La valeur probante & iPaidThat

iPaidThat & l'archivage à valeur probante

iPaidThat a toujours eu la volonté d’offrir à ses clients un service simple et de qualité répondant aux exigences de l’état ainsi qu’aux exigences de ses utilisateurs. Dans ce cadre, iPaidThat vous permet de donner valeur probante à vos pièces comptables.

Le cadre légal des pièces comptables

Avant 2016, la loi qui s’appliquait en ce qui concerne l’archivage des documents comptables était défini par l’article 102-B-2 du livre des procédures fiscales. 

Cette loi estimait que, jusqu’à la fin de la période fiscale (6 ans pour le format papier, 3 ans pour le format numérique), les pièces devaient être archivées dans leur format d’origine. Une facture papier devait donc être conservée 6 ans, malgré le fait qu’elle ait été digitalisée.

L’article 16 de loi de finance du 29 décembre 2016 est venu assouplir les règles fiscales en ce qui concerne la conservation des justificatifs comptables. Le but de cette simplification étant de permettre aux entreprises de conserver au format digital les factures qu’ils auront établies ou reçues.

Grâce à cette loi, si certaines conditions sont réunies, une facture initialement au format papier, qui aurait été numérisée, peut avoir une valeur d’original. Le justificatif papier peut donc être perdu ou jeté.

Définition de la valeur probante

L’archivage à valeur probante définit l’ensemble des règles et mesures mises en place pour s’assurer de l’intégrité des factures au format digital. 

La loi anti-fraude définit ainsi le cadre légal de ces factures. L’objectif principal est de répondre à la question (légitime) qui pourrait survenir : “Comment m’assurer qu’il ne s’agit pas d’un faux document ?”

Les trois grands principes de l'archivage à valeur probante

Il est établi que l’archivage à valeur probante doit répondre à trois grands principes que sont l’authenticité, l’intégrité et l'intelligibilité d’un document.

Authenticité du document

Il s’agit ici de créer un système permettant d’assurer à l’administration fiscale que le document est bien ce qu’il est censé être. 

Un des éléments centraux est l’horodatage: il s’agit d’un système électronique permettant de retracer l’heure à laquelle un document a été validé. Le document doit également être “scellé”. Le but de cette authenticité est, au final, d’éviter la fraude.

Intégrité du document

Ce volet doit permettre aux membres de l’administration fiscale, lors d’un contrôle, d’être sûrs et certains qu’un document n’a pas été altéré après sa validation par le système. 

Pour s’en assurer, l'archivage à valeur probante :

• Stocke des données privées (exemple: fichier FEC)

• Utilise des technologies de stockage dédiées dites “non-réinscriptible”

• Assure la confidentialité (authentification forte)

• Assure la traçabilité des consultations des documents

Intelligibilité du document

Il s’agit ici de garantir la lecture dans le temps de ces documents, en utilisant des formats standards (TIFF / PDF).

Pour qu’un document puisse être considéré comme à valeur probante, il doit être conservé dans un coffre fort électronique, assurant la pérennité et la traçabilité de ces pièces.

La signature électronique devra être apposée sur le document après la conversion. En effet, la conversion pourrait casser la signature.

L'archivage des pièces comptables sur iPaidThat

L’archivage des factures présentes sur iPaidThat est en parfaite conformité avec le cadre légal. 

Tout reçu papier ou facture numérisée grâce à notre application mobile sera traité dans un processus cadré par la loi. L’ensemble de ce procédé est défini dans la norme AFNOR NF Z 42-026.
Les factures et reçus pris en photo avec l’appli mobile iPaidThat sont stockées dans le système d’archivage électronique (SAE), lui même répondant aux critères de certification de la norme AFNOR NF Z 42-013 (en savoir plus)

Afin de s’assurer de la conformité de l’ensemble de ce processus, iPaidThat s’est associé à CertEurope, tiers de confiance reconnu. 

CertEurope est aujourd’hui considéré comme la première autorité de certification en France.

Grâce à iPaidThat, il vous sera donc possible de perdre ou de jeter un document papier, après qu’il ait été pris en photo grâce à notre application mobile.

Opposabilité : 

Les factures et reçus pris en photo avec l’appli mobile d’iPaidThat sont stockées dans le système d’archivage électronique (SAE). Elles sont donc archivables à l’URSSAF ainsi qu’au FISC. Les marqueurs de cet archivage sont disponibles sur vos documents.

Ces justificatifs sont donc tout-à-fait opposables lors d’un contrôle fiscal.

Vous pouvez retrouver sur iPaidThat à tout moment la preuve de cette archivage à valeur probante sur vos documents comptables en téléchargeant puis en ouvrant un document avec une solution comme Adobe Reader. Comme le montre cette capture d’écran, le document a donc un certificat qui lui est imposé permettant de justifier la validité du document.

Quel est l’intérêt de la valeur probante et de la digitalisation des pièces comptables ?

Se libérer des désavantages du papier

L’intérêt premier de la valeur probante est de vous libérer de l’obligation de conserver vos reçus papier.L’exemple le plus parlant reste celui des notes de frais et des tickets de caisse. 

Prenons l’exemple simple d’un ticket de caisse et des désavantages que sa version papier entraîne :

• L’impression et les écritures d’un ticket s’effacent rapidement et rendent la pièce nulle car elle devient inintelligible. Généralement on estime qu’après 2 mois les écritures sur un ticket s’effacent complètement. 

• Les tickets sont difficilement stockables. En effet le format et le nombre croissant de tickets de caisse rendent leur stockage très difficile à l’inverse d’une version numérique. 

• Allant de paire avec la difficulté de stockage des notes de frais, il est alors très simple de perdre l’un des tickets de caisse que vous devez conserver comme preuve de votre note de frais. 

• La digitalisation des notes de frais permet un gros gain de temps dans le traitement puis la saisie de ces notes. 

• La digitalisation et la numérisation de ce type de pièce permet de grandement réduire le risque d’erreur (saisie, archivage, stockage, lisibilité, intervention humaine …) 

Grâce à la valeur probante, après une simple photo du ticket, vous pouvez oublier tous ces problématiques.

Une simplification de la gestion des notes de frais

L’autre avantage de disposer des notes de frais sous format digital est lié à la simplification de gestion. La possible perte des tickets et plus globalement des notes de frais évoqué précédemment complexifie la gestion comptable des notes de frais. Il devient alors difficile de gérer le remboursement des collaborateurs au sein d’une entreprise.

La version digitalisée via la prise en photo des notes de frais permet d’éviter cet écueil. 

L’application mobile d’iPaidThat permet de stocker les notes de frais de manière légale mais également d’extraire l’ensemble des informations clés sur un ticket de caisse par exemple. 

En utilisant un système d’extraction de données et de gestion complète des notes de frais, comme c’est le cas sur iPaidThat, vous êtes également averti en un clin d’oeil sur les pièces que vous avez :

• A valider: s’assurer que la dépense doit bel et bien être remboursée par l’entreprise
• A rembourser: verser à l’employé / associé le montant avancé dans le cadre de la mission

Voici un exemple simple mais d’une très grande praticité au quotidien pour la gestion des notes de frais. Voilà pourquoi l’archivage à valeur probante et l’archivage que propose iPaidThat représente une réelle opportunité pour toutes les entreprises.

Si vous voulez tester dès maintenant iPaidThat et découvrir une solution pour collecter automatiquement l’ensemble de vos factures, vous pouvez vous inscrire via ce lien

Escrito por Clovis

9 juin 2020