La manière dont les cabinets d’expertise comptable vont s’en sortir avec une crise sanitaire, en pleine période fiscale, pourrait bien dépendre de leur état d’avancement en matière d’automatisation et de travail collaboratif pour effectuer leur gestion comptable. Les experts-comptables sont confrontés aux risques liés au coronavirus comme toutes les entreprises qui accueillent du public. Cette situation les oblige à réfléchir à la mise en place de mesures exceptionnelles pour la santé de leurs collaborateurs et de leurs clients.
Paradoxalement, la crise sanitaire risque, en plus, d’avoir un effet d’accélérateur dans les cabinets les moins avancés. Car, comme le rappelle Laurent Benoudiz, président du CROEC de Paris IDF,« pour les cabinets de comptabilité et gestion bien avancés, la perte de productivité sera faible dès lors que les collaborateurs peuvent travailler de chez eux ».
La crise du coronavirus a lieu en pleine période fiscale, le pire moment pour les comptables et les experts-comptables. Toutes les entreprises sont touchées et il faut, en plus, les accompagner. C’est une charge de travail supplémentaire dont beaucoup de cabinets se seraient bien passés.
Retour sur l’organisation des cabinets et sur l’automatisation qui permet aux cabinets de maintenir une activité, et d’accompagner leurs clients à travers cette crise inédite.
L’organisation du cabinet lorsque le travail collaboratif est possible
« Il n’y a pas d’obligation de fermer le cabinet, et les cabinets d’expertise comptable ne font pas partie de la liste fournie samedi soir par le Premier ministre » précise Charles-René Tandé. Il est toutefois du devoir des experts-comptables de « veiller à la sécurité des collaborateurs et de mettre en place des mesures adaptées pour éviter les contacts entre collaborateurs ». Il s’agit de travailler dans des bureaux séparés, de limiter les réunions et de favoriser les contacts à distance avec les clients.
C’est la situation des cabinets les mieux équipés pour le travail collaboratif. L’accès est possible grâce aux serveurs distants en mobilité, et ils restent efficaces malgré la crise sanitaire.
« Tout est accessible à distance, les pièces comptables sont numérisées par les clients, les extraits de compte sont récupérés automatiquement etc. »
Dans ce cas, « le lieu de travail des collaborateurs n’a pas d’importance, et même les rendez-vous physiques ne sont pas nécessaires ». Tout peut se faire à distance, et le cabinet d’expertise comptable est relativement peu impacté par la crise sanitaire. Il continue d’accompagner ses clients à distance et peut avancer dans ses travaux habituels.
L’organisation du cabinet qui n’a jamais mis en place le télétravail
C’est pour les cabinets d’expertise comptable qui ne sont pas structurés pour le télétravail que tout se complique.
« La crise actuelle n’est pas compatible avec l’organisation classique des cabinets qui nécessite pas mal de contacts humains et une présence physique dans les locaux ».
Ces cabinets devront ainsi limiter les déplacements chez les clients pour récupérer les pièces comptables (factures et autres preuves fiscales), anticiper les éventuels problèmes de distribution du courrier.
Ils doivent aussi gérer les relations avec les collaborateurs et leur éventuel absentéisme, lié par exemple à la fermeture des écoles. Pour s’en sortir en période fiscale, ces cabinets vont devoir repousser le traitement de la comptabilité à plus tard voire même certains bilans qui pourront toujours être déposés après les délais.
Ces cabinets peuvent se retrouver dans une situation exceptionnelle, incapables de produire les livrables habituels dans les délais. Et ce n’est pas seulement parce qu’ils ne peuvent peut-être pas travailler normalement, c’est aussi parce que leurs clients ne peuvent pas leur fournir les pièces comptables indispensables. Ils doivent se concentrer sur l’accompagnement de leurs clients dans la crise. Il s’agit de les aider pour les urgences dans ces moments difficiles.
L’important, désormais, est de faire des demandes d’activité partielle, de décaler les échéances et les emprunts bancaires des clients en difficulté. Pour la majorité des clients des experts-comptables, le reste peut attendre les mois d’avril et mai, au cours desquels il deviendra à nouveau possible de rattraper son retard. Dans un tel cas, il faudra probablement passer en mode comptabilité d’hier.
Gérer le cabinet comme une entreprise : utiliser les dispositifs mis en place
Les mesures exceptionnelles qui sont mises en place peuvent durer. Personne ne sait combien de temps sera nécessaire pour limiter la propagation du virus. L’absence de visibilité oblige à mettre en place des mesures de précaution, et à hiérarchiser les priorités.
Cela ne doit pas empêcher ses confrères et consœurs de penser aussi à leur cabinet en utilisant le dispositif d’activité partielle, le décalage de trésorerie, pour faire face à l’absence de visibilité actuelle.
Il s’agit de mieux utiliser les nouveaux outils pour être en communication avec nos clients, sans devoir être présent physiquement pour gérer leurs comptes. Ce sera une des leçons de cette crise. Les clients doivent sentir que l’expert-comptable est présent, à leurs côtés, même s’il n’est pas situé dans la même pièce qu’eux.