Toutes les entreprises doivent respecter un certain formalisme pour la tenue de leur comptabilité. La pièce comptable reste un document justificatif incontournable pour les métiers du chiffre, même si vous n’êtes pas expert en comptabilité.
Faisons le point sur les types de pièces comptables possibles et les formats actuellement acceptés. Intéressons-nous ensuite à l’avenir de la gestion des pièces comptables avec le développement progressif de la digitalisation en France.
Pièce comptable : définition et finalité
Toute entreprise en France doit respecter un formalisme précis pour la gestion de sa comptabilité, qu’il s’agisse des achats, des ventes, des dépenses ou des recettes. Ainsi, les documents comptables, bilan et comptes de résultat s’élaborent à partir des écritures comptables enregistrées par l’expert-comptable tout au long de l’exercice.
Chaque montant du livre journal comporte son numéro d’écriture. Quelle que soit sa nature, il trouve sa justification dans une pièce comptable.
Qu’est-ce qu’une pièce comptable ?
Les justificatifs des écritures enregistrées dans les livres et journaux comptables s’appellent des pièces comptables. Pour les flux financiers d’achat et de vente, ce sont les factures émises par l’entreprise à ses clients comme celles qui proviennent des fournisseurs. Pour les opérations d’encaissements et de décaissements, la pièce comptable correspond aux relevés de banque, avis de virement, tableaux d’emprunts, etc.
À quoi servent les pièces justificatives comptables ?
La pièce comptable permet de justifier une écriture passée dans un journal de la comptabilité. Elle étaye et explique le mouvement comptable ainsi que son type et sa nature.
Grâce aux mentions comptables obligatoires portées sur le justificatif, vous prouvez la réalité de l’opération. Ainsi, en cas de contrôle fiscal, l’inspecteur vérifie les pièces justificatives. L’absence de pièce peut conduire au rejet de la déduction de la charge du résultat fiscal.
Les formats des pièces justificatives en comptabilité
L’entreprise doit assurer la conservation des documents comptables pendant 6 ans, de telle manière qu’ils restent authentiques, intègres et lisibles. On parle d’archivage à valeur probante, car la pièce comptable archivée doit pouvoir servir de preuve.
Les formats de pièces comptables acceptés actuellement
Le format électronique a désormais une valeur probante équivalente à celui papier, sous réserve de se conformer aux conditions d’archivage et d’identifier la personne dont émane le document comptable. Ainsi, le décret nº 2016-1673 du 5 décembre 2016 précise les caractéristiques techniques à respecter pour que les pièces justificatives numériques servent de preuve.
Définition et caractéristique d’une facture électronique
Après la pièce comptable papier, nous avons connu le format PDF. Aujourd’hui, les documents comptables numériques commencent à s’imposer, voire sont déjà obligatoires dans certains cas.
La facture électronique est une pièce comptable dont toutes les étapes – création, transmission, réception et conservation – s’effectuent de façon électronique. C’est la différence avec la pièce comptable papier numérisée.
Facturation électronique en BtoG : la plateforme Chorus Pro
Depuis début 2020, toute entreprise française qui travaille avec la sphère publique doit émettre ses factures de vente sous la forme électronique. Dans ce cas de relations Business to Government (BtoG), la pièce comptable transite obligatoirement par la plateforme Chorus Pro. Réceptacle des factures fournisseurs, ce portail se charge du transfert des pièces comptables dématérialisées à chaque entreprise publique destinataire.
Digitalisation croissante de la comptabilité en entreprise et en cabinet
L’avenir de la pièce comptable justificative, c’est clairement la gestion digitalisée des documents comptables. Avec cette politique zéro papier, l’entreprise française comme le cabinet comptable adapte son système informatique. Elle fait évoluer ses modalités de stockage et de classement des pièces comptables justificatives.
L’e-facturation : les grandes lignes pour 2024-2026
Note : La date butoir du 1er juillet 2024 pour que les entreprises émettent et reçoivent des factures électroniques est repoussée. Une nouvelle date sera déterminée dans la loi de finances 2024.
La facturation électronique, appelée aussi e-invoicing, se développe en France comme en Europe. Elle concernera chaque entreprise d’ici 2026 pour les relations BtoB (business to business), dès lors que le client se situe sur le territoire français.
Dans un premier temps, le calendrier prévu par l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 contraint toute entreprise à accepter les factures électroniques de ses fournisseurs à la date du 1er juillet 2024. Concernant les pièces justificatives comptables émises, l’obligation de la facture électronique s’étale du 1er juillet 2024 au 1er janvier 2026, selon la taille de l’entreprise.
Le rôle d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
Les textes prévoient, pour la facturation électronique en BtoB, d’avoir recours à une entreprise appelée PDP. Vous pourrez choisir Chorus pro, le portail public en ligne existant, ou une autre plateforme certifiée qui disposera du statut de « tiers de confiance ».
Ce partenaire se chargera de transmettre vos pièces comptables à vos clients. Il enverra aussi les données détaillées et nominatives à l’administration fiscale.
L’e-reporting pour les autres ventes hors périmètre de la facture électronique
Quant aux documents justificatifs de vente aux particuliers ou à des entreprises situées à l’étranger, ils ne suivent pas cette obligation de format électronique. Aussi, l’entreprise peut continuer à utiliser une pièce comptable papier.
Toutefois, rappelons que la réforme vise à réduire les risques de fraude à la TVA en France. Aussi, les textes exigent la mise en place d’un reporting électronique de données à destination de l’administration fiscale en cas d’absence de e-facture. On parle d’e-reporting. Cela permettra au fisc de reconstituer l’intégralité du chiffre d’affaires de l’entreprise en consolidant l’e-invoicing et l’e-reporting. Ainsi, l’administration pourra effectuer le rapprochement avec les déclarations de TVA. À terme, elle vise à les préremplir.
Peu à peu, les entreprises avancent vers une culture du zéro papier. La pièce comptable s’adapte tant sur le plan de son émission et de son transfert que de son stockage. L’application d’iPaidThat, déjà tournée vers le numérique, participe à ce processus et révolutionne la comptabilité et la préparation des comptes annuels.
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