Note : La date butoir du 1er juillet 2024 pour que les entreprises émettent et reçoivent des factures électroniques est repoussée. Une nouvelle date sera déterminée dans la loi de finances 2024.
La facture électronique devient obligatoire à partir de 2024 ! Pas de panique, on vous dit tout sur la mise en place de cette réglementation !
La digitalisation touche toujours davantage de services au sein d’une entreprise. Pour les dirigeants, c’est une occasion de repenser les modes de gestion de leur exploitation pour qu’elle soit plus productive et rentable.
La dématérialisation des factures clients s’inscrit dans cette même logique de modernisation de l’économie. Pour réussir votre transition numérique, il vous faut comprendre les notions de format structuré ou hybride et de plateforme de dématérialisation partenaire.
Découvrez nos explications ainsi que des pistes de réflexion pour vous permettre de choisir la solution de facturation électronique la plus adaptée à votre entreprise.
Dématérialisation des factures clients : définition
La dématérialisation des factures clients consiste à émettre, transmettre et recevoir les factures au format électronique. Les entreprises sont invitées à abandonner le papier au profit du numérique, en respectant certaines obligations légales.
Les formats de la facture électronique
La facture électronique, ou e-facture, doit se présenter sous l’une des 3 formes suivantes :
- non structurée, sa mise en page correspond à celle d’une facture papier, il s’agit notamment de fichiers PDF envoyés par e-mail ;
- structurée, elle répond à une norme conforme aux exigences de l’EDI (échange de données informatisé) ;
- hybride, le document PDF classique s’accompagne d’un second fichier avec des données au format structuré.
Les conditions de conformité
En France, l’article 289 du Code général des impôts impose 3 principes à la conformité des factures :
- authenticité de l’émetteur ;
- intégrité du contenu ;
- lisibilité.
Les entreprises doivent mettre en place une piste d’audit fiable (PAF) afin de s’assurer de la traçabilité des factures émises et de la livraison des biens ou prestations de services.
Pour les e-factures, la loi préconise également de recourir à la signature électronique des documents au moyen d’un certificat qualifié ou d’un cachet de niveau RGS (référentiel général de sécurité).
Par ailleurs, la forme structurée implique, pour l’émetteur et le destinataire, la capacité de :
- contrôler systématiquement les mentions obligatoires ;
- répertorier les partenaires ;
- tenir une liste récapitulative des échanges ;
- conserver le document en version lisible pour tout auditeur légal.
Le cas de la numérisation des factures papier
La réglementation autorise la numérisation des factures papier et leur attribue la valeur de copie conforme et fidèle à l’original sous quelques conditions :
- reproduction des couleurs à l’identique ;
- enregistrement au format PDF ou PDF/A (norme adaptée à l’archivage électronique) ;
- sécurisation et horodatage des documents.
En l’état, la facture scannée n’est pas une facture électronique puisqu’elle n’a pas été émise comme telle. Néanmoins, l’administration fiscale accepte son traitement dématérialisé en cas de contrôle.
Facturation électronique : une obligation pour les entreprises dès 2024 !
À compter du 1er juillet 2024 et selon un calendrier échelonné, les entreprises assujetties à la TVA doivent passer à la facturation électronique dans leurs échanges B2B.
Rappels réglementaires
Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises qui travaillent avec le secteur public émettent et transmettent leurs factures au format électronique. La loi de finances 2021 et l’article 26 de la loi de finances rectificative de 2022 élargissent la dématérialisation des factures clients à l’ensemble des personnes physiques ou morales françaises soumises à la TVA.
Concrètement, l’e-facture est adressée au client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation (portail public ou autre).
Cette obligation légale concerne :
- les opérations d’achats et de ventes de biens ou de prestations de services ;
- les entreprises établies en France et assujetties à la TVA ;
- les transactions business to business (B2B) et domestiques (effectuées sur le territoire national).
Calendrier : un déploiement progressif
Dès le 1er juillet 2024, tous les assujettis doivent accepter de recevoir leurs factures électroniquement.
En revanche, l’obligation d’émission et de transmission des factures au format numérique s’impose progressivement entre 2024 et 2026. Elle dépend de la taille de l’entreprise (effectif, chiffre d’affaires annuel et total bilan).
| Date | Entreprises |
| 1er juillet 2024 | Grandes entreprises |
| 1er janvier 2025 | Entreprises de taille intermédiaire (ETI) |
| 1er janvier 2026 | Petites et moyennes entreprises (PME), Micro-entreprises |
Objectifs de la dématérialisation des factures clients
Avec cette réforme, le législateur poursuit plusieurs objectifs :
- modernisation et simplification de la vie des entreprises ;
- augmentation de leur niveau de productivité ;
- automatisation des déclarations de TVA ;
- amélioration de la détection de la fraude ;
- suivi en temps réel de l’activité économique.
Ainsi, l’État entend renforcer ses capacités de contrôle tout en allégeant la charge administrative des structures.
Avantages de la digitalisation des factures clients
La dématérialisation des factures clients est une obligation communautaire qui remporte un franc succès auprès de nos voisins d’Europe. Elle permet aux entreprises d’améliorer la gestion de leur exploitation et de diminuer le coût de traitement de leurs justificatifs comptables.
Réduction des frais de traitement des factures
Le passage à la facture client électronique est synonyme de profit à la fois sur les coûts directs et indirects de traitement.
Le format papier suppose des dépenses d’impression, de mise sous pli et d’archivage sur lesquelles une entreprise peut réaliser rapidement des économies. Le stockage physique des factures papier, par exemple, implique un local spécifique, des fournitures adaptées et des heures de travail dédiées à la numérotation, au classement et au rangement. Avec une solution de dématérialisation des factures, tout ceci n’est plus nécessaire.
De même, les solutions de digitalisation des documents facilitent la gestion des relances et des litiges ainsi que la recherche des pièces justificatives. Elles diminuent donc les coûts en réduisant le temps consacré à ces activités.
Gain de temps
Dématérialiser revient à automatiser, voire à supprimer certaines tâches chronophages et répétitives au sein de votre Service comptabilité. Les heures passées à affranchir, timbrer et poster le courrier sont réemployées pour effectuer de l’analyse ou des tableaux de bord utiles au pilotage de votre exploitation.
Diminution du risque d’erreur
L’utilisation de logiciels d’édition de factures et des plateformes de dématérialisation sécurise les procédures. Vous évitez les risques d’erreur ou de perte de documents. Vous centralisez aussi vos données et bénéficiez d’un aperçu en quelques clics du statut de vos factures (envoyées, reçues, en attente de règlement ou payées).
Efficacité de l’archivage
L’archivage électronique de vos factures clients et fournisseurs vise à stocker vos documents numériques pendant toute la durée légale de conservation. Les différents systèmes sont paramétrés pour assurer l’intégrité, la confidentialité et la lisibilité de ces pièces comptables.
Par ailleurs, la configuration des outils utilisés accélère généralement la recherche des justificatifs grâce à une piste d’audit fiable, garante de la traçabilité comptable. Cette fonctionnalité est particulièrement appréciable lors de vérification par l’administration fiscale. L’entreprise prompte à fournir les documents demandés bénéficie d’une meilleure image auprès des contrôleurs.
Équilibre de la trésorerie
Une trésorerie excédentaire représente un objectif constant pour une entreprise. Or, la mauvaise gestion des règlements clients constitue l’une des causes de défaillance des structures.
Avec l’e-facture, vous maximisez les phases d’envoi, de transmission et de réception. Vous raccourcissez ainsi les délais de paiement et anticipez les relances auprès des clients retardataires.
Transition écologique
La dématérialisation des factures clients est avant tout une transition numérique, mais elle participe activement à réduire l’impact environnemental des entreprises. Pour les dirigeants concernés par l’écologie, c’est un moyen d’inscrire sa structure dans une démarche « verte », bénéfique à la fois pour la planète et l’image de la marque.
Accessibilité des données
Les éditeurs de factures rendent les données consultables en ligne. Ainsi, le dirigeant peut contrôler l’état de ses règlements n’importe où. Il attribue des accès sécurisés à ses salariés et à son expert-comptable et fluidifie les échanges.
Dématérialisation des factures clients : comment ça marche ?
La dématérialisation des factures clients impose à l’entreprise d’opter pour un type de facture dématérialisée et un mode de transmission conformes aux obligations légales.
Choisissez un type de facture électronique
L’e-facture non structurée correspond à la forme la plus simple à adopter. De nombreuses solutions existent déjà sur le marché et permettent de créer sa facture au format PDF, puis de l’envoyer par e-mail. Cependant, pour l’exploiter, le client doit en extraire les renseignements et leur traitement ne peut être optimisé en l’état.
Les factures hybrides ou structurées, quant à elles, se révèlent plus complexes et coûteuses à mettre en place, mais possèdent un potentiel de rentabilité certain si le volume d’échange de données est important.
La norme européenne EN16931, publiée en octobre 2019, comporte les informations essentielles pour la mise en place d’une facturation structurée. Elle apporte aux entreprises un cadre solide avec ses 165 champs de données et les règles métiers spécifiques.
Elle évite ainsi des investissements informatiques lourds et la plateforme nationale Chorus Pro admet d’ores et déjà les formats XML issus de cette norme.
Factur-X, de son côté, représente le standard de la facture hybride. Il allie la facture PDF classique et son visuel aux couleurs de l’entreprise avec un fichier de données structurées XML conforme à la norme EN16931. Ce modèle convient particulièrement aux TPE et PME et il est disponible également sur Chorus Pro et auprès des prestataires privés.
Sélectionnez un mode de transmission
Si vous émettez des factures à destination du secteur public, vous connaissez la plateforme Chorus Pro. Celle-ci attribue une date de dépôt certifiée et donne les statuts d’avancement du traitement.
Dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique à tous les assujettis à la TVA, les entreprises peuvent décider d’utiliser, à compter de 2024 :
- le portail public de facturation Chorus Pro ;
- une plateforme dématérialisée partenaire (PDP) immatriculée par un service de la DGFiP pour 3 ans renouvelables.
Le rôle de ces PDP consiste à :
- émettre, transmettre et recevoir les factures électroniques du fournisseur au client ;
- extraire et envoyer les données de transactions à l’administration (montant de TVA, identification des entreprises, taux de TVA appliqué, etc.) ;
- fournir des informations sur les opérations et les paiements aux Services des impôts.
Pour bénéficier d’une immatriculation, les prestataires soumettront un dossier de candidature auprès de la DGFiP avec la mention de leurs garanties et des fonctionnalités proposées.
Optez pour une solution de facturation électronique
Au moment de choisir votre prestataire de services ou votre éditeur pour dématérialiser vos factures clients, pensez aux obligations à venir.
- Quel format de facture propose-t-il ?
- Quelles sont les règles de protection et de confidentialité établies ?
- Comment le prestataire compte-t-il se conformer à la réglementation ?
- L’offre permet-elle de se connecter à Chorus Pro ?
- Le prestataire prévoit-il de s’immatriculer en tant que plateforme dématérialisée partenaire ?
Les solutions qui possèdent des critères tels que la création de factures structurées ou hybrides, l’archivage probant, le partage de statuts ou encore le paiement digital apportent des garanties d’automatisation complète et sécurisée du processus de dématérialisation.
En pratique, vous devez aussi vous assurer que la solution de dématérialisation envisagée est conciliable avec le mode de gestion de votre entreprise. Cela implique une réflexion sur :
- les prérequis techniques et organisationnels ;
- les coûts d’intégration (matériel, formation du personnel, accompagnement des partenaires commerciaux) ;
- la compatibilité, avec la formule adoptée par vos fournisseurs ou vos clients ;
- les fonctionnalités et les perspectives de partage de connexion avec l’expert-comptable, par exemple ;
- la fiabilité du processus.
Factures clients dématérialisées : que propose iPaidThat ?
iPaidThat est un logiciel de pré-comptabilité qui offre la possibilité de :
- récupérer automatiquement et payer ses factures fournisseurs ;
- gérer ses notes de frais et sa trésorerie ;
- éditer ses factures clients ;
- archiver ces documents ;
En tant que plateforme de dématérialisation, notre solution pré-comptable et financière aide aussi les dirigeants d’entreprise à se préparer aux exigences légales de facturation à venir. Ainsi, iPaidThat permet d’activer la fonction Factur-X en un simple clic.
Les factures clients, générées au format PDF à valeur probante, comportent alors un fichier Factur-X XML et vous ouvrent la possibilité de transmettre ou de recevoir des Factur-X, tout en facilitant l’envoi vers Chorus Pro grâce à l’automatisation de ce procédé.
