Tickets de caisse, facturettes, reçus de carte bancaire… Tous ces justificatifs sont à conserver minutieusement par vos collaborateurs s’ils souhaitent un remboursement de leurs frais professionnels. Pourtant, le risque de perte ou d’oubli empêche parfois l’entreprise de les prendre en charge. La numérisation des notes de frais (notes de frais dématérialisées) se présente donc comme la solution adéquate pour assurer un traitement efficace de ces documents.
Quels sont les avantages des notes de frais dématérialisées pour votre structure ? Autorisée et encouragée par la loi, la digitalisation des justificatifs est synonyme de gain de temps, de réduction des coûts, de gestion maîtrisée des dépenses, de fluidité des échanges et de démarche écologique.
Réglementation en matière de note de frais dématérialisée
La dématérialisation des notes de frais, et plus généralement des factures, participe à une réflexion globale, à l’échelle nationale et européenne, sur les avantages du numérique pour les entreprises. Le législateur voit dans la digitalisation une opportunité de simplifier la gestion administrative, d’améliorer la productivité et de réduire les risques de fraudes.
Depuis le 1er janvier 2020, le secteur public accepte uniquement les factures au format électronique.
Conditions de conservation des notes de frais au format numérique
En matière de note de frais, une première étape vers la dématérialisation a été franchie avec l’arrêté du 22 mars 2017 relatif aux modalités de numérisation des factures papier. Celui-ci fixe les conditions de conservation électronique des justificatifs reprises dans l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales.
Ainsi, les notes de frais (tickets, reçus, factures, etc.) établies sur papier peuvent être transférées sur un support numérique si la copie du justificatif se révèle conforme à l’original en image et en contenu.
Pour garantir l’intégrité du document, la loi impose :
- l’enregistrement sous fichier PDF ou PDF A/3 ;
- la certification conforme au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- une empreinte numérique ;
- la signature électronique ;
- l’horodatage interne ;
- une reproduction des couleurs à l’identique.
Valeur de la note de frais dématérialisée
L’arrêt du 23 mai 2019 confirme l’utilisation d’un document électronique en lieu et place de la version papier. L’administration fiscale et les services de l’URSSAF admettent désormais que les entreprises communiquent des justificatifs dématérialisés.
Ainsi, les notes de frais numérisées possèdent une valeur probante en cas de contrôle si la méthode de numérisation répond aux exigences du Livre des procédures fiscales. Elles doivent être conservées sur un support informatique pendant 6 ans après leur établissement sous peine de sanctions financières.
Il n’est donc plus nécessaire de stocker l’ensemble des tickets papier fournis par vos employés lors de leurs missions. La version informatique de la note suffit pour des dépenses telles que :
- les frais de restauration ;
- les frais de transport en commun à hauteur de 50 % du coût de l’abonnement ;
- les frais de déplacement entraînant l’usage du véhicule personnel à des fins professionnelles ;
- les charges d’hébergement en cas d’éloignement du salarié de plus de 50 km de son domicile ;
- les frais de représentation ;
- les dépenses occasionnées par le télétravail ;
- les achats de matériel ou de fournitures.
Les avantages de dématérialiser la note de frais pour votre entreprise
Dématérialiser les notes de frais bouscule positivement l’organisation administrative d’une entreprise. D’un point de vue pratique, la dématérialisation est associée à un gain de temps et d’argent pour votre structure. Elle simplifie le suivi et l’analyse de vos dépenses ainsi que vos échanges avec les salariés, l’expert-comptable ou encore l’administration. Enfin, elle répond à une problématique environnementale et contribue à valoriser votre image d’entreprise à impact.
Gain de temps dans le traitement des notes de frais
En 2015, l’entreprise HRS et la fondation GBTA ont réalisé une étude auprès de 533 chargés de voyage dans le monde. En moyenne, un employé met 20 minutes à compléter ses notes de frais à la suite d’un déplacement sur plusieurs jours. Dans 19 % des cas, il commet des erreurs susceptibles de lui faire perdre 18 minutes de plus.
Le processus de traitement des notes de frais au format papier est chronophage. Le salarié doit le plus souvent saisir un bordereau récapitulatif et y joindre ses reçus. Puis, la demande requiert la validation d’un ou plusieurs responsables. Le service habilité prend ensuite en charge la vérification, l’enregistrement et le remboursement des dépenses engagées par le collaborateur. Enfin, il procède à l’archivage des données.
Si des anomalies sont détectées, le temps consacré à les corriger rallonge d’autant les délais de paiement du salarié. Elles peuvent concerner :
- une erreur de saisie ;
- un document non conforme (qui ne mentionne pas la TVA, par exemple) ;
- l’oubli ou la perte d’un justificatif.
Si vous décidez d’automatiser la gestion de vos notes de frais, par l’intermédiaire d’un logiciel adapté, vous sécurisez tout votre processus administratif et gagnez du temps à chaque étape.
- Le salarié numérise ses justificatifs dès leur réception grâce à une application mobile. Les documents sont centralisés et mis à la disposition de tous les intervenants instantanément : manager, comptable, gestionnaire RH, etc.
- La récupération automatique des données importantes (montant, TVA, libellé…) facilite la saisie en comptabilité et les travaux des services administratifs.
- Les outils de contrôle du logiciel de gestion des notes de frais identifient d’éventuels problèmes de conformité. Incohérences, doublons, pièces manquantes sont signalés au dirigeant ou au gestionnaire responsable.
- Le remboursement est déclenché d’un simple clic et votre salarié est payé plus vite.
Le temps gagné sur des tâches fastidieuses est réemployé sur des missions à plus forte valeur ajoutée. La rapidité de prise en charge des dépenses satisfait le personnel et favorise un climat social apaisé. La dématérialisation des notes de frais contribue ainsi à améliorer la productivité de l’entreprise.
Réduction des coûts
Selon l’étude d’HRS et de la fondation GBTA de 2015, le coût moyen de traitement d’une note de frais s’élève à plus de 50 € et celui de correction est à peine plus bas.
Les économies potentielles liées à l’automatisation de la gestion des notes de frais s’identifient à plusieurs niveaux.
- Le gain de temps se traduit par une baisse de la part salariale consacrée à l’administration des justificatifs.
- La fin du support papier diminue les coûts de stockage et d’archivage des documents. Une partie des locaux est libérée et peut être réutilisée.
- La centralisation des informations offre une meilleure visibilité des dépenses de chacun des collaborateurs. Les dirigeants peuvent contrôler le respect de la politique de remboursement et recadrer les pratiques de certains membres du personnel le cas échéant.
Meilleure gestion des dépenses
Dématérialiser les notes de frais vous aide à suivre et analyser les dépenses de vos salariés en temps réel. Vous pouvez ainsi réaliser des reportings par nature d’opération, par employé ou par année. Vous gagnez en visibilité et effectuez vos recherches en quelques clics puisque les reçus, tickets ou factures sont stockés sur des serveurs dédiés.
Grâce à cette vision globale des notes de frais, vous pilotez au plus juste les objectifs et les missions de vos collaborateurs. L’outil simplifie la préparation de votre budget prévisionnel de trésorerie.
Enfin, le processus de numérisation des justificatifs limite la fraude et l’éventuelle falsification des pièces comptables.
Fluidité des échanges
Les notes de frais sont source d’interactions entre différents intervenants : le salarié et son responsable, les services comptabilité et RH, l’expert-comptable, l’administration fiscale et les agents de l’URSSAF.
Le logiciel de gestion des frais professionnels facilite les échanges entre l’entreprise et ses interlocuteurs.
- Les employés accèdent à l’information à partir de leur espace créé dans l’outil et suivent en direct le traitement de leur dossier.
- Vous pouvez satisfaire aux demandes de justificatifs de votre expert-comptable en lui envoyant le fichier numérique du document.
- Lors d’un contrôle sur pièces mené par l’URSSAF ou les Services des impôts, vous êtes capable de fournir les données requises au format électronique. Vous vous montrez ainsi réactif et coopérant.
Notes de frais dématérialisées : premier pas vers une démarche écologique
La digitalisation de votre entreprise est un moyen de soigner votre image et de promouvoir des valeurs sociales et environnementales. Avec la dématérialisation des notes de frais, vous réduisez votre consommation de papier. Vous amorcez ainsi une démarche écologique tout en augmentant votre rentabilité.
Gestion automatisée des notes de frais : comment ça marche ?
La solution iPaidThat en pratique
iPaidThat est un logiciel de gestion des notes de frais qui offre de nombreuses fonctionnalités :
- une application mobile pour scanner les reçus ;
- la centralisation des informations ;
- la valeur probante des justificatifs ;
- la gestion des indemnités kilométriques ;
- le suivi des remboursements en temps réel ;
- la gestion multi-société des notes de frais.
En résumé, l’application pour note de frais d’iPaidThat ne manque pas de surprise !
En plus de cela, son utilisation est collaborative, simple et intuitive. Une fois l’application web téléchargée, vous ajoutez vos employés et associés. Ces derniers reçoivent alors un lien via SMS qui leur permet de se connecter à leur espace.
Puis, ils enregistrent leurs notes de frais en prenant une photo de leurs justificatifs.
L’outil se charge d’en extraire les données principales et affiche le montant dû dans votre interface de gestion. En quelques clics, vous vérifiez, validez et remboursez votre collaborateur.
Les atouts de la technologie OCR
La solution d’iPaidThat repose sur la technologie OCR. Celle-ci permet la reconnaissance automatisée des textes imprimés et leur retranscription en fichiers numériques. Ce principe du scan intelligent contribue à réduire les erreurs de saisie et à améliorer la qualité des données.
