Les opérations financières réalisées par un commerce, une entreprise ou une société doivent être enregistrées dans la comptabilité de l’établissement et être obligatoirement assorties d’une pièce comptable justificative. Ces pièces comptables font l’objet de plusieurs obligations définies par la loi. Voici, ce que vous devez faire et savoir sur le sujet.
Qu’est-ce qu’une pièce comptable ?
Une pièce comptable est un document justificatif permettant d’appuyer une écriture comptable. Ce document doit être obligatoirement daté, comporter l’identification des parties concernées ainsi que les caractéristiques diverses comme le montant de l’opération et son code de traitement.
Il peut provenir d’un tiers, comme une facture de fournisseur par exemple ou est produit par l’entreprise quand il s’agit d’une facture de vente. Parmi les pièces comptables les plus importantes, on trouve la facture de vente, la facture d’achat, un listing informatique, un relevé de compte bancaire, un bulletin de paie, une note de frais, une déclaration sociale, et bien d’autres documents encore.
La loi oblige les entreprises à enregistrer au minimum, toutes leurs opérations financières sur leur grand livre et leur livre journal. Les différentes pièces justificatives comptables prouvant toutes les opérations de l’entreprise doivent donc être conservées et disponibles en cas de contrôle fiscal ou Urssaf. Elles permettent ainsi à la société de justifier la sincérité de ses comptes.
Vous le comprenez, il est donc problématique de perdre une, ou plusieurs pièces comptables. Mais comment faire ?
Où stocker ses documents comptables ?
Grâce au logiciel iPaidThat, vous pouvez récupérer toutes vos factures d’achats en vous connectant simplement sur votre e-mail et les stocker dans le même espace. Les factures de nombreux fournisseurs et prestataires peuvent être aussi récupérées dans les espaces clients.
iPaidThat dispose aussi d’une application mobile permettant de prendre une photo servant de justificatif de paiement pour les notes de frais. Il est également possible de créer des factures, gérer les produits et les clients, mais aussi visualiser ses créances.
Combien de temps doit-on conserver ses pièces comptables ?
Pour les entreprises, le Code du Commerce prévoit que toutes les pièces comptables doivent être obligatoirement conservées pendant une durée de dix années. Ce laps de temps est valable pour le livre journal, le grand livre et le livre d’inventaire dans les livres comptables obligatoires dès la dernière opération comptabilisée.
Les factures d’achat et de vente, les bons de commande, de livraison et de réception, les comptes annuels comme le bilan, le compte de résultat et annexes doivent aussi être conservés pendant dix ans à partir de la clôture de l’exercice comptable. Il existe d’autres dates obligatoires de conservation pour certains documents. Ainsi, les documents commerciaux, sociaux, juridiques et fiscaux ont une durée différente.
Un document bancaire comme un talon de chèque ou un relevé bancaire doit être conservé pendant cinq ans. Les communications relatives à la CFE ou cotisation foncière des entreprises, le CVAE et l’impôt sur le revenu et sur les sociétés sont conservés au minimum pendant six ans à compter de la date d’exigibilité de la taxe.
Dans tous les cas, il vaut mieux conserver tous les documents d’une entreprise pendant dix ans à l’exception des contrats immobiliers qui doivent être conservés pendant trente ans.
Comment être assuré de ne pas perdre ses pièces comptables ?
Une entreprise peut conserver ses documents comptables pendant dix ans sous forme papier, mais aussi par voie électronique. Pour éviter de tout perdre, il est conseillé de faire une sauvegarde numérique, car c’est une vraie sécurité. Pour la collecte des factures et autres documents, il est possible de se tourner vers des services de stockage de données en ligne comme un coffre-fort numérique par exemple.
Cette solution comporte de véritables avantages évitant de perdre des documents comptables et de les dégrader. L’accès à ces documents reste toujours simple en cas de besoin et permet de gagner un temps précieux en matière de recherche.
À noter quand même, que si une entreprise fait le choix de conserver uniquement les copies numériques des pièces justificatives, ces justificatifs doivent remplir obligatoirement certaines conditions pour avoir la même valeur que les documents originaux. Dans ce cas, il faut impérativement respecter les conditions prévues par les articles A102 B-1 et B-2 du Livre des procédures fiscales.
Est-ce si important ?
Il faut savoir qu’une entreprise ne respectant pas ces obligations de conservation de documents comptables, s’expose à de lourdes sanctions. De plus, elle prend de gros risques en cas de litige avec un client ou un fournisseur par exemple, car ces documents servent de preuves légales.
Afin de ne manquer aucune obligation de conservation de documents comptables et commerciaux, il est impératif de se faire aider par un expert-comptable et d’avoir un bon logiciel permettant la collecte de factures de fournisseurs, de notes de frais, de facturation et de rapprochement bancaire.
Un chef d’entreprise peut ainsi suivre sa comptabilité et sa trésorerie en temps réel. Il gagne du temps et de l’argent pour se consacrer à d’autres tâches pour faire prospérer son entreprise. Le logiciel iPaidThat comporte toutes ces fonctions.
