gestion de la comptabilité, comporte de nombreux avantages.
Automatiser sa comptabilité revient à la rendre plus efficace. L’intelligence artificielle est spécialement conçue pour ce besoin.
De façon globale, l’automatisation de la comptabilité :
- Facilite votre gestion (import des factures ou récupération automatisée)
- Dynamise votre gestion d’entreprise (directement ou indirectement)
- Permet de vous reposer sur la technologie
- Aide à avoir plus de fiabilité et de suivi sur votre comptabilité
- Procure du temps (vous n’avez plus qu’un simple de vérification avant la validation)
L’optimisation de la saisie
Plus précisément, optimiser le traitement de votre saisie comptable vous offre plusieurs libertés :
- Centraliser les pièces comptables
- Automatiser leur récupération
- Simplifier la recherche des justificatifs
- Optimiser le temps de saisie comptable par des outils de pré-comptabilité
- Fluidifier les rapprochements bancaires pour avoir une information financière fiable, rapide et en temps réel
Petit plus, un logiciel de SaaS Cloud facilite aussi la transmission des pièces requises avec votre expert-comptable.
Au moyen d’un échange asynchrone qui va au-delà d’une communication classique souvent plus lente ; la digitalisation des données sur un espace collaboratif permet une meilleure relation.
L’optimisation de la saisie avec un logiciel de précomptabilité vous fais donc gagner en rapidité et en pouvoir d’action. Chose que l’entrepreneur sans solution digital ne sera pas en mesure de faire.
