Avec des outils comme Skype, Slack, Zoom, il n’est plus nécessaire d’être dans un bureau à plein temps pour être un membre productif de l’équipe. De nombreux types de travail peuvent être effectués tout aussi efficacement, sinon plus, depuis un bureau à domicile. Voici des conseils et des recommandations pour mettre en place une politique de télétravail dans un cabinet comptable.
Quelles considérations avant la mise en place d’une politique de télétravail?
Il faut du temps et de l’attention pour créer des règles de travail à domicile. Une politique de travail à distance bien définie, s’avère essentielle pour instaurer un environnement productif et harmonieux.
Mais avant de proposer et mettre en place une politique de télétravail, les dirigeants du cabinet doivent prendre en considération plusieurs éléments tels que :
Évaluer le niveau de digitalisation de son cabinet pour déterminer sa capacité à supporter le télétravail et à pouvoir travailler à distance.
- Examiner les budgets requis pour mettre en œuvre le télétravail, incluant l’achat d’équipements tels que des ordinateurs et de nouveaux logiciels, ainsi que les coûts associés à la formation de ces outils.
- Identifier les outils de communication et de collaboration à mettre à disposition des équipes, tant pour les échanges internes que pour les interactions avec les clients. Prévoir également des formations pour garantir la maîtrise de ces nouveaux outils par tous les collaborateurs.
- Solliciter les avis et les attentes des collaborateurs concernant le télétravail. Il est primordial d’établir un dialogue ouvert pour comprendre leurs besoins, leurs préférences et leurs éventuelles réticences.
- Anticiper les implications organisationnelles et managériales du télétravail, en identifiant les ajustements nécessaires dans les méthodes de travail, les processus de supervision et les modes de communication.
Politiques du télétravail
Les politiques du télétravail sont des règles applicables aux travailleurs à distance. L’objectif est d’aider les équipes à distance à mieux travailler, s’organiser et à assurer un bon fonctionnement.
Voici les éléments qu’une politique de télétravail professionnelle devrait inclure :
Un processus pour demander à pourvoir effectuer du télétravail
Avant de commencer à travailler de chez eux, les employés doivent savoir si le poste qu’ils occupent est “éligible” pour du télétravail.
Pour cela, il est conseillé que les ressources humaines ou bien le responsable d’équipe annonce clairement la possibilité ou non d’effectuer du télétravail. Dès lors que ce point est clarifié, il faut laisser aux collaborateurs un espace où ils peuvent effectuer une demande pour organiser du télétravail.
Enfin, si l’ensemble des points sont acceptés, il faudra penser à afficher clairement les jours où les personnes sont en télétravail. Par exemple en l’affichant dans leur calendrier pro ou en faisant une annonce à toute l’équipe. L’objectif est de simplifier le processus pour les employés.
Instaurer des directives de communication
Au bureau, il est courant d’utiliser des écouteurs ou de fermer une porte signifiant que l’on ne doit pas être dérangé. À distance, cette forme de communication non verbale est plus délicate. Trop d’e-mails et de messages peuvent perturber le travail.
Pour éviter cela, établissez des règles claires pour vos canaux de communication internes. Vous pouvez par exemple mettre en place des plages horaires pour des réunions et d’autres pour des sessions “ne pas déranger”.
Horaires de travail
Les horaires de travail sont le point le plus important à clarifier dans votre politique de travail à domicile. Vous devez préciser si les employés doivent être disponibles à des heures fixes ou s’ils peuvent choisir leurs heures de travail.
Equipement
L’équipement informatique requis pour le travail à distance doit être clairement défini. Cela peut englober des éléments tels que les ordinateurs portables, les écrans supplémentaires, les accessoires informatiques (câbles, souris, claviers, adaptateurs …), et les périphériques comme les casques ou les webcams pour des réunions virtuelles.
Support technique
Il est normal d’éprouver parfois des problèmes techniques, surtout en télétravail. Pour faciliter la situation, informez vos employés sur les horaires de disponibilité du support informatique du cabinet pour les contacter, ou pour demander de l’aide.
Protocole de sécurité
La cybersécurité demeure une préoccupation majeure pour les cabinets comptables. Afin de garantir la sécurité des données de l’organisation, des clients et des employés, il est recommandé d’établir des directives claires.
L’utilisation d’un réseau privé virtuel (VPN) peut être particulièrement bénéfique, compte tenu de l’impossibilité de vérifier la sécurité de chaque connexion WiFi des employés. Les informations sensibles, telles que les secrets commerciaux ou les paiements clients, nécessitent un réseau privé.
La mise en place de politiques de télétravail est applicable à diverses entreprises. Cependant, il est important de reconnaître que certains postes peuvent présenter des difficultés, voire des impossibilités pour être exercés à distance.
Dans de tels cas, au lieu d’offrir le télétravail comme récompense, les entreprises peuvent envisager d’autres formes de reconnaissance.
Cela peut inclure la flexibilité des horaires de travail, des bonus financiers ou des avantages sociaux. Cette approche permet d’éviter toute discrimination entre les employés et de garantir que chacun se voit offrir des avantages adaptés à sa situation professionnelle.
Les types du télétravail :
Le télétravail peut être proposé à vos équipes sous plusieurs types. Aujourd’hui il en existe plusieurs, notamment le :
- Télétravail avec jours fixes : Les employés travaillent à distance pendant des jours prédéfinis de la semaine.
- Télétravail avec jours flexibles : Permet aux employés de choisir les jours de la semaine où ils préfèrent travailler à distance.
- Télétravail à temps plein : Les employés travaillent entièrement à distance, sans nécessité de se rendre au bureau.
Quelques conseils pour les employés afin de s’organiser en télétravail
Que vous travailliez chez vous quelques jours par semaine ou à temps plein, par choix ou en raison de circonstances comme la santé ou la météo, assurez-vous que votre espace de travail puisse convenir à vos besoins.
Voici quelques conseils pour les employés afin d’optimiser leur télétravail et maintenir leur productivité :
Maintenir une routine
Intégrez des rituels réguliers dans votre journée, comme prendre un café le matin, faire une pause à midi, ou ranger votre espace de travail à la fin de la journée. Ces routines peuvent vous aider à signaler le début et la fin de votre journée de travail, contribuant ainsi à une transition mentale entre le travail et la vie personnelle.
Aménager un espace de travail
Créez un espace de travail dédié et confortable chez vous. Cela peut être un coin spécifique de la maison où vous pouvez vous concentrer sans distractions. Un espace bien organisé favorise la concentration et la séparation entre vie professionnelle et personnelle.
Établir des horaires de travail
Définissez des horaires fixes pour vos heures de travail. Cela inclut des périodes de début et de fin de journée, ainsi que des pauses dédiées. Un horaire régulier aide à maintenir la discipline et à éviter les prolongations excessives.
Les avantages du télétravail pour l’employé
Économies de temps et de déplacements
Élimine le temps de trajet quotidien, offrant ainsi aux employés la possibilité de consacrer ce temps précieux à des activités plus pertinentes.
Amélioration de la productivité
Certains employés constatent une augmentation de leur productivité en travaillant dans un environnement calme et personnalisé.
Réduction du stress lié au bureau
Élimine certains facteurs de stress liés au travail en bureau, tels que les déplacements, le bruit et d’autres aspects de l’environnement de bureau traditionnel.
Les inconvénients du télétravail pour l’employé
L’isolement
Les environnements de groupe sont propices à la collaboration et à la création de liens amicaux. Le travail à domicile sur de longues périodes peut altérer les relations entre collègues, générant un sentiment de solitude et de déconnexion.
Moins d’esprit d’équipe
Les échanges d’idées au sein d’une entreprise peuvent être une source d’inspiration pour les employés. La communication et les interactions favorisent le développement d’un esprit d’équipe, renforçant ainsi la cohésion au sein de l’organisation.
Une réduction des échanges et donc des idées
La dynamique de travail en entreprise encourage les employés à partager et à échanger des idées. Ces interactions stimulent la créativité et favorisent l’innovation au sein de l’équipe, créant un environnement propice à la croissance et au développement professionnel.
Les avantages du télétravail pour le cabinet :
Possibilité d’élargir le bassin d’emploi
Le télétravail permet aux employeurs d’attirer des talents situés dans des régions éloignées, élargissant ainsi les possibilités d’embauche.
Réduction de l’absentéisme et économies financières significatives
Le travail à domicile permet de réduire l’absentéisme en offrant aux employés une plus grande flexibilité pour gérer leurs obligations personnelles tout en continuant à travailler.
Adaptation au travail :
Le télétravail modifie les routines et les méthodes de travail des employés, les amenant à acquérir de nouvelles compétences et à s’adapter à des outils et des pratiques différentes.
Intégration dans l’entreprise:
Travailler à distance aboutit à une meilleure intégration des salariés en situation handicap et des salariés à d’importantes contraintes familiales dans l’entreprise.
Rétention des employés :
Le télétravail permet de garder des employés qui souhaiteraient ou voudraient déménager
Cabinet dynamique :
Le télétravail donne une image positive et moderne du cabinet
Les inconvénients du télétravail pour le cabinet
Gestion de la performance
La supervision et l’évaluation de la performance des employés peuvent être plus complexes sans un suivi direct en personne.
Risque accru pour la sécurité des données et la confidentialité
Le télétravail implique souvent l’utilisation d’ordinateurs personnels ou d’autres dispositifs qui pourraient ne pas bénéficier du même niveau de protection que les infrastructures informatiques de l’entreprise. Les employés peuvent être moins vigilants en ce qui concerne les protocoles de sécurité, ce qui augmente le risque de violation de la sécurité des données.
Moins de contrôle sur l’environnement de travail des employés
En permettant le télétravail, les entreprises ont moins de contrôle sur l’environnement de travail des employés. Les conditions de travail à domicile peuvent varier considérablement d’un employé à l’autre, ce qui peut affecter la productivité et la qualité du travail.
En conclusion, offrir aux collaborateurs la flexibilité de travailler à distance représente un moyen significatif de cultiver la confiance au sein de l’équipe et d’encourager une productivité accrue.
En permettant aux employés de choisir l’environnement qui correspond le mieux à leurs besoins et préférences, les cabinets démontrent une reconnaissance de la responsabilité individuelle et favorisent un sentiment de confiance mutuelle. Cette autonomie renforce le lien de confiance entre employeur et employé, créant ainsi un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel.
Par conséquent, la mise en place du travail à distance avec une politique bien claire peut avoir des retombées positives non seulement sur la satisfaction des employés, mais également sur les résultats globaux du cabinet en stimulant une productivité accrue et en favorisant un engagement durable.