En pleine mutation, la manière de travailler, ainsi que les espaces de vie des sociétés se transforment pour devenir des environnements connectés et adaptés aux nouveaux modes de travail : coworking, télétravail, open space, flex office… Pour accompagner leurs collaborateurs dans ces nouveaux modes de travail, les entreprises doivent avant tout fonder leur stratégie d’espace professionnel vers plus d’agilité. Mais en quoi consiste ce nouveau paramètre ? Qu’est-ce qu’on entend par « espace de travail agile » ?
iPaidThat vous dévoile comment optimiser au mieux votre transition vers des espaces plus productifs.
1. L’espace de travail Agile : comment le mettre en place dans son entreprise ?
Si l’on prend la définition du terme « agile » dans son sens premier, cela signifie : « qui a de l’aisance et de la promptitude dans ses mouvements » ou « qui est vif, prompt à comprendre ». Dans le monde du travail, il décrit une pratique qui permet aux entreprises d’agir plus efficacement sur ses nouvelles idées de développement.
Issu du Manifeste Agile de 2001, ce concept regroupe douze principes qui permettent aux entreprises de développer, de réitérer, d’améliorer ou de déployer de manière rapide de nouvelles idées :
- Satisfaire le client en livrant rapidement et régulièrement des fonctionnalités à grande valeur ajoutée,
- Accueillir positivement les changements de besoins,
- Livrer rapidement avec des cycles courts,
- Travailler ensemble sur un projet,
- Réaliser les projets avec des personnes motivées,
- Transmettre des informations en interne en face-à-face,
- Être opérationnel (principale mesure d’avancement),
- Être capable de maintenir indéfiniment un rythme constant,
- Contribuer à développer des produits d’excellence,
- Minimiser la quantité de travail inutile,
- Avoir des équipes auto-organisées,
- Réfléchir ensemble aux moyens de devenir plus efficace.
Fondée autour de quatre valeurs fondamentales, la méthode Agile permet d’augmenter considérablement vos taux de réussite et d’accélérer le développement et/ou la mise en œuvre de nouvelles idées au sein de votre entreprise.
Les 4 valeurs de la méthode Agile sont les suivantes :
- Les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils : réunissez régulièrement vos équipes pour des meetings sur l’avancée d’un projet.
- Des logiciels opérationnels plus qu’une documentation exhaustive : concentrez-vous sur un projet à la fois.
- La collaboration avec les clients plus que la négociation contractuelle : impliquez vos clients dans des tests pratiques pour un feedback immédiat.
- L’adaptation au changement plus que le suivi d’un plan : livrez vos clients rapidement, de façon cohérente et continue.
Pour vous permettre de réussir votre transition vers un espace de travail Agile, voici quelques points de réflexion pour vos nouvelles stratégies à venir :
- Repenser votre culture d’entreprise : investissez dans des technologies qui facilitent le changement,
- S’adapter aux préférences technologiques des collaborateurs : favorisez la flexibilité pour vos employés,
- Mettre en place des projets collaboratifs : encouragez les échanges d’idées et d’expériences.
Les espaces de travail Agile doivent être modulables afin de répondre aux besoins constants et changeants des nouveaux modes de travail tout en soutenant la mobilité, le télétravail, le partage de l’espace et d’autres approches similaires au sein des équipes.
En d’autres termes, les entreprises qui souhaitent s’inscrire dans la méthode Agile doivent répondre à la majorité de ces critères : être modulable, multitâche, sécable, connecté, fluide, flexible dans le temps, ouvert, accessible, réversible, circulaire. Dans le cas contraire, nous vous conseillons de revoir vos points sensibles afin d’offrir à vos collaborateurs un environnement de travail propice aux échanges.
2. Quels sont les outils de travail collaboratif les plus utilisés par les entreprises françaises ?
Lors d’un projet d’entreprise, de nombreuses personnes sont susceptibles de travailler en étroite collaboration pour son développement. Afin de faciliter les échanges et le bon déroulement des opérations, les informations relatives au projet doivent circuler de façon naturelle et efficiente.
À chaque étape du processus, les porteurs de projet doivent pouvoir consulter, modifier ou ajouter de nouvelles informations telles que l’organisation et le suivi d’un planning, le budget, les études de marché, les résultats… C’est pourquoi, depuis quelques années, différentes solutions collaboratives ont inondé le marché afin de faciliter tous ces échanges. Des outils collaboratifs ont été mise en place afin de faciliter le travail en travail en équipe et de gagner du temps :
- Les réseaux sociaux d’entreprise (RSE),
- Les suites bureautiques en ligne (Google Apps, Office 365…),
- Les solutions collaboratives de ChatOps (Slack, Jamespot, TalkSpirit, Microsoft Teams…).
Le but de ces outils étant d’optimiser le travail des équipes grâce au :
- Partage de l’information en temps réel,
- Diminution des échanges,
- Meilleure communication,
- Stockage et centralisation d’informations,
- Communication accélérée et permanente,
- Espaces partagés,
- Réflexion participative.
En effet, travailler aves ces outils de travail collaboratifs permet d’optimiser toute gestion de projet, grâce à une gestion des tâches facilitée, ainsi qu’un partage de fichiers et de documents plus rapide et efficace.
À ce jour, les outils les plus utilisés par les entreprises françaises sont :
- Jive
- Podio
- Slack
- HipChat
- TalkSpirit
- Microsoft Teams
- Yammer
- G Suite
- Trello
- Github
- Asana
- Evernote
- Skype
- GoToMeeting
- Wrike
Aujourd’hui, tous ces outils de communication facilitent grandement les échanges et la mobilité au sein des entreprises. Ce n’est pas moins de 78 % des organisations qui utilisent ou prévoient de passer aux outils de communication unifiée. Parmi les entreprises convaincues, 74 % d’entre elles prétendent que les nouveaux modes de travail collaboratifs et les communications ont amélioré la qualité de leurs échanges.
La démocratisation du flex office a apporté une transformation majeure dans le monde du travail moderne. Grâce à des environnements flexibles et adaptables, les employés peuvent désormais choisir librement leur espace de travail en fonction de leurs besoins et tâches du jour. Deskare, un outil innovant, a joué un rôle essentiel dans cette évolution.
En offrant une plateforme intuitive pour la réservation de bureaux et d’espaces partagés, Deskare facilite la gestion de l’espace de travail, améliorant ainsi l’efficacité et la collaboration au sein des entreprises. Ce système novateur optimise l’utilisation des ressources et réduit le gaspillage d’espace, tout en favorisant une atmosphère de travail plus ouverte et collaborative.
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