Les dates de généralisation de la facturation électronique sont connues et les plateformes de dématérialisation agréées par l’État seront dévoilées d’ici septembre 2023. S’il n’est pas possible de choisir une PDP avant la publication de la liste, attendre jusque-là avant d’agir n’est pas une option conseillée.
Dématérialisation des factures : que faut-il savoir ?
La dématérialisation des factures consiste pour une entreprise à recevoir et à émettre des factures au format électronique. Ce type de document doit répondre à certaines normes bien définies afin d’être valide du point de vue légal.
Il peut prendre la forme d’un fichier PDF : on parle alors de format non structuré. Il existe aussi des factures structurées, uniquement lisibles par les logiciels de gestion. Un troisième format, la facture mixte ou hybride, combine les caractéristiques des deux précédents.
Pour être considéré comme conforme, le document doit être authentifié par son émetteur. Le contenu ne sera en aucun cas altéré et doit rester lisible. Dès le 1er juillet 2024, ce type de facture sera obligatoire pour les entreprises assujetties à la TVA selon un calendrier qui s’étend jusqu’à 2026.
Calendrier de généralisation de la facturation électronique : quelles sont les grandes étapes ?
Note : La date butoir du 1er juillet 2024 pour que les entreprises émettent et reçoivent des factures électroniques est repoussée. Une nouvelle date sera déterminée dans la loi de finances 2024.
À partir du 1er juillet 2024, toutes les grandes sociétés devront adopter ce mode de facturation. Les entreprises de taille intermédiaire doivent quant à elles s’y soumettre dès le 1er janvier 2025. Les PME et les microentreprises ferment la marche et ont jusqu’au 1er janvier 2026 pour intégrer cette nouvelle dynamique. Le calendrier prend ainsi en compte les particularités de chaque forme d’entreprise.
Mais avant cela, une liste des plateformes de dématérialisation partenaires sera publiée en septembre 2023. Ce sont des structures agréées par l’État, dont le rôle est de simplifier le processus de dématérialisation des factures. Mais bien que le calendrier accorde suffisamment de temps pour se préparer, l’erreur à éviter est d’attendre la parution de la liste des PDP avant de passer à l’action.
Pourquoi faut-il agir dès maintenant ?
L’adoption des outils de conception, d’émission et de réception de factures électroniques peut nécessiter une période d’adaptation. Intégrer très tôt des solutions de dématérialisation des factures permet donc d’habituer vos collaborateurs et vos clients à la digitalisation.
Passer à l’action dès maintenant vous permet aussi d’anticiper les difficultés auxquelles vous serez confrontés à la généralisation de la réforme. Vous pourrez ainsi mieux orienter le choix de votre PDP une fois que les habilitations seront délivrées.
Comment faut-il procéder ?
Certaines dispositions simples et pratiques permettent de préparer les clients et les collaborateurs à la digitalisation des flux. Vous pouvez par exemple décider d’échanger les pièces comptables par le biais de smartphones. Cette démarche permet non seulement d’améliorer la productivité au sein de l’entreprise, mais habitue aussi les clients à partager ce type de données via smartphones.
Il existe aussi des plateformes qui permettent aux entreprises ou cabinets comptables d’interagir avec leurs clients. Elles intègrent également diverses solutions disponibles au sein de la structure. La familiarisation des collaborateurs avec ces interfaces permettra de rendre la transformation digitale aussi naturelle que possible.
La dématérialisation des factures vous simplifie la tâche
Les factures électroniques permettent de réduire les dépenses liées à l’impression, au traitement et à l’archivage des documents papier. Elles offrent aussi la possibilité d’automatiser certaines tâches et de gagner ainsi un temps précieux. Ce mode de facturation réduit également le risque d’erreur et facilite l’accès aux données.
Vous pouvez dès à présent avoir recours à iPaidThat pour faciliter le processus de dématérialisation de vos factures. Nous nous positionnons également en tant que candidat PDP. Vous pourrez ainsi bénéficier de services tels que la création de factures aux formats requis ou la traduction en comptabilité de vos notes de frais.