Vous stockez régulièrement vos fichiers ou les remplissez sous format PDF ? Ces actions, en général manuelles, sont très fastidieuses. Il est dorénavant possible de rendre ces tâches automatiques à l’aide de logiciel OCR.
Ces systèmes de reconnaissance optique des caractères facilitent notamment la conversion des fichiers scannés, des documents en PDF ou des photos en documents modifiables.
Efficaces pour le suivi électronique des documents ou pour la gestion des factures, ces logiciels sont intéressants autant pour les professionnels que pour les particuliers.
Découvrons dans cet article comment fonctionnent les applications OCR.
Qu’est-ce qu’un logiciel OCR ?
OCR désigne Reconnaissance optique des caractères en français (ROC) ou en anglais Optical Character Recognition (OCR).
Un logiciel OCR est un logiciel qui sert à la reconnaissance optique de caractères.
En d’autres termes, il favorise la numérisation de document scanné ou imprimé pour qu’il devienne un fichier de bureau éditable ou utilisable.
Le principe d’un logiciel OCR
Avec le logiciel OCR, il est possible de créer un PDF en vue de permettre au fichier de conserver :
- Tous ses autres éléments,
- Ses images,
- Sa police de caractères,
- Sa mise en page.
Cependant, quel que soit le système d’exploitation exploité, le document ne pourra pas être ajusté. De plus, en scannant un fichier, vous avez soit un document au format JPEG ou PDF.
Ni l’un ni l’autre n’est ni utilisable ni ajustable.
Qu’est-ce qu’un moteur OCR ?
Le moteur OCR est un dispositif présent au cœur d’une application OCR.
Ce moteur OCR ou dispositif OCR est donc un mécanisme qui permet d’effectuer la lecture du contenu d’un fichier en format PDF (ou scanné) pour ensuite réaliser sa conversion en un document éditable. C’est un mécanisme qui est en mesure d’effectuer la reconnaissance automatique de textes imprimés pour la retranscription intacte du contenu en fichier électronique modifiable.
Les logiciels OCR peuvent reconnaître plusieurs formats de police de même que diverses machines à écrire ou différents caractères d’ordinateurs. Certains dispositifs peuvent même réaliser la reconnaissance d’une écriture manuscrite.
Avec iPaidThat, vous pouvez remplir les informations que vous souhaitez sur votre document. De plus, en digitalisant vos opérations comptables, vous vous simplifiez la vie. Ainsi, avec iPaidThat, vous effectuez simplement le traitement de vos factures.
Les différentes fonctions d’un logiciel OCR dans la Gestion Électronique de Documentation (GED)
Voici les principaux atouts d’un système OCR :
- Rendre facile les recherches en ce qui concerne l’archivage papier
- Gain de temps pour le contrôle de gros volumes de documents
- Modification simple des documents
- Comparaison optimale des fichiers pour vérifier de probables contradictions dans les informations
- Une meilleure disponibilité des fichiers et travaux collaboratifs plus simple
- Archivage numérique des fichiers de la société
- Automatisation des activités récurrentes
Si vous êtes un cabinet comptable, vous pouvez adopter iPaidThat pour le traitement de vos factures.
Le logiciel OCR : dédié pour la facturation
Hormis la GED, les systèmes OCR trouvent également leur importance dans la gestion des factures. Les petites et grandes sociétés peuvent notamment les exploiter pour la dématérialisation de leurs factures papiers.
Il suffit de faire le scannage des factures clients et de les sauvegarder en format numérique pour rendre automatique la saisie des écritures comptables.
N’hésitez pas à vous servir d‘iPaidThat pour la digitalisation de votre comptabilité et pour ainsi alléger vos tâches.