vendredi, décembre 6, 2019

Comment traiter le remboursement des frais professionnels ?

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Comment traiter le remboursement des frais professionnels ?

Gérer le remboursement des frais professionnels engagés par les salariés ou le dirigeant de l’entreprise est un mécanisme lourd et complexe. L’équipe financière doit jongler entre la collecte des factures et des justificatifs, l’avance de frais et leur mode de remboursement, etc.

Pour arrêter de perdre du temps, de l’argent et de l’énergie, il existe aujourd’hui sur le marché des logiciels de gestion, des notes de frais très bien pensées pour pallier toutes les dépenses nécessaires à la croissance de votre entreprise. Néanmoins, pour établir un processus efficace, il convient de respecter certaines règles : quels sont les frais qui entrent dans le champ d’application des frais professionnels ? Comment sont-ils remboursés ? Découvrons tout cela en détail.

Et pourquoi ne pas simplifier la gestion des notes de frais en l’automatisant avec notre solution iPaidThat.

1. Le remboursement des frais de transport (privé, public…)

Le remboursement des frais de transport concerne les sommes engagées par le salarié pour se rendre sur son lieu de travail. Celles-ci peuvent être prises en charge, partiellement ou totalement par l’employeur. Il s’agit notamment des frais de transports collectifs ou d’un moyen de transport personnel.

À noter que la prise en charge par l’employeur des frais engagés (carburant, assurance, alimentation électrique…) par l’utilisation du salarié de son véhicule personnel n’est pas obligatoire. La prise en charge des frais de transport dans le cadre des trajets domicile-travail est possible s’il existe un accord collectif ou dans le cas d’une décision unilatérale de l’employeur.

Depuis le 1er janvier 2009, il existe une prise en charge des frais de transport en commun par l’employeur à hauteur de 50 % du montant de l’abonnement mensuel. Cela fonctionne aussi bien pour une carte de train, de RATP, de bus, de tram ou de vélo.

Il existe également, pour les salariés qui utilisent un vélo pour leurs déplacements domicile-travail, une indemnité kilométrique. Cette indemnité vise à encourager le vélo en tant que mode de transport et s’élève à 0,25 € / km.

Tous les salariés à temps plein ou partiel du secteur privé et les stagiaires rémunérés peuvent en bénéficier.

Le remboursement réalisé par l’employeur figure sur le bulletin de salaire, mais n’est pas considéré comme un revenu. On parle de défraiement. De ce fait, le remboursement n’est pas assujetti à l’impôt sur le revenu.

De plus, tout agent de la fonction publique (fonctionnaire ou contractuel) peut bénéficier de la prise en charge partielle du titre de transport. La prise en charge est fixée à 50 % du prix de l’abonnement, avec néanmoins une limite de 86,16 € par mois.

Qu’il s’agisse du public ou du privé, pour bénéficier du remboursement partiel de son abonnement, le salarié doit présenter une attestation nominative mensuelle ou annuelle de ses titres d’abonnement à son employeur.

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2. Le remboursement des frais de déplacement

Lorsqu’un salarié effectue des déplacements dans le cadre de son exercice professionnel à l’aide de son véhicule ou d’un deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3, d’une moto ou d’un vélo, il peut bénéficier d’un remboursement des frais engagés. Le remboursement peut s’effectuer suite à la réception des justificatifs, on parle alors de frais réels, ou sous forme d’indemnité kilométrique (encadré par l’administration fiscale).

D’autres frais peuvent également être pris en charge comme notamment les frais de péage, de location de véhicule, de billet de train, les notes de frais Uber ou de billet d’avion.

3. Le remboursement des frais de restauration (employé – direction)

L’employeur peut prendre en charge le remboursement des frais de repas des salariés si ceux-ci sont contraints de prendre leur repas au restaurant ou en déplacement sur un chantier. L’indemnisation des frais liés aux repas peut s’effectuer sous la forme d’une allocation forfaitaire ou en fonction des dépenses engagées par le salarié.

Si le salarié ne peut regagner sa résidence ou son lieu de travail habituel, le plafond de l’indemnité de repas est de 18,80 € (en 2019) dès lors que l’employeur démontre que le salarié est contraint de prendre son repas au restaurant.

Si le salarié est en déplacement hors des locaux de l’entreprise et que ses conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu de travail pour le repas, les dépenses sont prises en charge à hauteur de 9,20 € (en 2019).

À noter également que les frais professionnels à l’étranger sont pris en charge dans le cadre des indemnités de grand déplacement.

Les salariés ne sont pas les seuls à pouvoir prétendre au remboursement de leurs frais de repas, c’est aussi le cas pour les dirigeants d’entreprise. Cependant, la règlementation n’est pas la même selon qu’il s’agisse d’un repas personnel du gérant ou d’un déjeuner d’affaires auxquels sont invités les clients, prospects ou partenaires.

Concernant les déjeuners d’affaires, ceux-ci doivent avoir été engagés dans l’intérêt de l’entreprise, sont remboursés intégralement et sont déductibles fiscalement dans la limite de 150 euros HT par repas. De plus, il est nécessaire d’apporter l’identité des invités et le nom des sociétés concernées.

Concernant les frais de déjeuners personnels pris sur ou près du lieu de travail, ceux-ci peuvent être remboursés partiellement, et totalement déductibles des impôts dans la mesure où les conditions d’exercice ne peuvent permettre au dirigeant de rentrer prendre le déjeuner à son domicile. Retrouvez plus de détails ici.

Qu’il s’agisse de frais de transport, de déplacement ou de restauration, ceux-ci devront toujours être justifiés preuves à l’appui pour prétendre à un remboursement. Sans véritable procédure encadrée et sans un respect scrupuleux des consignes, vous vous confronterez à de potentielles erreurs, passibles d’un redressement fiscal pour votre entreprise en cas de contrôle. À bon entendeur…

Auteur

Antoine Moulard
Antoine Moulardhttps://antoine-moulard.com
Après avoir obtenu mon Master 2 en Marketing Digital, J'ai pu avoir une première expérience dans une entreprise angevine spécialisée dans la création de sites ainsi que dans le référencement naturel, payant et les réseaux sociaux. J'ai quitté la ville d'Angers pour travailler à Paris et je suis désormais Traffic Manager chez iPaidThat. Pour me contacter, vous pouvez utiliser cette adresse mail : amoulard@ipaidthat.io | 01 86 65 19 43

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