La gestion de factures est l’un des piliers essentiels de l’activité d’une entreprise, aussi bien pour les auto-entrepreneurs que pour les PME.
Gérer son entreprise n’est pas une opération simple et nécessite un savant mélange d’humain et d’automatisme. Par votre expertise, vous allez apporter la touche humaine à votre entreprise et rendre l’expérience client unique et personnalisée. Et grâce à l’automatisation, vous serez soutenu dans les différents processus de votre activité, dont la facturation.
Un logiciel de facturation vous accompagne en effet au quotidien dans votre gestion commerciale, et ceci, en toute sérénité. De l’émission de vos devis et factures à la gestion de vos relances, nous allons répondre dans cet article à toutes les interrogations d’entrepreneurs relatives à la gestion de la facturation.
En quoi consiste la gestion de facture ?
Dans le cadre des échanges avec vos fournisseurs et vos clients, la facture matérialise la transaction financière relative à la vente de biens et services au sein de votre entreprise. Elle constitue une pièce justificative phare en matière de comptabilité et de fiscalité et c’est grâce à elle que vous allez régler vos fournisseurs et serez payé par vos clients.
Les factures fournisseurs prouvent les opérations d’achats entre vos différents fournisseurs et votre entreprise. Elles font partie des pièces comptables que votre outil de gestion doit enregistrer.
Les devis et factures matérialisent les transactions avec vos clients. Le devis est transmis à votre prospect/client au début de la relation commerciale. Il reprend les prestations et marchandises discutées, les conditions de livraison et de règlement préalablement négociées avec votre vis-à-vis…
Conformément au site du ministère de l’Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique, le devis doit comporter au minimum :
- la date du devis,
- le nom et l’adresse de la société ou du client,
- la date de début et la durée de la prestation, dans le cas de travaux,
- le décompte détaillé de chaque prestation et produit, en quantité et en prix unitaire,
- le prix de la main-d’œuvre, le cas échéant,
- les frais de déplacement, le cas échéant,
- la somme globale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC).
Un devis ne peut être considéré par la loi comme document officiel de la transaction qu’une fois signé avec la mention « bon pour accord » ou « bon pour travaux » et transformé en contrat.
Contrairement au devis, la facture client est une pièce de votre comptabilité qui vient à la fin du processus commercial pour valider la vente effectuée. Il s’agit de la preuve tangible que la prestation a bien été accomplie ou la marchandise bien transmise.
Quelles sont les mentions légales relatives à une facture ?
En France, le ministère de l’Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique a établi la liste des obligations relatives à l’émission d’une facture, parmi lesquelles :
- être rédigée en langue française ;
- être établie en deux exemplaires, dont l’original est pour le client ;
- comporter un certain nombre de mentions obligatoires telles que :
| 1. la date d’émission de la facture |
| 2. un numéro unique pour chaque facture (séquence chronologique et continue) |
| 3. la date de la vente ou de la prestation de service |
| 4. l’identité du vendeur ou du prestataire de services |
| 5. l’identité de l’acheteur ou du client |
| 6. le numéro du bon de commande |
| 7. le numéro d’identification à la TVA |
| 8. la désignation et le décompte des produits et services rendus |
| 10. le prix catalogue |
| 11. le taux de TVA légalement applicable |
| 12. l’éventuelle réduction de prix |
| 13. la somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) |
| 14. l’adresse de facturation |
| 15. l’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans pour certains biens |
- comporter obligatoirement les informations sur le paiement :
| 1. les délais de paiement |
| 2. les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé |
| 3. les taux de pénalités en cas de non-paiement ou de retard de paiement (40 €) |
La liste est entièrement détaillée en ligne sur le site du ministère.
Par ailleurs, l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 généralise la facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA. Le déploiement sera progressif entre 2024 et 2026 dans le but de permettre aux entreprises de s’approprier ces nouvelles obligations dans les meilleures conditions :
- à compter du 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
- à compter du 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire ;
- à compter du 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises, auto et micro-entreprises.
En revanche, dans le cadre des marchés publics, la facturation électronique est obligatoire pour les entreprises depuis le 1er janvier 2020.
Note : La date butoir du 1er juillet 2024 pour que les entreprises émettent et reçoivent des factures électroniques est repoussée. Une nouvelle date sera déterminée dans la loi de finances 2024.
En effet, selon une étude PwC réalisée en partenariat avec la DFCG (Association nationale des directeurs financiers et de contrôle de gestion) relative aux priorités 2019 des Directions financières, la dématérialisation des cycles clients et fournisseurs, entamée depuis quelques années, reste une priorité pour 60 % des Directions financières.
Pour en savoir plus, consultez notre article
Quant aux délais de conservation, les factures doivent être conservées dans votre comptabilité sous format papier ou électronique pendant dix ans en leur qualité de pièces comptables.
Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?
Pour une centralisation des données et une garantie quant à l’unicité de chaque information, l’utilisation d’un logiciel de facturation est aujourd’hui indispensable et largement conseillée pour la gestion d’entreprise.
Utiliser un tableur Excel peut engendrer une perte de temps considérable en plus d’une prise de risque non négligeable. En effet, vous devrez dans ce cas :
- assurer la création de vos devis et factures clients et fournisseurs,
- vous assurer que toutes les mentions légales sont bien mentionnées et suivre leurs éventuelles mises à jour,
- gérer manuellement le paiement de vos factures ainsi que les éventuels retards et impayés y afférents,
- intégrer manuellement les dates de facturation et vous assurer de l’unicité de chaque facture et du respect du séquencement chronologique et continu…
Un logiciel de gestion commerciale permet aux entreprises de respecter toutes les obligations légales et de sécuriser leurs transactions. Cet outil, enfin, permet une communication en ligne en toute transparence et aisance avec votre expert-comptable.
Mais concrètement, quelles sont les fonctionnalités des solutions de gestion de factures ?
La collecte automatique des factures
Un outil de gestion de la facturation récupère vos factures automatiquement à partir de vos emails et de vos espaces clients (Amazon, OVH, Orange…).
L’une des autres fonctionnalités principales est la détection automatique : grâce à l’OCR (Optical Character Recognition), les informations importantes relatives à vos factures (montant, TVA…) sont détectées et ensuite saisies dans la solution de gestion comptable. Ceci est indéniablement un gain un temps précieux vous permettant de maintenir le cap face à une situation économique de plus en plus instable et de vous concentrer sur vos actions commerciales ou sur vos contraintes liées à l’exploitation.
La gestion des devis et factures
Les éditeurs de factures en ligne vous permettent de concevoir et d’envoyer les devis à vos prospects et les factures à vos clients en toute simplicité.
Grâce à une base de données clients et produits que vous aurez préenregistrée dans le logiciel de gestion de facturation, l’édition de vos documents est intuitive et rapide ; vous avez également la possibilité de les personnaliser à votre image (couleur, logo, format…) en quelques clics.
L’envoi de vos factures est ensuite effectué en temps et en heure grâce à un outil de programmation intégré.
Enfin, l’intégration de vos factures à votre outil CRM est disponible grâce à une compatibilité avec la plupart des CRM existants (Zoho invoice, Prestashop, Sellsy…).
Le suivi de votre activité commerciale
Élément essentiel de votre entreprise, le chiffre d’affaires est la somme des totaux hors taxes de toutes les factures établies par votre comptable. Les outils de facturation peuvent vous permettre la création de tableaux de bord simplifiés et le suivi de l’évolution de votre activité de façon périodique : mensuelle, trimestrielle ou annuelle en fonction de vos besoins.
Les informations collectées sont par exemple le chiffre d’affaires facturé, le chiffre d’affaires encaissé, les délais de paiement moyens…, et participent à donner une image globale de l’activité.
Le règlement et le paiement de vos factures
Grâce à un suivi en temps réel, l’outil de facturation vous permet d’identifier l’ensemble des factures à votre charge et de les payer en toute simplicité.
En amont, vous allez renseigner les modes de règlement de votre document de facturation. Le logiciel peut vous proposer les modes de règlement suivants :
- virement bancaire,
- carte bancaire,
- espèces,
- LCR : lettre de change relevé,
- prélèvement,
- PayPal,
- chèque…
Pour chacun de vos clients, vous avez la possibilité d’attribuer un mode de règlement par défaut qui sera automatiquement sélectionné lors de la création du document de facturation. L’outil vous donne la possibilité de modifier ce mode de règlement lors d’un besoin spécifique émis par votre relation.
À l’échéance de la facture, vous êtes alerté de l’arrivée imminente de la date de règlement et vous pouvez alors effectuer le paiement.
Pour une vue d’ensemble de votre activité, vous avez ensuite la possibilité de suivre le statut de chacune de vos transactions en un clin d’œil : en cours, échoué, effectué… et de consulter l’historique de tous les virements effectués par votre entreprise.
Chez iPaidThat, la sécurité est notre priorité ; en effet, notre infrastructure de paiement est accréditée par l’ACPR – l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution –, via la Banque de France. Cet organisme assure à l’ensemble du secteur financier le contrôle du respect des dispositifs de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme ainsi que la protection de la clientèle.
Le suivi de votre facturation
L’une des étapes les plus délicates dans votre gestion des factures est le suivi de la facturation. En effet, ayant un impact direct sur votre trésorerie, une facture payée en retard n’est appréciée ni par votre banquier ni par vous, gérant de votre TPE/PME. Raison pour laquelle un logiciel de facturation permet un suivi de vos factures et va les répertorier en fonction :
- du type de facture : facture d’achat ou de vente,
- du statut : validé, à traiter, à associer, échoué, …
- du montant,
- de la date d’émission,
- de la date d’échéance,
- des clients et des fournisseurs…
Ce suivi vous permet de répondre à toutes les requêtes éventuelles au sein de votre équipe (comptable, trésorier, commercial…), et à celles émises par vos prestataires (banquier, expert-comptable, contrôleur…).
Grâce à la date d’échéance, vous pouvez également effectuer des relances en cas de retard de paiement. Pour cela, en fonction du nombre de jours de retard que vous aurez préalablement paramétré dans le logiciel de gestion, des relances écrites peuvent être automatiquement transmises au client.
Les relances écrites sont :
∙ Une première lettre de relance : elle constitue la première étape du recouvrement à l’amiable de votre créance. Vous rappelez ainsi à votre client que le délai de paiement de votre facture est dépassé et qu’il doit donc procéder au règlement de sa dette. Dans le cas où un recouvrement judiciaire serait nécessaire, cette première lettre de relance vous permettra de démontrer votre bonne foi au tribunal. Idéalement, elle doit comporter les éléments suivants : l’identité du créancier, l’adresse du débiteur, le numéro et la date de la facture impayée, son montant (y compris éventuellement les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de recouvrement), la date d’échéance de la facture concernée. Elle doit clairement expliciter la demande de paiement dans les plus brefs délais.
∙ Si votre client ne procède toujours pas au paiement de la créance, une deuxième lettre de relance peut lui être envoyée. Il est à noter que ces relances peuvent tout à fait être appuyées par des appels téléphoniques ou des messages électroniques pour l’accélération du paiement.
∙ Enfin, si la facture n’est toujours pas réglée, une lettre mise en demeure, qui nécessite un certain formalisme, peut être envisagée.
Les logiciels de gestion de la facturation permettent en général de préenregistrer les lettres de relance (première, deuxième ou énième en fonction de votre processus interne), ainsi que la mise en demeure dans votre base de données et de les envoyer automatiquement en fonction du nombre de jours de retard. Nous préconisons en revanche que la lettre de mise en demeure soit envoyée manuellement, car elle revêt un caractère judiciaire.
Si vous souhaitez davantage d’informations à ce sujet, nous vous invitons à consulter notre article ayant trait à la relance des impayés.