Comment signer un contrat en ligne ?
La signature d’un document en ligne est une habitude qui se développe de plus en plus et dont les avantages sont de plus en plus reconnus. Mais comment procède-t-on pour signer un contrat en ligne en l’absence de support papier ? Découvrez ci-dessous la procédure à suivre pour signer à l’ère du digital.
Le contrat électronique : de quoi est-il question
Un contrat électronique est un contrat élaboré entièrement sous forme digitale. Malgré le fait qu’il diffère de la version papier en termes de format, il reste avant tout un contrat et doit se conformer aux mêmes conditions de validité qu’un contrat papier. Et pour garantir cette validité, il est nécessaire de lui apposer une signature. Étant donné leur dématérialisation, les contrats électroniques doivent être signés à l’aide d’un logiciel de signature électronique.
Quel est son cadre légal ?
Au plan légal, la réglementation applicable à la signature électronique d’un contrat est portée par l’eIDAS (Electronic Identification Authentification and Trust Services). Cette réglementation définit les critères selon lesquels la signature digitale peut être entérinée dans les pays membres de l’Union Européenne. En France, elle est portée par l’intermédiaire de sa retranscription dans les articles 1366 et 1367 du code civil. La solution de signature électronique choisie doit en outre se conformer au RGPD (Règlement Européen sur la Protection des Données). Elle doit être en mesure de garantir la confidentialité de l’ensemble de l’information traitée et hébergée sur ses serveurs de même que sur ceux de ses fournisseurs de services.
En quoi la signature électronique d’un contrat est-elle profitable ?
La signature d’un contrat en ligne offre plusieurs atouts comparativement à celle au format papier classique. Ainsi, nous pouvons citer les cinq avantages suivants :
Présence physique des signataires non requise
Il s’agit sans aucun doute du principal avantage qu’une entreprise retire de la signature électronique d’un contrat. Nul besoin pour les signataires de planifier un déplacement, ils peuvent signer leur contrat en ligne à l’aide de l’appareil connecté à Internet de leur choix, et ce, peu importe leur localisation géographique.
Optimisation de la démarche
La signature de contrats en ligne est synonyme d’efficacité et de rapidité. La démarche peut être complétée très simplement, de manière fluide et professionnelle. Le processus améliore l’expérience des signataires puisque les problèmes et retards indus provoqués par des facteurs externes sont éliminés.
Réduction des coûts
La signature numérique des contrats entraîne une diminution des coûts liés à la gestion non négligeable puisqu’elle supprime les frais de déplacement des signataires, les frais d’affranchissement, les frais de papier et d’impression ainsi que les frais associés au classement et au stockage des documents au format papier.
Sécurisation des contrats
Les contrats électroniques avec une signature en ligne apportent une grande sécurité sur le plan juridique, plus importante encore que celle qu’offrent les contrats au format papier signés manuellement, en ce qui a trait notamment à l’identification des signataires et à l’intégrité des contrats signés.
Un geste favorable pour l’environnement
Parce qu’elle permet de réduire la consommation de papier et les émissions de dioxyde de carbone en lien avec les envois postaux et les déplacements, la signature de contrats en ligne procure des bénéfices environnementaux significatifs.
Comment signer un contrat en ligne ?
Si la démarche pour la signature électronique d’un contrat varie d’une solution de signature électronique à l’autre, elle est dans tous les cas simples et se résume habituellement à ces quelques étapes. Après avoir lu attentivement et approuvé la totalité des termes et clauses du contrat :
- Connectez-vous à votre solution de signature en ligne ;
- Téléchargez le contrat en format PDF à partir de votre ordinateur ou du cloud ;
- Paramétrez le document en complétant les divers champs requis ;
- Ajoutez les pièces jointes, au besoin ;
- Indiquez le nom des signataires et leurs coordonnées ;
- Validez l’envoi.