La gestion des stocks peut rapidement devenir un cauchemar pour les TPE mal préparées ou ne disposant pas des bons outils. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, une simple feuille de calcul Excel ne suffit plus. Souvent négligés, les stocks font l’objet de mauvaises pratiques, d’un manque d’anticipation ou de suivi. Et pourtant, voici quelques-unes des raisons pour lesquelles vous devriez en faire un sujet d’attention tout particulier. Dans cet article, nous vous proposons des méthodes indispensables pour optimiser sa gestion des stocks, préserver sa trésorerie et améliorer la rentabilité de son activité.
Les incidences d’une mauvaise gestion de stocks
- Une incapacité à répondre à une forte augmentation de la demande en raison de ruptures de stock ;
- Une immobilisation des liquidités qui empêche de se réapprovisionner auprès de ses fournisseurs et fragilise la trésorerie ;
- Des erreurs dans le traitement des commandes ;
- Des retards de livraison ou des arrêts de production internes liés à des événements imprévus ;
- Insatisfaction du client ;
- Manque d’espace de stockage lors de certaines périodes d’affluence (Noël, etc.) ;
- Des surstockages en raison de mauvaises prévisions et d’une mauvaise gestion du stock dormant.
La gestion des stocks constitue un élément essentiel de la chaîne d’approvisionnement. Plusieurs critères clés sont à prendre en compte : quantité stockée, emplacement, poids, dimensions, qualité et date de péremption des produits. Une bonne gestion des stocks réduit à la fois les coûts de stockage, mais aussi les coûts de possession des marchandises.
En ayant un bon suivi de l’état de ses stocks, une entreprise est en mesure de se réapprovisionner en temps et en quantité voulus.
Voici les différents types de stocks qui nécessitent une attention particulière :
- Matières premières : matériaux nécessaires à la production de biens ;
- Produit en cours de production : qui n’a pas encore été transformé ;
- Produit fini : produit transformé qui peut être vendu tel quel ;
- Produits d’entretien, de réparation et d’exploitation : biens nécessaires à la production mais qui ne constituent pas un produit fini.
Certaines industries, dans des secteurs comme l’alimentaire ou les cosmétiques, ont dans leurs stocks de nombreux produits périssables et doivent donc en assurer un bon suivi.
La gestion de stocks, cruciale même pour les TPE
Quelle que soit la taille de l’entreprise, une mauvaise gestion des stocks entraîne des ventes perdues (ruptures de stock) et/ou des coûts inutiles suite à un stockage trop important d’articles (surstockage).
En adoptant une bonne gestion de ses stocks, une entreprise réduit non seulement le gaspillage de ses produits, mais se prémunit également contre les stocks dormants (produits qui ne s’écoulent pas, ou que très peu).
Les TPE sont d’autant plus concernées qu’elles sont rapidement exposées aux erreurs de gestion. Elles n’ont souvent pas la capacité financière de rebondir face à ces situations qui viennent mettre en péril leur activité.
La gestion des stocks, élément clé de la trésorerie d’une entreprise
L’état de santé de la trésorerie résulte ainsi d’une bonne gestion des stocks, outre les économies liées aux coûts de stockage. En effet, à compter de sa date d’achat, un produit doit être stocké avant sa vente, ce qui a pour effet d’immobiliser des liquidités de l’entreprise et d’augmenter son BFR. D’où la nécessité de se donner les moyens d’accélérer le taux de rotation des produits et de commander au plus juste.
Vous le constaterez, il y a beaucoup d’avantages à bien gérer ses stocks, mais encore faut-il pouvoir les gérer correctement. De nombreuses TPE commettent ces erreurs de manière répétée : gestion reportée, manuelle ou séparée des bons de commande clients et fournisseurs, et manque de vision stratégique.
Les 7 bénéfices d’une bonne gestion de stock :
1 Réduire les écarts liés aux vols ou aux pertes non détectés ;
2 Optimiser le réapprovisionnement des articles ;
3 Encourager le réapprovisionnement des articles à rotation élevée ;
4 Anticiper l’écoulement des articles avec une date de péremption proche ;
5 Acheter en gros pour obtenir un meilleur prix ;
6 Améliorer vos performances ;
7 Piloter votre trésorerie de façon optimale.
Plusieurs méthodes pour vous aider à mieux gérer vos stocks
-Le forecasting, aussi appelé projection de ventes, est une technique qui s’appuie sur les saisonnalités et tendances du marché, l’historique des ventes, les taux de croissance, les ventes garanties, etc. pour prédire les futurs niveaux de stocks et ainsi satisfaire la demande client à venir.
-Le point de commande indique le moment à partir duquel l’entreprise doit passer une nouvelle commande à ses fournisseurs afin d’éviter la rupture de stock. Elle ne stocke donc pas plus d’articles que nécessaire. On ne peut parler de point de commande sans évoquer le stock de sécurité : un stock d’urgence qui peut servir jusqu’au prochain réapprovisionnement.
-L’analyse ABC est une technique qui distingue les produits en fonction de leur part des ventes. Ils sont classés sous trois catégories : A, B et C. La catégorie A est la partie des stocks qui représente 80 % des ventes, ce sont donc les produits les plus vendus et la catégorie sur laquelle l’entreprise devra le plus se concentrer. La catégorie B en représente 15 %, tandis que la catégorie C en représente 5 %. Les stocks C correspondent généralement à des stocks dormants.
-La quantité économique à commander (QEC) fait référence à la quantité commandée au fournisseur pour permettre de minimiser le coût total des stocks (les coûts d’acquisition, de stockage, de passage des commandes, de transport, etc.).
Il est également important de considérer la méthode de contrôle de flux la plus appropriée pour optimiser vos envois de commandes :
-La technique du juste-à-temps (JAT) vise à réduire le risque d’inventaire excédentaire en maintenant les stocks aussi bas que possible. L’entreprise n’effectue de commande fournisseur que lorsqu’une commande client est passée.
-La méthode « First in, first out » (FIFO) ou « premier entré, premier sorti » (PEPS) concerne spécifiquement les denrées périssables. Les ventes sont basées sur la date d’acquisition du produit. Le FIFO convient à certaines catégories de produits, même les articles sans date limite de consommation (DLC). Le premier produit stocké est susceptible d’être obsolète plus rapidement, il doit donc être vendu en premier.
-La méthode « Last in, first out » (LIFO), ou « dernier entré, premier sorti » en français, est la technique inverse, puisque le but est de privilégier la vente des produits récemment achetés. Les produits achetés et stockés en dernier sont vendus aux clients en premier. Ce principe s’applique en particulier aux stocks de produits dont le prix a tendance à augmenter. C’est pourquoi les stocks les plus récents seront plus chers. Ces coûts d’acquisition élevés réduisent la part des profits, d’où l’intérêt du LIFO. S’il est à proscrire pour les produits périssables, les entreprises spécialisées dans les aliments frais peuvent néanmoins tout à fait l’utiliser.
Que faut-il retenir pour une gestion des stocks optimale ?
Vous l’aurez compris, une bonne gestion des stocks est indispensable pour améliorer la rentabilité de votre entreprise. Elle nécessite ainsi un suivi constant et une réactivité face aux imprévus. Effectuer l’ensemble de ces opérations dans un tableur Excel est impossible. De nombreuses solutions en ligne sont maintenant proposées aux entrepreneurs pour améliorer leur gestion d’entreprise et simplifier leur quotidien. La plupart de ces logiciels peuvent désormais s’interconnecter et ainsi assurer à la fois la gestion commerciale, la comptabilité… et ce grâce à l’automatisation qui réduit considérablement les erreurs.
Pour la gestion de vos stocks, une solution comme Erplain vous permet notamment de :
- Suivre vos niveaux de stock et tracer vos produits en temps réel ;
- Vous réapprovisionner automatiquement sans jamais être en rupture de stock avec des alertes automatiques ;
- Gérer vos stocks multisites et les multidevises ;
- Valoriser vos stocks et obtenir des rapports détaillés ;
- Établir une grille tarifaire pour un même produit ;
- Utiliser la fonctionnalité “stocks réservés” ;
- Accéder à une plateforme d’e-commerce pour les commandes B2B.
Par ailleurs, Erplain est complété par des intégrations comptables ou e-commerce pour vous permettre d’englober en toute simplicité une grande partie des tâches liées à votre entreprise.