Pour organiser le classement et l’archivage au sein de votre structure, il est essentiel de connaître la durée de conservation des documents d’entreprise. Un bon archivage repose sur une méthode de sauvegarde des données efficace, mais aussi sur votre capacité à effectuer un tri, le moment venu, entre les pièces à détruire et celles qui doivent être gardées plus longtemps.
Pour chaque catégorie de documents, nous vous communiquons les délais de conservation appropriés et nous vous expliquons l’intérêt, pour votre entreprise, de préserver vos justificatifs conformément à la loi applicable en France.
Les délais de sauvegarde des documents comptables
Les entreprises sont tenues de conserver certains documents comptables, plus précisément :
- les pièces qui justifient l’enregistrement d’un mouvement en comptabilité (factures, quittances, reçus, bordereaux, etc.) ;
- le livre-journal et le grand-livre, qui répertorient les opérations comptables dans l’ordre chronologique ;
- les documents de synthèse ou comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe).
En fonction du statut de la structure, les durées de détention de ces livres, registres et pièces comptables diffèrent.
- Les commerçants doivent les garder pendant 10 ans en vertu de l’article L123-22 du Code de commerce. Le délai de conservation commence à courir à compter de la clôture de l’exercice comptable.
- Les autres professionnels, comme les artisans, relèvent de l’article L102 B du Livre des procédures fiscales. Leur obligation de conservation est liée aux droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration fiscale, qui peuvent s’exercer pendant 6 ans. Cette durée débute soit à la date de la dernière opération mentionnée sur les livres et registres, soit à la date d’établissement des pièces concernées par le contrôle.
À noter que les auto-entrepreneurs doivent également respecter ces délais pour les factures, les livres de recettes et les registres des achats, le cas échéant.
Les durées de conservation des documents commerciaux et civils
Les durées de conservation des documents civils et commerciaux en entreprise varient de 2 à 30 ans. Si ces documents revêtent le caractère de pièces comptables, ils doivent être conservés au moins 6 ou 10 ans conformément à la loi.
Les contrats
Le contrat est une convention, un engagement, qui crée une obligation entre les parties (deux ou plusieurs personnes physiques ou morales). Lorsqu’il a pour but d’établir une relation commerciale entre commerçants, ou entre commerçants et non-commerçants, un contrat est régi par l’article L110-4 du Code de commerce qui prévoit une prescription commune de 5 ans.
Pour les contrats conclus par voie électronique, dont le montant est égal ou supérieur à 120 €, le vendeur doit les archiver pendant 10 ans. Il doit aussi en garantir l’accès à tout moment à son client (article L123-1 du Code de la consommation).
Les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers se gardent 30 ans minimum. Libre à vous de détenir ce type de convention plus longtemps (article 2227 du Code civil).
Parmi les documents d’entreprise, les papiers émanant de votre banque sont à conserver 5 ans :
- à compter de la date de clôture du compte pour les dossiers relatifs à un compte courant ou d’épargne (PEL, CEL, Livret A, etc.) ;
- à partir de l’opération pour les relevés de compte, les talons de chèque, les bordereaux de versement ou les ordres de virement.
Les documents bancaires
Dans le cadre de crédit immobilier ou à la consommation, les contrats et les justificatifs doivent être conservés 2 ans après la dernière échéance de l’emprunt.
Les chèques peuvent être encaissés pendant 1 an et 8 jours. Les tickets de carte bancaire de paiement ou de retrait servent jusqu’à la réception du relevé de compte mentionnant le mouvement.
Ces durées vous laissent le temps de faire valoir vos droits. Toutefois, si vous êtes victime d’un débit frauduleux, vous ne disposez que de 13 mois pour contester.
Les documents d’assurance
Le délai légal de prescription en la matière est régi par l’article L114-1 du Code des assurances. Les contrats d’assurance doivent être soigneusement conservés pendant toute leur durée, puis pendant 2 ans à compter de leur résiliation.
Les quittances, avis d’échéances, courriers de résiliation ou preuves de règlement se gardent 2 ans à partir de la date du document.
En cas de sinistre avec dommages corporels, sauvegardez votre dossier et vos justificatifs pendant 10 ans. L’article 2226 du Code civil prévoit une prescription de 10 ans après la date de consolidation du dommage initial ou aggravé.
Les documents relatifs aux transports et à la douane
Les documents concernant le transport de marchandises sont à garder 5 ans. Les déclarations en douane, quant à elles, sont conservées 3 ans selon l’article 16 du règlement européen no 2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992 qui établit le Code des douanes communautaire.
Les autres documents commerciaux et civils
Dépôts de demande de brevet, de marque, dessin et modèle…, tous les documents relevant de la propriété intellectuelle se conservent 5 ans minimum.
Il en va de même pour les dossiers d’un avocat, mais le délai commence à courir à compter de la fin du mandat de celui-ci.
Enfin, sauvegardez pendant 2 ans la garantie pour les biens ou services fournis au consommateur.
Les délais à respecter pour conserver ses documents fiscaux
L’article L102 B du Livre des procédures fiscales fixe la durée légale de conservation des documents fiscaux à 6 ans dans les cas suivants :
- l’impôt sur le revenu et sur les sociétés ;
- les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC) et les bénéfices agricoles (BA) en régime réel ;
- les impôts directs locaux (taxe foncière) ;
- la cotisation foncière des entreprises (CFE) ;
- la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) ;
- les taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance, etc.).
Si l’entreprise est soupçonnée d’activité occulte comme la fraude fiscale, le travail dissimulé, l’absence de déclaration ou toute autre activité illicite, la durée légale de conservation peut être prolongée à 10 ans.
La durée de conservation des documents sociaux
Lorsque les entreprises adoptent la forme juridique d’une société commerciale, d’autres documents doivent être conservés pendant 5 ans.
Les statuts de la société, du groupement d’intérêt économique (GIE) ou d’une association et les modifications qui les impactent se gardent 5 ans après la perte de la personnalité morale ou de la radiation du Registre des commerces et des sociétés (RCS). Pour rappel, les statuts constituent un acte juridique obligatoire au moment de la création d’une entreprise. Ils reprennent les caractéristiques de la société et encadrent les relations entre associés ainsi qu’avec les tiers.
La conservation pour un délai de 5 ans porte aussi sur ces éléments :
- le registre de titres nominatifs ;
- le registre des mouvements de titres tenu dans l’ordre chronologique ;
- les ordres de mouvement ;
- le registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration ;
- les traités de fusion et les actes qui dépendent du fonctionnement de la société ainsi que les documents de la société absorbée.
D’autres documents d’entreprise font l’objet d’une durée de sauvegarde réduite à 3 ans comme :
- les feuilles de présence et de pouvoirs ;
- le rapport de la gérance ou du conseil d’administration ;
- les rapports des commissaires aux comptes.
La sauvegarde des documents relatifs à la gestion du personnel
Des bulletins de paie aux bordereaux de cotisations sociales en passant par les déclarations annuelles, la gestion du personnel génère, chaque année, une quantité considérable de justificatifs pour votre entreprise. La question de leur conservation représente donc un enjeu important pour votre organisation administrative.
Certains documents doivent être gardés pendant 5 ans. C’est notamment le cas pour :
- les contrats de travail ;
- les bulletins de paie, qu’ils soient remis sous format papier ou électronique ;
- les documents relatifs aux salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte ou régimes de retraite ;
- les observations ou les mises en demeure de l’inspection du travail ;
- les vérifications et contrôles du Comité social et économique (CSE) ;
- les déclarations d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie.
L’article R1221-26 du Code du travail précise que « les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement ».
Vous pouvez garder les documents concernant les charges sociales et les taxes sur les salaires seulement pendant 3 ans. Il en va de même de la comptabilisation des jours de travail des salariés au forfait. En revanche, la comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation n’est détenue qu’un an.
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Pourquoi est-il important de conserver les documents d’entreprise ?
Qu’il s’agisse des statuts, des factures ou encore des bulletins de paie, ces documents reflètent l’activité de l’entreprise. De sa création à sa dissolution, ces papiers rythment les opérations financières et structurelles. Vous devez les conserver pour plusieurs raisons.
Pour vous conformer à une obligation légale
La durée de conservation des documents d’entreprise repose sur des articles de loi inscrits dans le Code du commerce, le Code du travail, le Livre des procédures fiscales, etc. Si vous ne vous conformez pas à ces délais, vous exposez votre exploitation à des sanctions.
Pour éviter des sanctions financières
Quand une entreprise ne dispose pas d’un système de classement et de sauvegarde sécurisé, les risques de perte ou de dégradation des justificatifs augmentent. L’article 1734 du Code général des impôts permet de punir tout manquement à une demande de communication de documents émanant de l’administration d’une amende de 10 000 €.
Pour faire valoir vos droits
Les documents d’entreprise constituent des preuves qui peuvent vous servir lors d’une action en justice. Grâce à vos factures et talons de chèques, vous justifiez vos règlements auprès de vos fournisseurs. De même, un dossier du personnel complet faisant apparaître, par exemple, le solde de tout compte et les courriers adressés à votre salarié vous aidera à construire votre défense en cas de litige.
Pour répondre aux demandes de l’administration lors d’un contrôle
Au cours d’un contrôle effectué par l’administration fiscale ou l’inspection du travail, les agents ont le droit de vous demander tout document qu’ils jugent utiles à l’accomplissement de leur mission. Ces vérifications ont pour objectifs de diminuer les fraudes et d’éviter le travail dissimulé.
Pour faciliter une gestion transparente et efficace de votre entreprise
Tous les documents d’entreprise que vous produisez ou recevez vous permettent de garder une trace des opérations effectuées. Vous êtes ainsi en mesure de vous appuyer sur des faits concrets pour préparer votre stratégie. Pour un entrepreneur, cette expérience est essentielle pour se développer en toute transparence.
Par ailleurs, les durées de conservation imposées par la loi exigent d’organiser l’archivage de vos documents d’entreprise. La prise en compte des délais vous aide à cadencer les phases de stockage et de tri.
Pour simplifier les échanges avec votre expert-comptable
Votre expert-comptable intervient souvent dans un second temps. Soit vous lui transmettez vos justificatifs à un rythme régulier, soit vous lui envoyez un export de votre comptabilité déjà enregistrée. Pour comprendre certaines transactions, il vous sollicite et demande des informations complémentaires. Bien conserver ses documents d’entreprise dans le temps facilite ces échanges.
Pour satisfaire les demandes de vos actionnaires
L’article L225-117 du Code de commerce impose aux sociétés de communiquer certains éléments aux actionnaires concernant les 3 derniers exercices (comptes annuels, rapports, feuilles de présence, etc.).
Pour l’ensemble des raisons que nous venons d’évoquer, l’entrepreneur doit connaître les durées de conservation des documents d’entreprise. Pour répondre à ces obligations légales, il peut opter pour une sauvegarde des documents au format papier ou électronique. Ce choix repose sur des questions relatives à l’espace disponible, aux coûts ou encore à la sécurisation des données.