La généralisation de la facturation électronique en France vient apporter un nouveau système de facturation pour les entreprises.
L’ensemble des nouvelles obligations apportent de nouveaux termes à connaître pour être certains de bien comprendre et maitriser ce sujet.
Chez iPaidThat, nous vous proposons sur cette page un lexique, un glossaire, un petit dictionnaire sur le vocabulaire de la facturation électronique.
Vous trouverez pour chaque terme une définition simplifiée en lien avec la facturation électronique. Si vous souhaitez plus de précision sur une définition ou bien que l’on ajoute un terme, n’hésitez pas à nous contacter !
Voici la liste des principales définitions en lien avec la facturation électronique :
Administration fiscale
L’administration fiscale est un organisme public en charge de la collecte des impôts et des normes en lien avec la facturation.
Dans le cadre de la facturation électronique l’administration fiscale validera notamment l’authenticité des factures électroniques et supervisera la collecte de la TVA par les entreprises.
Agrément PDP
L’agrément PDP ou immatriculation est une certification délivrée par l’administration fiscale pour une durée de trois ans renouvelable à un prestataire de service. Une fois obtenue, le prestataire deviendra PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) et pourra assurer le traitement des factures électroniques en conformité avec la loi.
AIFE
AIFE est l’acronyme pour Agence pour l’Informatique Financière de l’État. Il s’agit d’un organisme public français qui vise à moderniser la gestion financière de l’État. AIFE gère le portail Chorus Pro et le développement du PPF (Portail Public de Facturation)
Annuaire des entreprises
Il s’agit d’un répertoire de l’État qui recense les informations essentielles sur les entreprises (nom, adresse, SIREN …). Cet annuaire sera utilisé pour la réforme de la facturation électronique pour identifier et authentifier les organisations. Cela facilitera la vérification des transactions et des échanges des factures électroniques
ANSSI
Il s’agit de l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information. Cet organisme de l’État est en charge de garantir la sécurité des systèmes d’information en France.
Archivage électronique
L’archivage électronique est le processus visant à stocker les pièces comptables et documents sous forme électronique.
La facturation électronique va généraliser cet archivage car il s’agira du format obligatoire pour les factures.
À noter que le code du commerce impose une conservation de 10 ans et 6 ans pour le droit fiscal.
AS/2
Applicability Statement 2 est l’un des 4 protocoles d’échanges autorisé par le PPF pour échanger des données avec les autres partenaires de la facturation électronique (OD, PDP …). Une PDP ne pourra utilise qu’un seul protocole à la fois.
AS/4
Applicability Statement 4 est aussi l’un des 4 protocoles autorisé par le PPF pour échanger des données. Il assure aussi l’intégrité des données et la sécurité des transactions comme AS/2.
Certification SecNumCloud
Il s’agit d’une certification délivrée par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information) en lien avec la sécurité de l’hébergement des données. Elle est par exemple demandée pour être PDP si le prestataire passe par un hébergement externe.
Certification électronique
C’est un processus qui permet à une personne ou une organisation de prouver numériquement son identité à l’aider d’un certificat.
Dans le cadre la réforme, l’utilisation d’un certificat électronique va permettre de signer électroniquement une facture électronique. Permettant ainsi de prouver l’identité de celui qui la génère à son destinataire et à l’administration fiscale.
Chorus Pro
Chorus Pro est une plateforme en ligne qui permet de dématérialiser les échanges commerciaux avec les entités publiques. Si une organisation doit effectuer une transaction avec un acteur public Français, il devra obligatoirement passer par Chorus Pro. Il s’agissait en quelque sorte de la première étape de la réforme sur la facturation électronique.
CII
CII est l’acronyme pour Cross Industry Invoice
Il s’agit d’un format de données structurées basé sur XML qui permet de faciliter l’échange électronique de factures à l’internationales.
CII est l’un des trois formats règlementaires qui peut être utilisés pour la génération de factures dans le cadre la facturation électronique.
Circuits de facturation
Les circuits de facturation décrivent les différentes voies par lesquelles les factures électroniques peuvent être échangées entre un client et un fournisseur.
Exemple : Le client et le fournisseur passent par une PDP, parfois
différente, pour se transmettre des factures électroniques.
CNIL
La CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés)
est une autorité administrative française qui a pour principal but de protéger les données personnelles.
En matière de facturation électronique, la CNIL donne des directives. Elles garantissent la confidentialité et la sécurité des données personnelles qui peuvent être contenues dans une facture.
La CNIL va aussi donner aux entreprises des conseils pour être conforme au RGPD. Elle est l’autorité qui supervise l’application du RGPD en France que doivent respecter les prestataires souhaitant devenir PDP.
Code de routage
Le code de routage est un identifiant utilisé pour envoyer les factures électroniques vers son destinataire dans le cadre de la facturation électronique.
Cycle de vie d’une facture électronique
Cela correspond aux différentes étapes d’une facture électronique de sa création jusqu’à son archivage. Ce cycle inclut la création de la facture, sa vérification de conformité, son envoi, sa réception, son traitement… et pour terminer son archivage.
DGFIP
La DGFIP est l’acronyme pour Direction Générale des Finances Publiques. Il s’agit du service public français chargé notamment de la gestion des finances de l’État. Pour ce qui est de la facturation électronique, la DGFIP a établit les normes fiscales et supervisera la conformité des factures électroniques.
Données structurées
Dans le contexte des factures électroniques, cela fait référence à des champs de données qui peuvent être inclus dans une facture (souvent non visible à l’oeil nu).
Ces champs comprennent des éléments tels que les dates, l’objet de la facture, les détails sur le client et le fournisseur, ainsi que la TVA.
Cette structuration spécifique permet de faciliter le traitement des données par les systèmes informatiques. Les données seront, par exemple, plus facile à extraire permettant d’éviter les erreurs de saisies.
Délai de conservation des factures électroniques
Le délai de conservation des factures électroniques est la durée pendant laquelle vous devez obligatoirement conserver vos factures. Le code du commerce impose une conservation de 10 ans et le droit fiscal une période de 6 ans.
E-facturation
E-facturation est le processus d’émission, de réception, de gestion et de stockage des factures sous forme électronique. L’e-facturation va progressivement devenir obligatoire pour toutes les entreprises. Suite à un report de la loi de finance aucune date n’a été communiquée.
Pour ce qui est de son cadre, cela concerne les transactions BtoB des entreprises françaises assujettis à la TVA. Pour ce qui est des autres transactions cela rentrera dans le cadre de l’e-reporting.
E-facture
Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire. L’e-facture est transmise au client via une plateforme de dématérialisation, qu’il s’agisse du portail public de facturation (PPF) ou d’une autre plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
E-Invoice
E-invoice est le terme anglais pour “e-facture”. Cela désigne une facture créée, envoyée et conservée sous forme électronique.
E-invoicing
E-invoicing est le terme anglais pour parler de “e-facturation”. Il s’agit du processus de création, d’envoi, de réception et de stockage de factures sous forme électronique. Il est plus souvent utilisé que e-facturation.
L’e-invoicing concerne toutes les transactions BtoB (et BtoG) des entreprises assujetis à la TVA en France.
E-reporting
L’e-reporting est une obligation des entreprises en lien avec la réforme de la facturation électronique. Cela consiste à transmettre à l’administration fiscale les informations pour toutes les opérations qui ne rentrent pas dans le cadre de la facturation électronique.
Comme par exemple, les ventes en BtoC, les opérations à l’international ou encore la transmissions du ticket Z.
EDI
EDI est l’acronyme de l’Échange de Données Informatisé. Dans le contexte de la facturation électronique c’est un format d’échange qui permet de transférer automatiquement des documents comme des factures entre systèmes informatiques.
L’administration fiscale propose déjà une transmission via EDI pour les impôts professionnels.
EN 16931
Il s’agit d’une norme européenne qui définit le modèle de données pour la facturation électronique.
Cette norme établit un ensemble commun de données et de structures que toutes les factures électroniques devraient inclure. L’objectif est de simplifier les transactions commerciales au sein de l’Union Européenne.
Facture B2B (Business to Business)
Est une facture émise par une entreprise à une autre entreprise pour une transaction commerciale
Facture B2C (Business to Consumer)
Est une facture émise par une entreprise à un particulier pour une transaction commerciale
Facture B2G (Business to Government)
Est une facture émise par une entreprise à un organisme gouvernemental pour une transaction commerciale (secteur public).
Facture dématérialisée
Une facture dématérialisée est une version numérique d’une facture. Elle contient les mêmes informations qu’une facture papier. Attention une facture dématérialisée n’est pas automatiquement une facture électronique au sens de la réforme. Un format PDF ordinaire est une facture dématérialisée mais pas électronique. (cf voir définition “Facture électronique”).
Facture numérique
Une facture numérique est un synonyme utilisé pour parler d’une facture dématérialisée.
Facture papier
Une facture papier est une version physique imprimée d’une facture. Ce format ne sera progressivement plus valable dès lors que la facturation électronique sera mise en place en France. Il sera donc nécessaire d’adopter la facturation électronique pour se conformer aux nouvelles exigences de l’administration fiscale.
Facture électronique
Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données structurées.
Ce qui la différencie des factures « papier » ou des factures « dématérialisées ».
Dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique, elle deviendra une obligation et doit passer par une PDP ou par le PPF pour être valide aux yeux de l’administration fiscale.
Format Factur-X
Factur-X est un standard de facturation électronique que l’on désigne sous comme hybride.
Ainsi une Factur-X contient un fichier PDF lisible par l’humain et des données XML lisibles par un système informatique.
Cela permet aux systèmes informatiques de traiter automatiquement les factures sans avoir besoin de saisie ou intervention manuelle.
Gestion électronique des documents (GED)
Une GED (Gestion Électronique des Documents) est un outil qui permet de stocker, gérer, rechercher et partager des documents ou des informations sous forme électronique.
Des solutions qui permettent de simplifier la gestion des documents administratif au sein d’une organisation.
Horodatage électronique
L’horodatage électronique sert à prouver l’intégrité d’une facture à un moment précis. Cela permet, par exemple, d’obtenir une preuve juridiquement valable de la date exacte d’émission ou de réception d’une facture.
Immatriculation PDP
L’immatriculation PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) fait référence à l’enregistrement d’une plateforme de dématérialisation en tant que partenaire officiellement reconnu. Suite aux candidatures de plusieurs entreprises, l’Etat affichera bientôt une liste officielle de toutes les PDP.
Non-assujetti à la TVA
Ce terme désigne une entité qui n’est pas tenue de collecter ou de reverser la TVA en raison de son statut ou de la nature de ses opérations.
Les non-assujettis ne rentrent pas dans le cadre de la facturation électronique mais dans l’e-reporting.
Norme ISO 27001
Il s’agit d’une norme internationale pour la gestion de la sécurité des informations qui a pour objectif de renforcer la protection des données sensibles d’une organisation.
Cette norme est obligatoire pour postuler au titre de PDP.
OCR
L’OCR (Optical Character Recognition) ou reconnaissance optique de caractères est une technologie qui permet de convertir les informations présentes sur une image ou un PDF (ex: une facture) en données numériques.
Cet technologie évite d’avoir à extraire et saisir manuellement ces informations en les retapant une par une.
OD
Un OD (Opérateur de Dématérialisation) agit en tant qu’intermédiaire entre une entreprise et une Plateforme de Dématérialisation Partenaire ou le Portail Public de Facturation (PPF).
Un OD peut intervenir dans l’émission ou la réception de factures électroniques pour automatiser des processus de facturation.
Cependant, n’étant pas un prestataire immatriculé, un OD ne peut pas transmettre les factures entre l’émetteur et le récepteur. Seul une PDP ou le PPF peut s’acquitter de cette tâche.
PDP
Une PDP est une Plateforme de Dématérialisation Partenaire enregistrée et agrée par l’administration fiscale. Les PDP et le PPF sont les seules entités habilitées pour envoyer et transmettre des factures électroniques.
PeSIT HS E
PeSIT HS E est une norme qui est l’un des quatre protocoles de raccordement possibles pour que les partenaires EDI puissent se connecter au Portail Public de Facturation (PPF). Ce protocole très populaire en France va permettre d’assurer l’échange sécurisé des factures en l’émetteur et le destinataire.
Piste d’audit fiable (PAF)
Une Piste d’Audit Fiable ou PAF est un dispositif de traçabilité qui permet de vérifier la validité de toutes les opérations effectuées, depuis leur origine jusqu’à l’émission d’une facture électronique. Elle garantit la fiabilité des informations tout au long du processus.
PPF
PPF est l’acronyme pour Portail Public de Facturation. Mise en place par l’AIFE, il s’agit de la plateforme officielle de l’Etat pour la transmission des factures électroniques et de l’e-reporting des entreprises.
Protocole de raccordement
Un protocole de raccordement est une méthode utilisée pour connecter le Portail Public de Facturation (PPF) aux partenaires EDI.
Il existe quatre protocoles d’échange : PeSIT HS E, SFTP, AS/2 et AS/4. Un partenaire ne peut utiliser qu’un seul de ces protocoles à la fois.
Ces protocoles viennent faciliter les échanges de masse de flux de factures.
SaaS
Une solution SaaS (Software-as-a-Service) est une solution hébergée et accessible via Internet ne nécessitant aucune installation sur un poste de travail (ex : Hubspot, iPaidThat, Google Sheets …)
De nombreuses solutions adoptant un format SaaS, comme iPaidThat, se positionnent comme PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire).
SFTP
SFTP (Secure File Transfer Protocol) est un protocole sécurisé de transfert de fichiers pour échanger des documents et des données de manière sécurisée entre les partenaires.
SFTP est l’un des 4 protocoles de raccordement autorisé par l’Etat.
SIREN
Il s’agit d’un numéro d’immatriculation de 9 chiffres servant
à identifier une entreprise.
Statut d’une facture électronique
Il s’agit du suivi d’une facture électronique à travers différents statuts. En France, quatre statuts sont obligatoires : « Déposée », « Refusée », « Encaissée » et « Rejetée ».
Des statuts supplémentaires, non obligatoires, peuvent être proposés par des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) pour fournir des détails supplémentaires sur le parcours d’une facture.
Statut Déposé
Ce statut indique que la facture a été envoyée et déposée sur une plateforme de dématérialisation. Elle est en attente de traitement pour vérifier sa conformité. Ce qui conduira, si conforme, soit a un statut rejeté ou encaissé de la part du destinataire.
Statut Encaissé
Ce statut est manuellement mis à jour lorsque l’émetteur a reçu le paiement de sa facture ou de l’avoir du destinataire.
Statut Refusé
Ce statut est manuellement mis à jour lorsque la facture est refusée par le destinataire pour des raisons commerciales ou professionnelles.
Statut Rejeté
Ce statut signifie que la facture émise a été rejetée par une plateforme de dématérialisation (PDP ou PPF) face à sa non-conformité aux normes de la facturation électronique
Système de sécurité RGS 2*
RGS est l’acronyme pour (Référentiel Général de Sécurité). Il s’agit de règles et normes liées à la sécurité informatique définies par l’ANSSI.
Le niveau 2* demande des exigences plus élevées et notamment pour ce qui est du traitement des informations sensibles ou confidentielles.
Taille ETI
Une ETI (Entreprise de Taille Intermédiaire) est une entreprise qui compte entre 250 et 4999 salariés et dont le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 1.5 milliard d’euros ou dont le total du bilan annuel ne dépasse pas 2 milliards d’euros
Taille GE (Grande Entreprise)
Une GE (Grande Entreprise) est une entreprise qui compte plus de 5000 salariés et dont le chiffre d’affaires annuel dépasse les 1,5 milliard d’euros ou dont le total du bilan annuel dépasse 2 milliards d’euros.
Taille MicroEntreprise/TPE
Une TPE (Très Petite Entreprise) ou une micro-entreprise est une entreprise qui compte moins de 10 salariés et dont le chiffre d’affaires annuel ou le total du bilan annuel ne dépasse pas 2 millions d’euros.
Taille PME
Une PME (Petite et Moyenne Entreprise) est une entreprise qui compte moins de 250 salariés et dont le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 50 millions d’euros ou dont le total du bilan annuel ne dépasse pas 43 millions d’euros.
Ticket Z
Le Ticket Z est un justificatif qui récapitule le chiffre d’affaires réalisé et enregistré dans une caisse enregistreuse. Il contient aussi des informations sur les paiements reçus ou encore la TVA. Ce document pourra être utilisé pour transmettre des données à l’administration fiscale dans le cadre de l’e-reporting.
TVA
La TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) est un impôt indirect prélevé sur la consommation des biens et services. Elle est ajoutée au prix de vente final et collectée par les entreprises lors des transactions commerciales.
Les entreprises doivent ensuite reverser cette taxe aux autorités fiscales La mise en place de la facturation électronique vise notamment à simplifier les déclarations de TVA en les pré-remplissant. En parallèle, la réforme a aussi pour objectif d’améliorer la détection des fraudes, notamment la fraude à la TVA.
UBL (Universal Business Language)
UBL est une norme de format de fichier qui vient standardiser des documents électroniques comme une facture.
UBL est l’un des trois formats règlementaires qui peut être utilisés pour la génération de factures dans le cadre la facturation électronique.
Workflow de facturation
Un workflow de facturation fait référence à un schéma automatisé pour gérer des étapes comme la création, l’envoi, la validation et le paiement des factures.
XML (eXtensible Markup Language)
XML (eXtensible Markup Language) est un langage de balisage utilisé pour structurer et organiser les données. Ce format est utilisé par le format UBL et Factur-X. Il permet de représenter les informations de facturation de manière lisible par les machines.
ZUGFeRD
C’est le nom utilisé en Allemagne pour désigner Factur-X. Ainsi ZUGFeRD est un standard de facturation électronique hybride, combinant un document PDF pour la lisibilité par l’homme et des données XML pour le traitement automatisé