2020 est l’année de la facturation à 100 % numérique ! Depuis 2017, nous avons pu constater, dans nos institutions professionnelles, que le système de facturation français prenait un nouveau tournant.
Aujourd’hui, la norme n’est plus à une version papier de ladite facture, mais bel et bien à sa version dématérialisée. Quelles sont les obligations en 2020 pour les entreprises face à la dématérialisation des factures ? Qu’est-ce que ça va changer concrètement dans la gestion quotidienne de votre entreprise ? On vous éclaire sur la dématérialisation des factures.
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1. Les principales règles et obligations liées à la dématérialisation des factures
Depuis la loi Macron du 6 août 2015, les entreprises privées ont le droit d’accepter la réception de factures sous un format dit électronique, éditées par d’autres entreprises privées.
Au même titre que pour les marchés publics, cette pratique s’est avérée devenir obligatoire pour :
- Les grandes entreprises et les personnes publiques, en 2017,
- Les entreprises de taille intermédiaire, en 2018,
- Les petites et moyennes entreprises, en 2019,
- Les micro-entreprises, à compter du 1er janvier 2020.
Pour rappel : la facture électronique (en application de l’article 289 du Code général des impôts) est une facture créée, transmise, reçue et archivée sous forme électronique. Pour que celle-ci soit considérée comme une facture électronique, son processus de réalisation doit être intégralement constitué de façon électronique.
De ce fait, une facture initialement conçue sur un support papier et ensuite numérisée, ne peut être considérée comme une facture électronique. De même, lorsqu’une facture est créée sous une forme électronique et envoyée par papier, elle ne peut être considérée comme une facture électronique.
2. Ce que cela va changer pour les entreprises…
C’est ainsi que depuis le 1er janvier 2020, la facture électronique et le passage à la dématérialisation pèsent lourdement sur tous les fournisseurs du secteur public et privé. Ce processus, plus complexe qu’il n’en a l’air, nécessite de connaître un certain nombre de modalités et d’exigences qui lui sont propres. Car au-delà de vouloir réduire l’empreinte carbone de la France, l’État souhaite aussi améliorer le contrôle des dépenses publiques.
Pour qu’une facture soit considérée comme dématérialisée d’un point de vue fiscal, elle doit remplir 3 conditions sine qua non : être authentique, intègre et lisible.
- Par authenticité, il faut comprendre que l’émetteur de la facture doit être facilement identifiable et reconnaissable,
- Par intégrité, il faut entendre que l’ensemble des mentions obligatoires ou non qui figurent sur la facture d’origine ne peut être modifié,
- Par lisibilité, il faut que celle-ci puisse être lue et comprise sans difficulté majeure par l’utilisateur final, mais aussi par l’administration fiscale.
Alors concrètement, comment votre entreprise peut-elle garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité d’une facture ?
Afin de répondre à ces exigences, les entreprises peuvent avoir recours à trois moyens : l’EDI, la signature électronique, et la piste d’Audit Fiable.
- L’EDI,
également nommé Echange de Données Informatisé, est un processus de structuration des factures. Ce système d’exploitation
des données consiste en un accès à une plateforme partagée, sur laquelle deux
entreprises distinctes peuvent échanger des informations de manière sécurisée.
Il s’agit de la technique la plus aboutie pour certifier ses factures dématérialisées. En effet, le système est conçu pour recevoir un grand nombre de formats : EDIFACT, VDA, ANSI ASC X12, etc. Cette solution accélère grandement l’édition des factures, permet de facturer de gros volumes rapidement et facilite considérablement la recherche d’information.
- La signature
électronique de son côté, qui rappelons-le n’est pas une signature
numérisée, permet de garantir l’identité du signataire, l’intégrité du document
et sa provenance. Il s’agit du meilleur équilibre possible entre l’aspect
technique et juridique de la facturation moderne.
Ce système, qui convient particulièrement aux entreprises de taille moyenne, repose sur un certificat numérique composé d’une suite de nombres présents sur le document de façon non cryptée. Cet outil est délivré par un prestataire de service de certification électronique qualifié qui autorise deux types de formats : le PDF ou le JPEG.
- La troisième solution est la Piste d’Audit Fiable. Il s’agit d’une chaîne de contrôle mise en place au sein même de l’entreprise pour apporter la preuve de la validité des factures. Elle doit permettre de faire le lien entre les factures émises et les livraisons de biens ou prestations de services facturées.
En cas de contrôle, vous devez être en mesure de reconstituer l’ensemble du processus de facturation, de son origine à la constatation du règlement sur le relevé bancaire. En fonction de la taille de votre structure, l’exigence de l’administration fiscale variera. Cette solution peu coûteuse d’un point de vue informatique nécessite cependant un contrôle vigilant de la part de vos collaborateurs.
Bien que la dématérialisation des factures présente de nombreux avantages : réduction des coûts, gains de productivité, diminution des retards de paiement… Elle nécessite néanmoins d’être incollable sur les règles juridiques qui l’encadrent. Bonne nouvelle, vous voilà conscient(e) de vos obligations. Vous avez encore des doutes ou des questions ? Nous sommes là pour vous répondre !