Factur-X est un format de facture standardisé qui va avoir une grande importance pour la prochaine réforme de la facturation électronique, visant à simplifier les échanges de factures entre entreprises.
Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire.
Le format Factur-X répond parfaitement au besoin de cette définition.
Dans cet article, vous allez voir ce qu’est une facture au format au Factur-X, quelles sont ses avantages, ses obligations, les dates clés à retenir ainsi que les différents moyens pour créer et envoyer des Factur-X.
Factur-X : Définition
Une Factur-X (ou Facture-X) est un format de facture électronique, que l’on nomme hybride ou mixte, qui combine un fichier PDF pour la visualisation par un utilisateur et un fichier XML pour un traitement simple des données par un système informatique.
Factur-X est issue d’une collaboration franco-allemande. Il vise à établir une norme européenne pour les factures électroniques. C’est un format conforme aux normes internationales d’Échange de Données Informatisé (EDI).
Son objectif principal est de faciliter l’échange de factures entre entreprises, indépendamment de leur localisation géographique. En créant une norme commune, la Factur-X cherche à simplifier et à harmoniser le processus de facturation.
De plus, ce format pourrait grandement faciliter la comptabilité. Les informations sous forme de données structurées au format XML intègre toutes les informations clés d’une facture. Les données seront bien plus simples à extraire pour les différents logiciels de pré-comptabilité ou de comptabilité.
Factu-X est considéré comme hybride ou mixte, c’est à dire qu’elle contient plusieurs formats de fichiers, lui permettant d’être lisible à la fois :
- par l’humain : (format PDF/A3)
- par les logiciels : (format XML)
Factur-X est aussi l’un des 3 formats acceptés dans le cadre de la nouvelle réforme de la facturation électronique.
Cette réforme restreint le choix des formats à trois options, parmi lesquelles se trouvent Factur-X, avec 2 autres formats dit structurés :
- CII : Cross Industry Invoice
- UBL : Universal Business Language
Les avantages d’une facture au format Factur-X
- Gain de Temps : L’élimination de la saisie comptable manuelle et l’économie de temps significative sont rendues possibles grâce à l’utilisation du format XML qui structure et intègre automatiquement toutes les données financières pertinentes.
- Fiabilité : Réduction des erreurs de saisie grâce à une diminution du traitement manuel, offrant une plus grande fiabilité par rapport aux solutions basées sur une technologie OCR et la saisie manuelle des données.
- Simplicité : Factur-X maintient le format PDF habituel que nous avons l’habitude d’utiliser pour les factures et devis tout en incorporant des données structurées. Facilitant sa lecture pour les humains et les logiciels
- Large compatibilité : Ce format est déjà reconnu par la plupart des logiciels comptables et des systèmes d’informations, simplifiant son intégration.
- Conformité avec la Réforme : Factur-X est l’un des trois formats acceptés pour la future réforme de la facturation électronique. Offrant aux entreprises l’opportunité de se préparer dès maintenant à cette transition.
Factur-X et réforme de la facturation électronique :
Chorus Pro est une plateforme, mise en place par l’administration fiscale, pour la facturation électronique en BtoG. Depuis 2017, les sociétés facturant des entités publiques ont adopté cette plateforme pour leurs factures.
D’ici 2027, toutes les entreprises seront tenues d’utiliser le PPF (Portail Public de Facturation) ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) pour recevoir et émettre des factures BtoG et BtoB. Remplaçant ainsi Chorus Pro dans le cadre de la réforme de la facturation électronique.
En France, trois formats ont été retenus pour la facturation électronique :
- UBL (Universal Business Language) : est une norme de format de fichier qui vient standardiser des documents électroniques comme une facture.
- CII (Cross Industry Invoice) : Il s’agit d’un format de données structurées basé sur XML qui permet de faciliter l’échange électronique de factures à l’international.
- Factur-X : Standard de facturation électronique hybride. Cette norme comprend à la fois un fichier PDF lisible par l’humain et des données XML lisibles par un système informatique.
Facturation électronique le nouveau calendrier de déploiement
Comme vous l’aurez compris le format Factur-X est désormais très relié à la prochaine réforme de la facturation électronique en France. Pour rappel le dernier calendrier publié par l’administration pour le déploiement de la facturation électronique est celui-ci :
- En 2025 : Passage à la facturation électronique sur la base du volontariat pour une phase pilote
- Septembre 2026 : Facturation électronique obligatoire pour les Grandes Entreprises et ETI.
- Septembre 2027 : Facturation électronique obligatoire pour les PME, TPE et micro-entreprises.
Factur-X, les obligations pour être utilisée légalement
Les factures au format Factur-X doivent respecter les mêmes obligations qu’une facture classique. Vous pouvez déjà utiliser ce format pour votre facturation avant même la mise en vigueur de la réforme de la facturation électronique.
Voici la liste des obligations pour une facture et donc d’une Factur-X:
- la date d’émission de la facture
- un numéro de facture unique
- la date de vente des produits ou des services
- l’identité du vendeur ou du prestataire de services
- l’identité de l’acheteur ou du client
- le numéro de bon de commande
- le numéro d’identification de TVA
- la désignation et le décompte des produits et services rendus
- le prix catalogue des biens ou services
- le taux de TVA légalement applicable
- la réduction de prix (si elle est applicable)
- les sommes HT et TTC à payer
- l’adresse de facturation
- les informations sur le paiement
- l’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans (pour certains biens)
De nouvelles mentions obligatoires suite à la prochaine réforme de la facturation électronique :
- le numéro SIREN ;
- l’adresse de livraison des biens, lorsqu’elle est différente de l’adresse du client ;
- indiquer si les factures concernent exclusivement la vente de biens, de services, ou les deux.;
- le paiement de la taxe d’après les débits, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.
Comment créer ou générer une facture au format Factur-X :
Pour générer des factures au format Factur-X, plusieurs logiciels sont disponibles.
Vous avez deux options pour envoyer vos factures et créer une Factur-X :
- Utiliser des solutions comme iPaidThat qui proposent dès aujourd’hui la possibilité d’envoyer des factures au format factur-X. Avant même le déploiement de la réforme de la facturation électronique.
- Utiliser Chorus Pro pour les transactions BtoG ou le format Factur-X est disponible
En conclusion, Factur-X vise principalement à simplifier les échanges de factures entre entreprises mais aussi à simplifier le traitement comptable des factures en éliminant la saisie comptable grâce aux informations contenues dans le fichier XML de la facture.
À mesure que la réforme de la facturation électronique progresse, il est probable que ce format devienne le standard incontournable pour les échanges de factures et sera surement le format le plus populaire suite à la mise en oeuvre de la réforme.