On le sait tous, relancer un client pour un paiement tardif n’est pas une tâche agréable, que ce soit pour nous ou pour eux. Malheureusement il s’agit d’une situation courante par laquelle toute entreprise devra inévitablement passer, ne serait-ce qu’une seule fois.
Que ce soit à cause d’une erreur de livraison, d’une facture erronée ou encore à cause d’un bug informatique bloquant la facture, le fait est que les retards de paiements ne sont pas obligatoirement signe de mauvaise foi de la part du client.
C’est pour cela qu’il faut savoir gérer la situation en faisant preuve de délicatesse tout en sachant être ferme quand il le faut. Après tout, peu importe la cause, les retards de paiements entraînent une longue liste de conséquences avec eux.
Par où faut-il commencer ?
Le premier réflexe pour éviter de se retrouver face à un retard de paiement ou un impayé, c’est d’anticiper la situation.
Pour cela vous avez plusieurs options, la première étant de détailler le plus possible les conditions de l’accord passé entre vous et votre client sur le devis ou contrat. Le problème est que certains clients peuvent prétendre ne pas avoir lu ces conditions, et prouver le contraire n’est pas évident si vous n’avez pas les preuves nécessaires.
Pour éviter que cela se produise et que le document puisse servir de preuve en cas de retard de paiement, il faut veiller bien à intégrer ces conditions de manière lisible (autrement dit évitez de les écrire dans un renvoi en très petits caractères). Vous pouvez aussi ajouter une case à cocher de type « En cochant cette case, j’affirme avoir lu et approuvé les conditions générales de vente », le tout accompagné de la signature du client.
Pour encore plus de sécurité, vous pouvez inclure ces conditions sur le bon de commande. Puisqu’il est absurde de toutes les inclure, le plus pratique est donc d’en sélectionner quelques-unes qui pourraient être intéressantes à ajouter sur ce document, notamment la date d’échéance du paiement ou encore les intérêts de retards qui seront dus, en plus de l’indemnité de 40€ en cas de transaction BtoB.
D’autres options s’offrent à vous pour garantir le paiement et éviter ce type d’imprévu. La première consiste à demander un acompte, généralement 30% du montant total de la prestation, afin d’avoir une garantie en plus, ainsi qu’une preuve de l’accord passé. La deuxième option, plus simple, est de faire recours à une plateforme de solution de paiements telle que Spayce, qui garantit véritablement le paiement.
Je suis face à un retard de paiement, que fais-je ?
Malgré les précautions prises au préalable, il se peut que cela ne suffise pas pour empêcher un retard de paiement. En règle générale, un retard de paiement ne doit pas dépasser les 60 jours après la date d’émission.
La première chose à faire est d’essayer de solutionner la situation à l’amiable en incitant le débiteur à régler la somme due. Généralement, cela se fait via une lettre de relance dont l’objectif est de rappeler au débiteur que le paiement n’a toujours pas été effectué, en espérant que cela suffise.
Si cela ne résout pas l’affaire, il faut dans un second temps lui envoyer une mise en demeure de payer. Cette étape est cruciale: non seulement elle sert d’avertissement auprès du débiteur, mais elle fera aussi office de preuve juridique pour le retard ou l’impayé si jamais une procédure judiciaire est enclenchée (au cas où la situation ne s’améliore toujours pas).
La date d’échéance a été dépassée, quelles options me reste-t-il ?
Dès le 1er jour suivant la date d’échéance, les pénalités de retard sont dues de plein droit. Autrement dit, si malgré les formalités mises en place le client ne paye tout de même pas avant la date limite, vous pouvez entamer une procédure judiciaire à l’encontre de votre débiteur.
Cette décision n’est pas à prendre à la légère puisqu’elle peut fortement endommager vos relations professionnelles avec ce client, mais lorsque durcir le ton ne suffit pas, les alternatives possibles sont infimes.