Vous venez de passer un cap important, en tant qu’entreprise ou en tant qu’expert-comptable, en faisant l’acquisition d’un logiciel comptable pour faciliter votre gestion commerciale, et en particulier tout ce qui concerne vos factures, devis et le suivi de vos paiements.
Toutefois, êtes-vous sûr(e) qu’il réponde parfaitement aux exigences imposées par la loi ? Avez-vous entendu parler de « certification » ? En quoi cela vous concerne-t-il en tant qu’utilisateur(trice) ? iPaidThat fait le point sur la notion de certification de logiciel comptable, que les éditeurs de logiciels doivent respecter : définition, enjeux, et conseils pratiques pour vous assurer d’avoir un outil fiable et conforme.
Point sur la certification d’un logiciel comptable
Avant de rentrer dans le détail de la certification, il convient de rappeler qu’un logiciel de gestion (de caisse ou comptable) est un outil qui permet d’enregistrer des opérations de vente ou de prestation de services.
En tant que commerçant(e) ou artisan(e), vous savez certainement que vous devez présenter à l’administration fiscale des livres de recettes et des registres d’achat parfaitement clairs et correspondant aux normes.
La certification est donc un processus qui permet de garantir l’utilisation optimale de cet outil de gestion dans le respect d’une norme de qualité.
La certification a également pour but de satisfaire les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données nécessaires dans la lutte contre la fraude fiscale.
Ainsi, la certification d’un logiciel comptable garantit :
- La bonne conception du logiciel : respect de la norme internationale ISO 9001,
- La bonne qualité du logiciel : respect de la norme ISO/CEI 25 051,
- Le respect de la norme NF 525, nouvelle loi en vigueur depuis le 1er janvier 2018 pour lutter contre la fraude à la TVA.
La certification a la faculté de pouvoir garantir à l’utilisateur et à l’éditeur un certain nombre de points importants :
- Pour l’utilisateur : la conformité légale et la pérennité de l’activité de l’éditeur,
- Pour l’éditeur : démontrer la conformité de son service, se démarquer de ses concurrents, renforcer la confiance de ses clients, améliorer la qualité de son produit.
Afin d’assurer une conformité pérenne des logiciels comptables, des contrôles périodiques sont effectués régulièrement pour affirmer que les produits et services sont toujours conformes aux normes et au référentiel d’usage.
Une attestation de conformité est alors délivrée par un organisme certificateur indépendant (AFNOR, LNE, INFOCERT) ou par l’éditeur lui-même, offrant ainsi un gage de qualité pour les utilisateurs du logiciel.
Ce que dit la loi sur la certification
Depuis le 1er janvier 2018, tous les assujettis à la TVA doivent enregistrer leurs règlements au moyen d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou d’un système de caisse, conforme et accrédité par un organisme validé par le COFRAC.
À ce titre, une attestation individuelle de l’éditeur ou un certificat délivré par un organisme accrédité doivent être fournis aux utilisateurs sur demande. Qu’il s’agisse de l’attestation ou du certificat, ceux-ci doivent répondre au modèle fixé par l’administration fiscale, afin de se mettre en conformité.
À noter que seuls deux organismes sont accrédités par le COFRAC pour répondre à cette exigence :
- L’AFNOR Certification,
- Le LNE, Laboratoire National de Métrologie et d’Essais.
Quelques astuces à connaître avant d’utiliser un logiciel
Malheureusement, il existe de nombreux logiciels de facturation dits « certifiés », alors que la réalité est toute autre ! Soyez donc très vigilant(e) lors de votre sélection.
Pour vous éviter bien des déboires, sachez qu’il existe une procédure à laquelle tous les fournisseurs de logiciels comptables doivent se tenir pour vérifier la conformité de leur(s) logiciel(s) :
- Une étude de recevabilité,
- Une batterie de tests,
- Un audit complet des processus de saisie et de recevabilité des éléments comptables,
- Un constat écrit des résultats de l’audit,
- Une certification délivrée si tous les points sont conformes et respectés.
Comme vous pouvez le constater, il s’agit là d’un lourd travail de préparation pour les éditeurs. C’est pourquoi certains d’entre eux choisissent l’auto-attestation ! Cela leur permet d’économiser du temps et de l’argent ou encore de développer les capacités techniques nécessaires.
Pourtant, ce travail est nécessaire pour garantir une réelle conformité et des fonctionnalités de qualité pour les entreprises utilisatrices d’un logiciel de comptabilité. Et en tant qu’entreprise utilisatrice, votre devoir, et votre responsabilité, est de choisir un logiciel conforme aux yeux de la loi.
Voici quelques points qui indiquent que votre logiciel de comptabilité n’est pas conforme :
- Vous pouvez supprimer des factures,
- Vous ne pouvez pas vérifier la numérotation et la chronologie de vos factures et avoirs,
- Vous pouvez modifier une facture après édition et envoi sans passer par un avoir ou une annulation par remplacement de facture,
- Vous ne pouvez pas télécharger l’archive fiscale,
- Vous ne pouvez pas renseigner tous les éléments obligatoires de la facturation,
- Vous pouvez antidater vos factures,
- Vous ne pouvez pas réaliser des clôtures journalières, mensuelles et annuelles pour vos ventes,
- Vous n’avez pas accès à la documentation technique et aux tests réalisés par le fournisseur du logiciel.
Et iPaidThat alors ?
iPaidThat est un logiciel de préparation comptable, par conséquent il n’est pas soumis aux exigences citées plus haut. Néanmoins, nous vous certifions la sécurité et la légalité de tous nos process, notamment dans ces deux domaines:
Facturation
iPaidThat vous fait gagner du temps en toute sécurité lors de l’édition des factures. En effet, le logiciel fait apparaître les mentions légales obligatoires sur vos factures. Parmi elles, on recense:
- Numéro d’identification et taux de TVA applicable
- Identité du vendeur et de l’acheteur
- Numéro et date de facture
Dématérialisation
iPaidThat garantit une valeur probante à tous de vos documents numérisés, en respectant l’ensemble de ces critères.
- La conversion de vos factures papiers vers un support numérique en garantissant une reproduction à l’identique.
- Vos factures ne subissent aucun traitement d’image, de type logiciel de retouche photo.
- Vos factures comprennent un dispositif de sécurité fondé par un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française
- Aucun document scanné ne peut être modifié ultérieurement si le cachet de certification (ou signature) a déjà été apposé. Tout changement casse sa validité.
- Un système d’horodatage est intégré à la copie numérique pour permettre aux opérations d’être datées.
Avec iPaidThat, vous avez la certitude d’utiliser un logiciel qui respecte les obligations légales en vigueur.