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FAQ : facture perdue ou manquante en comptabilité

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FAQ : facture perdue ou manquante en comptabilité

La loi impose à toutes les entreprises commerçantes françaises de présenter une comptabilité qui s’appuie sur des pièces justificatives. Ces documents concernent aussi bien les achats, les ventes ou encore les frais généraux.

Mais que faire en cas de facture perdue ou manquante ? Quels sont les risques encourus ? Comment retrouver une facture fournisseur ou un justificatif de note de frais pour mettre votre facturation en ordre ? Cette nouvelle FAQ vous dévoile 6 éléments de réponse pour ne pas faire d’impasse.

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1. Comment identifier une facture manquante ?

Les pièces manquantes peuvent être identifiées à plusieurs niveaux :

  • Lors de votre rapprochement bancaire :

Le rapprochement bancaire consiste à vérifier l’ensemble des opérations mentionnées sur vos extraits de compte et dans vos journaux comptables.

  • Lors du lettrage de vos comptes clients et fournisseurs :

Le lettrage comptable consiste à effectuer le rapprochement entre les montants des factures des comptes clients ou fournisseurs et leurs règlements. Si celui-ci n’est pas obligatoire, il est fortement conseillé.

2. Comment retrouver une facture fournisseur perdue ?

Les factures fournisseurs doivent être conservées dans les conditions définies par la loi. En effet, chaque opération doit pouvoir être justifiée par un document original. En cas de facture fournisseur perdue, l’entreprise doit s’en prémunir rapidement.

Vous pouvez demander un duplicata de la facture à votre fournisseur. Celui-ci doit vous remettre une photocopie en tout point identique à la facture originale, soit par e-mail, soit par courrier.

En aucun cas, la copie de votre facture ne peut être une simple réimpression. Il faut que le document soit clairement différencié de l’original, avec une mention du type « copie délivrée à la demande de l’acheteur » ou « duplicata de la facture original ».

Vous ne pourrez obtenir qu’un seul duplicata de facture.

3. Que faire lors de la perte d’un justificatif de note de frais ?

Si lors du traitement des notes de frais, votre entreprise constate la perte d’une facture ou d’un reçu, de nombreuses alternatives s’offrent à vous :

  • Demander un duplicata au fournisseur : solution la plus simple à mettre en œuvre.
  • Soumettre une copie du relevé bancaire : faire apparaître de manière claire et visible la dépense engagée.
  • Produire une déclaration sur l’honneur : solution qui demande en complément la copie du relevé bancaire.
  • Penser au remboursement forfaitaire : permet d’éviter que de telles situations ne se reproduisent à l’avenir.
  • Passer à la digitalisation mobile des notes de frais : solution la plus efficace, la moins chronophage, la plus pertinente.

4. Quels sont les risques encourus lorsque l’on perd une facture ?

La perte de factures augmente artificiellement les bénéfices imposables. Sans facture, il est donc impossible de récupérer la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Dans le cas où l’absence de pièces justificatives concerne des notes de frais, il y a un risque que l’URSSAF procède à des ajustements fiscaux. Cela signifie un reclassement des dépenses engagées pouvant donner lieu à des amendes.

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5. Contrôle fiscal et facture manquante : comment faire face aux irrégularités ?

Votre entreprise se retrouve malheureusement dans le collimateur de la direction générale des finances publiques. De ce fait, un contrôleur du fisc va venir procéder au contrôle de la vérification de votre comptabilité. Il cherche à s’assurer que vos obligations comptables sont respectées.

Si votre comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, vous devrez les lui présenter sous la forme de fichiers dématérialisés. Dans ce cas, le contrôle concerne l’ensemble des informations, données et traitements informatiques (résultats comptables ou fiscaux, déclarations prévues au CGI, etc.).

À noter que vous avez une obligation de sincérité et de transparence envers votre comptable et l’inspecteur des impôts. Un défaut de sincérité sera alors caractérisé de gravité indiscutable.

Si votre comptabilité présente des balances inexactes, des erreurs répétées, des soldes du compte caisse fréquemment créditeurs, etc., vous attirez les regards. L’absence de pièces justificatives de recettes ou de dépenses, la révélation de fausses factures, quant à elles, suffisent à donner le droit au fisc de qualifier la comptabilité de non probante.

Dans cette situation, l’inspecteur dresse un procès-verbal pour recenser les diverses irrégularités constatées. Le contrôleur du fisc va alors reconstituer l’ensemble des chiffres d’affaires et des résultats déclarés par l’entreprise. Et ce, à l’aide des éléments dont il dispose.

6. Quelles sont les sanctions pénales en cas d’omission de facture ?

Le dirigeant de l’entreprise est responsable de l’établissement, mais aussi de la conservation des factures. En cas de manquement à cette règle, il peut se voir infliger une amende de 75.000 euros. En cas de récidive sous un délai de 2 ans, l’amende peut être doublée.

Une pièce comptable est un document qui justifie tous les mouvements de fonds au sein d’un établissement professionnel.

Elle sert à justifier l’utilisation des fonds et attester des opérations comptables afférentes à l’entreprise : achat, paiement de salaire et d’indemnités, vente de biens ou services.

Si perdre une facture n’est pas un drame en soi, vous devez tout mettre en œuvre pour y remédier. La solution fiscale la plus simple, pour votre trésorerie, est de s‘équiper d’un outil de récupération des factures manquantes.

Raphael Alapini
Raphael Alapini
J'ai toujours aimé manier la langue française. Après avoir obtenu un baccalauréat littéraire et une licence de Lettres Modernes et Communication en Sorbonne, j'ai intégré un master Marketing et "Brand Content" dans une école de publicité. Depuis septembre, je mets à profit mes compétences littéraires en qualité de Content manager en alternance chez iPaidThat. Pour me contacter, vous pouvez utiliser cette adresse mail : raphael@ipaidthat.io. 01 86 65 19 43

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