L’obligation de la dématérialisation des factures n’est plus une option ! Dans le cadre de sa politique de transition numérique, le gouvernement a décidé d’instaurer la facturation électronique obligatoire dès 2024.
Mise en œuvre avec succès par plusieurs de pays européens, dont l’Italie ; cette réforme fiscale constitue un point marquant de la politique d’accélération de la transition numérique poursuivie par le gouvernement français.
Vous découvrirez dans cet article tout ce que vous devriez savoir sur la dématérialisation de vos factures et comment introduire ce nouveau dispositif grâce à un logiciel adapté. Plus spécifiquement concernant la Factur-X.
Les entreprises sont tenues, depuis le 1er janvier 2020, d’envoyer leurs factures à destination du secteur public au format électronique. Ensuite, ce sont les échanges entre toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France qui ont dû se conformer à cette obligation selon la loi de finances 2020.
Par la suite, nous assistons depuis l’ordonnance du 15 septembre 2021 à la généralisation de la facturation électronique avec, notamment, une implication spécifique des sociétés BtoB du secteur privé.
E-facturation : pourquoi la dématérialisation des factures ?
Les atouts principaux de la dématérialisation des factures sont la sécurité, la simplicité et l’efficacité du traitement des documents.
Grâce à la mise en place de ce dispositif, l’administration fiscale peut contrôler et tracer l’intégralité des factures en toute sécurité via la détection des fraudes. C’est le cas par exemple en matière de TVA.
À terme, la généralisation de la facture électronique a pour objectif de simplifier l’obligation déclarative en matière de TVA aux entreprises qui y sont assujetties. Le pré-remplissage des déclarations facilitera ce processus.
La facturation électronique a également pour but de simplifier le quotidien des entreprises en fluidifiant leurs échanges et en renforçant leur compétitivité via l’assouplissement des charges administratives et la diminution des délais fournisseurs.
Enfin, l’e-facturation va, globalement, permettre aux entreprises de connaître leur activité en temps réel par le moyen d’un suivi efficace et digitalisé.
À quand l’imposition de ce nouveau dispositif ?
Ce nouveau dispositif issu de l’ordonnance du 15 septembre 2021 va se déployer progressivement à partir de 2024 en prenant compte la taille des entreprises.
Les obligations de facturation électronique seront introduites à compter :
- du 1er juillet 2024, en réception, à l’ensemble des assujettis ;
- du 1er juillet 2024, en transmission, aux grandes entreprises ;
- du 1er janvier 2025 aux entreprises de taille intermédiaire ;
- du 1er janvier 2026 aux petites et moyennes entreprises et micro-entreprises.
Note : La date butoir du 1er juillet 2024 pour que les entreprises émettent et reçoivent des factures électroniques est repoussée. Une nouvelle date sera déterminée dans la loi de finances 2024.
Comment procéder à la déclaration d’une facture électronique ?
Pour remplir leurs obligations en matière de déclaration de facturation dématérialisée, les dirigeants ont la possibilité d’opter pour l’une de ces deux solutions : PPF ou PDP.
Portail Public de Facturation : Chorus Pro
Le recours direct au portail public de facturation (qui s’appuie sur la plateforme Chorus Pro) est l’une des possibilités qu’ont les dirigeants d’entreprise. Cette plateforme assure déjà l’échange dématérialisé des factures du secteur public et est la solution mutualisée de facturation mise en place pour tous les fournisseurs. Qu’il s’agisse de la sphère privée ou publique (État, collectivités territoriales, …), tout a été organisé dans le but de répondre aux obligations légales en matière d’e-facturation.
Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
Les chefs d’entreprises peuvent aussi, s’ils le souhaitent, recourir à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (de l’Administration), aussi dite Opérateur de Dématérialisation (OD).
Pour cela, ces opérateurs doivent être immatriculés auprès de l’administration fiscale pour une durée renouvelable de trois ans.
iPaidThat : PDP ?
iPaidThat est candidat pour devenir une plateforme de dématérialisation partenaire. À travers ses API, notre suite logicielle offre un service à valeur ajoutée aux entreprises dans la gestion de la comptabilité, et ce, au quotidien : pour les factures, les devis, les notes de frais, les relances, les paiements, etc.
Contrairement à Chorus Pro qui est uniquement un outil de facturation, iPaidThat soutient la gestion pré-comptable et financière des entrepreneurs et des experts-comptables. De façon complète et adaptée, nos robots vous font gagner du temps sereinement et facilement.
Dématérialisation des factures : les différents types
Les factures électroniques au format structuré
Contrairement aux factures au format non structuré (comme le PDF ou le JPEG), qui ne seront plus acceptées à partir de la mise en application de l’ordonnance, les factures au format structuré suivent les normes EDI – ou Échange de Données Informatisé.
Les données de ces factures électroniques sont collectées de manière harmonieuse afin de répondre aux exigences de l’administration fiscale.
Les factures électroniques au format mixte
Les factures au format mixte sont au format PDF, mais elles sont dotées d’informations structurées et elles sont automatisées de manière à pouvoir être lues ou comprises par une machine.
Développée par des entrepreneurs pour des entrepreneurs, notre suite logicielle est en accord avec les normes officielles de ce nouveau dispositif. Elle respecte aussi parfaitement celles des fichiers PDF certifiés à valeur probante. Grâce à l’insertion d’une signature électronique indétectable sur chaque document comptable, les fichiers sur notre espace numérique Cloud restent inaltérables.
C’est le cas de la Factur-X, qui fait référence à un standard de facture électronique à la fois visible par l’Homme (format PDF/A3) et lisible par la machine (format XML).
En quoi consiste la Factur-X ?
Il est possible de continuer à utiliser une solution de facturation habituelle, puis de convertir les factures en passant d’un document PDF à une Factur-X via une plateforme de dématérialisation privée telle qu’iPaidThat.
Une Factur-X est constituée d’un fichier PDF/A3 et d’un fichier XML. Le langage XML, soit Xtensible Markup Language, désigne un langage informatique utilisé pour faciliter les échanges d’informations sur Internet. Ce langage de description a pour mission de formaliser des données textuelles. On peut dire qu’il s’agit d’une version améliorée du langage HTML avec la création illimitée de nouvelles balises.
Les documents au format Factur-X sont déposés dans la plateforme et les données sont automatiquement récupérées dans le document XML. Ces données sont, par la même occasion, facilement exploitées grâce au format PDF.
Vous souhaitez davantage d’informations sur la dématérialisation des factures ? Nous vous invitons à consulter notre article sur l’intégration de la Factur-X dans votre entreprise.
