Dans un souci de gouvernance et de transparence des comptes, tout type d’association a pour obligation légale de tenir une comptabilité. Pour assurer la bonne gestion de votre association, nous vous conseillons de recourir à un logiciel comptable dédié. Une question se pose alors : quelle solution de gestion comptable se révèle la plus adaptée à votre structure associative ?
Voici quelques éléments de réponse.
1 – Le logiciel de comptabilité doit se soumettre au plan comptable des associations
Bien que la loi du 1er juillet 1901 n’impose aucune disposition particulière en matière de comptabilité, certaines associations doivent, selon leur statut, leurs agréments ou encore la mise en place d’activités commerciales, fournir des explications sur leur gestion comptable.
Cela concerne plus spécifiquement :
- Les associations qui bénéficient d’une ou de plusieurs aides publiques annuelles
- Les associations qui exercent une activité commerciale et qui sont imposables
- Les organismes qui font appel à la générosité publique
- Les organismes paritaires agréés
- Les groupements sportifs
- Les groupements politiques
- Les associations de financement électoral
Ainsi, le futur logiciel de gestion comptable de votre association doit se soumettre au plan comptable associatif issu du règlement n° 2018-06 du 5 décembre 2018 relatif aux comptes annuels des personnes morales de droit privé à but non lucratif.
La solution de comptabilité que vous choisirez pour votre association doit également répondre, a minima, aux besoins suivants :
- Tenir un journal qui retrace les opérations comptables de l’association de façon chronologique
- Posséder des livres spécifiques qui reprennent les écritures comptables du journal (journaux auxiliaires et grand livre)
- Avoir un livre d’inventaire
- Établir les comptes annuels relatifs à l’activité de l’association
2 – Votre logiciel de gestion comptable doit répondre aux spécificités du milieu associatif
Il va sans dire que chaque association a des besoins spécifiques. Ainsi, pour piloter efficacement votre organisation, votre logiciel de comptabilité doit tenir compte des caractéristiques de votre association : taille, secteur d’activité, type d’imposition, assujettissement au plan comptable des associations, type de comptabilité…
Par exemple, si votre association est soumise à une comptabilité de trésorerie, un logiciel de gestion qui propose l’intégration automatique des opérations bancaires sera amplement suffisant. Il vous sera alors très simple et rapide d’enregistrer vos rentrées et sorties d’argent et de rendre compte des états financiers de l’association aux membres et adhérents.
A contrario, si votre association est régie par une comptabilité d’engagement, optez pour une solution comptable plus perfectionnée qui offre la possibilité de :
- Suivre vos encaissements
- Gérer vos flux de trésorerie
- Éditer votre liasse fiscale
- Produire des devis et factures
- Lettrer vos comptes clients
- Tenir à jour vos dossiers financeurs
- Suivre vos paiements par chèque
- Etc.
3 – Un logiciel comptable pour association doit faciliter la prise en main et l’accessibilité
Tout le monde ne possède pas des notions de comptabilité et/ou d’informatique. Ainsi, les logiciels comptables complexes aux fonctionnalités multiples peuvent s’avérer difficiles à appréhender et faire perdre du temps au trésorier de l’association.
Pour lui faciliter la tâche, nous vous conseillons de choisir un logiciel de comptabilité pour association à l’interface simplifiée et intuitive. En plus de réduire les risques d’erreurs comptables, il limite le temps passé sur les tâches contraignantes et chronophages.
Par ailleurs, la mise à disposition d’un service d’assistance comptable peut également être un plus pour les trésoriers non aguerris à la comptabilité d’associations. Le support client répondra à vos interrogations, notamment sur les fonctionnalités, votre abonnement, voire sur des questions d’ordre comptable. L’idéal est même d’opter pour un logiciel de gestion de comptabilité développé par des experts du domaine.
Dans tous les cas, avant d’intégrer cette nouvelle solution de comptabilité dans la gestion de votre association, renseignez-vous sur :
- Les supports de communication : téléphone, chat, email
- Le délai de réponse
- La qualité de l’accompagnement fourni
- La disponibilité du service client
En effet, aucun logiciel de gestion comptable n’est à l’abri des bugs ou des soucis techniques, ils ne doivent cependant pas ralentir l’activité de l’association.
4 – Logiciel comptable pour association : version gratuite ou payante
Il existe sur le marché des logiciels deux types de solutions comptables pour les associations : en version gratuite ou en version payante. Voici quelques directives pour un choix éclairé.
Les logiciels comptables associatifs gratuits sont limités dans leurs fonctionnalités. Optez pour une telle solution de gestion gratuite si votre association est très petite, que votre budget est vraiment serré, ou encore si vous êtes soumis à une comptabilité de trésorerie simplifiée.
Pour les autres associations, tournez-vous vers un logiciel de gestion comptable payant. Il existe des solutions au prix tout à fait abordable, qui proposent de multiples fonctionnalités et des services spécifiques à la comptabilité des associations. Pensez toutefois à vérifier :
- La fiabilité et la renommée de l’éditeur du logiciel de comptabilité
- La transparence et la clarté de la tarification
- La qualité du service
- La présence d’une équipe d’experts pour vous accompagner et vous conseiller
Vous l’aurez compris, le choix d’un logiciel comptable est stratégique pour une association. S’il doit dans un premier temps être adapté à la taille et à la nature de votre projet associatif, une solution de comptabilité pour associations vraiment complète vous permettra de gérer votre TVA, vos opérations commerciales, mais favorisera aussi la gestion des adhésions et la collecte de dons.
