L’onboarding désigne l’ensemble des actions mises en place par une entreprise lors de l’intégration d’un nouvel employé. Les enjeux ? Rendre une nouvelle recrue rapidement opérationnelle et surtout lui donner envie de rester longtemps dans votre entreprise. Aujourd’hui, seulement 32% des entreprises disposent d’un processus de onboarding structuré et opérationnel. C’est peu, lorsque l’on sait que cette pratique est déterminante à la productivité d’une entreprise. Alors qu’est-ce que le onboarding et comment le mettre en place au sein de votre propre société ? iPaidThat vous décrypte en détail cette nouvelle pratique à ne pas manquer.
L’onboarding, qu’est-ce que c’est ?
L’onboarding désigne toutes les actions qu’une entreprise met en place lors de l’accueil d’une nouvelle recrue. Il est important de parler de « processus », car il s’agit d’un ensemble de pratiques, élaborées sur une période définie. Il n’existe pas de durée officielle relative à l’intégration d’un employé mais cela doit correspondre au temps nécessaire à l’adaptation totale de son nouvel environnement de travail.
Pourquoi est-ce essentiel ?
Selon une étude menée par le cabinet Deloitte, 79% des chefs d’entreprises estiment que l’élaboration d’un onboarding structuré serait une priorité urgente pour leur entreprise.
Pourquoi ? Car cela augmenterait significativement l’efficacité des nouvelles recrue et le taux de rétention des salariés. Pourtant, malgré les problématiques actuelles à dénicher les bons talents et les bonnes compétences, l’accueil des employés est souvent bâclé et les processus d’onboarding sont rares.
Pour de nombreux dirigeants d’entreprise, élaborer un parcours d’accueil de ses nouveaux employés est considéré comme une perte de temps et d’argent. Vous l’aurez compris, c’est tout l’inverse.
1. Préparer votre processus d’intégration en amont
Il est essentiel de réfléchir à un processus cadré. Réunissez l’ensemble des managers de votre entreprise, afin d’établir ensemble les différentes actions à mener. Il faut garder à l’esprit qu’un tel processus doit démarrer avant l’arrivée des nouveaux employés et non au moment venu. Une journée d’intégration, une activité commune, une formation spécifique sur votre entreprise et sur votre cœur d’activité … De nombreuses actions peu onéreuses et conviviales peuvent être menées.
2. Gardez le contact entre la signature du post et le premier jour
Bien souvent, les managers démontrent une grande attention envers la future recrue… Jusqu’au moment où le contrat est signé.
En agissant ainsi, le candidat peut se sentir délaissé et revenir sur sa décision, trouvant une autre entreprise plus à l’écoute. Gardez à l’esprit que si un profil vous a séduit, vous n’êtes probablement pas la seule entreprise à être intéressée !
Ainsi, ne négligez pas la période d’attente entre la signature du contrat et le premier jour. Contact téléphonique, échanges de mails, rencontres, veillez à toujours garder un lien étroit avec votre recrue. Tenez-le informé des actualités de votre entreprise, invitez-le sur vos réseaux sociaux, proposez-lui de vous rendre visite, etc.
Phase 3 : Chouchoutez-le dès son premier jour !
Le premier jour de travail est un moment déterminant pour le futur de votre collaboration.
Cette journée est bien souvent source de stress pour votre nouvel employé. Afin de la rendre la plus agréable possible, démontrez-lui l’importance de son arrivée pour vous et ses futurs collaborateurs.
Voici quelques étapes simples et peu onéreuses que vous pouvez mettre en place au sein de votre entreprise, en les adaptant à votre activité et à la taille de votre structure :
– L’accueil des RH
Le service Ressources Humaines représente souvent la porte d’entrée de votre entreprise. Il est en charge de valider l’aspect administratif de l’embauche. En cas d’imprévu, il est important que l’aspect légal soit méticuleusement mené : signature du contrat de travail, élaboration d’une clause de confidentialité, présentation de votre règlement intérieur, assurances, tickets restaurants, etc. Pour simplifier cette étape administrative et offrir une expérience digitale et moderne aux nouveaux collaborateurs, vous pouvez intégrer une solution de signature électronique dans vos processus pour faire signer en ligne tous ces documents et contrats d’onboarding.
– La visite de l’entreprise
Une fois l’aspect administratif et légal achevé, le manager de la nouvelle recrue prend le relais, afin de lui présenter son poste de travail, lui faire visiter l’entreprise, l’ensemble des services mis à sa disposition, etc.
Chez iPaidThat, nous bénéficions d’un espace de travail dans les locaux de Wework. Lorsque nous accueillons un nouvel employé dans notre entreprise, nous lui faisons découvrir l’espace de coworking dans son ensemble, les différents services auxquels il aura accès, sans oublier les espaces de détente mis à sa disposition.
– La présentation du reste de l’équipe
Le nouvel employé devra ensuite faire la connaissance de ses nouveaux collaborateurs. Dans la mesure du possible, présentez-lui le maximum d’interlocuteur. Par la suite, il aura beaucoup plus de facilité à identifier quelle personne pourra lui venir en aide dans son activité.
Il est important de savoir briser la glace et de familiariser une nouvelle tête avec l’ensemble de l’équipe. Dans un premier temps, pensez à rappeler aux membres de votre entreprise la date et l’heure d’arrivée de leur nouveau collaborateur, afin que son arrivée ne soit pas une surprise. Enfin, invitez-le à déjeuner ensemble, afin de faire connaissance et créer des liens d’affinités. Gardez à l’esprit qu’une équipe soudée est capitale dans le développement de votre activité.
– L’entretien avec le dirigeant
Un discours ou tout simplement un échange entre le dirigeant de votre entreprise et votre nouvel employé est essentiel. Cela peut prendre différentes formes, telles qu’une discussion autour d’un thème, un repas de bienvenu, un petit déjeuner organisé, etc.
Chez iPaidThat, nous mettons un point d’honneur à accueillir nos nouveaux employés autours d’un repas ou d’un petit déjeuner.
– La phase d’installation
Le but est qu’il prenne ses marques le plus rapidement possible. Si vous attendez l’arrivée de votre nouvel employé pour lancer une demande de création de comptes d’accès aux logiciels auprès de votre équipe IT, vous risquez de perdre un temps considérable (parfois plusieurs jours). Un lapse de temps durant lequel votre nouveau collaborateur ne pourra bêtement pas exercer son activité !
Assurez-vous donc que tout ce dont il aura besoin pour démarrer est opérationnel : un ordinateur prêt à être utilisé, la création de sessions pour vos logiciels de travail, l’ouverture d’une nouvelle boîte mail, etc.
Les petites attentions nominatives sont toujours les bienvenues dans ce processus de familiarisation avec le nouveau poste de travail : Un carnet de notes et des stylos au nom de votre entreprise, quelques goodies, de la documentation sur vos précédents projets, etc.
– Le suivi post embauche
De nombreuses entreprises ont mis en place une procédure de suivi post embauche, permettant de suivre l’évolution et l’épanouissement de l’employé Cela peut consister en l’élaboration d’un questionnaire de satisfaction, d’une demande de feedback, d’un rendez-vous régulier avec le manager, etc.
Bien que souvent considéré comme une perte de temps et d’argent, le onboarding représente en réalité un coût financier et humain relativement faible. Les entreprises ont souvent l’impression de soigner l’arrivée de ses nouvelles recrues, mais cette phase de familiarisation demande une grande attention. Plus votre recrue sera rapidement intégrée, plus elle sera rapidement opérationnelle et restera longtemps dans votre entreprise. Alors n’hésitez plus et structurez votre onboarding dès maintenant !