Grand livre comptable : le document obligatoire passé à loupe !

Quand on évoque le grand livre comptable, les adjectifs « volumineux » et « indigeste » traversent peut-être votre esprit. Ce document obligatoire grossit effectivement avec le développement de votre entreprise et il peut paraître difficile à exploiter au premier coup d’œil !

Il présente pourtant un grand intérêt pour la gestion de votre activité. Pour vous aider à mieux comprendre son utilité, nous vous proposons un point sur sa définition légale, son contenu, ses principes de fonctionnement ainsi que des exemples de présentation et d’interprétation.

Le grand livre comptable : définition légale

Les articles R123-173 et suivants du Code de commerce réglementent l’utilisation du grand livre comptable : « Tout commerçant tient obligatoirement un livre-journal et un grand livre ».

Par conséquent, le grand livre est un document obligatoire établi manuellement ou au format numérique à l’aide d’un fichier informatique ou de logiciels qui doivent garantir son identification et sa date.

Alimenté grâce aux écritures saisies au quotidien dans le livre-journal, ce document présente les enregistrements par compte comptable, de classes 1 à 7, en respectant l’ordre préconisé par le plan comptable général.

L’entreprise est libre de détailler ses opérations dans des livres auxiliaires, à condition de les centraliser au moins une fois par mois dans le grand livre général.

Comme les pièces justificatives ou les documents de synthèse, le grand livre comptable se conserve pendant 10 ans en vertu de l’article L123-22 du Code de commerce.

Cette définition est aussi inscrite dans le plan comptable général aux articles 912-1 et suivants. Ce règlement concentre les principes généraux et les modalités de tenue de la comptabilité.

Présentation du grand livre comptable

Le grand livre sous forme de tableau

Aucune obligation quant à la forme ne s’impose aux entreprises. Vous pouvez présenter votre grand livre comptable sous forme de tableau comme dans l’exemple suivant :

401 000 Fournisseur
Date	Code journal	Libellé de l’opération	Référence de la pièce	Débit	Crédit	Code lettrage
01/01/2022	AN	Report AN			350,00	35A
21/01/2022	BQ	Règlement facture	VIR 01-37	350,00		35A
31/01/2022	AC	Facture janvier	FA 01-2022		200,00
Total compte 401000 Fournisseur		200,00

Le grand livre sous forme de comptes en T

Vous pouvez aussi décider de le construire sous forme de comptes en T.

Pour établir votre grand livre, vous pouvez opter pour : 

• un registre papier ;
• un fichier informatisé.

Le logiciel comptable permet de générer automatiquement l’ensemble des documents à partir des informations saisies.

Les grands livres auxiliaires

Avec le développement de votre entreprise, vos transactions tendent à augmenter. Le recours aux grands livres auxiliaires, fournisseurs et clients vous aide à gérer en détail vos créances et dettes. Ces documents comptables offrent une situation par compte et par mouvement, alors que le grand livre général centralise et globalise l’information.

• Le grand livre auxiliaire des fournisseurs regroupe l’ensemble des comptes de racine 40.
• Le grand livre auxiliaire des clients rassemble les comptes de racine 41.

Contenu du grand livre comptable

Une organisation par classes de comptes

Le grand livre comporte toutes les écritures comptables de l’exercice enregistrées par ordre chronologique et organisées par classes de comptes, de 1 à 7.

• Les comptes de classe 1 (qui commencent par 1) correspondent aux capitaux propres, aux autres fonds propres, aux emprunts et dettes assimilées, et aux provisions.
• La classe 2 concerne les immobilisations corporelles, incorporelles et financières, ainsi que les amortissements et dépréciations qui s’y rapportent.
• La classe 3 enregistre les stocks et les en-cours de production.
• La classe 4 comporte les comptes de tiers : fournisseurs, clients, personnel, organismes sociaux, état et collectivités, associés, etc.
• La classe 5 répertorie les comptes financiers : banque ou caisse.
• La classe 6 détaille les comptes de charges. Il s’agit de tous les mouvements qui provoquent une sortie d’argent et qui diminuent le résultat de l’entreprise.
• La classe 7 désigne les comptes de produits, vos recettes, qui constituent votre chiffre d’affaires et augmentent le résultat de l’entreprise.

Le détail des mouvements comptables

La saisie des opérations en comptabilité comporte certaines mentions nécessaires à l’alimentation du livre-journal puis du grand livre de façon appropriée : 

• le numéro et l’intitulé du compte, qui facilitent le classement par compte (101 000 capital, 512 000 banque, 613 000 location, etc.) ;
• la date de l’opération ;
• le libellé de l’opération (facture fournisseur 3 — paiement, par exemple) ;
• la référence de la pièce (FA 09-2022-06) ;
• le journal utilisé pour l’enregistrement (à nouveaux, banque, achats, ventes, caisse, transactions diverses) ;
• le montant du mouvement inscrit au débit ou au crédit ;
• le code lettrage.

Principes de tenue du grand livre comptable

Le report de données du livre-journal

Livre-journal et grand livre sont deux livres comptables indissociables. Votre saisie quotidienne alimente l’un, puis l’autre. Prenons un exemple dans lequel vous payez une facture fournisseur de 500 €, le 2 septembre 2022. Vous enregistrez ainsi le mouvement dans le journal de banque : 

Compte	Intitulé	Libellé de l’opération	Référence	Débit	Crédit
401 003	Fournisseur 3	Facture fournisseur 3 — paiement	VIR 311	500,00
512 000	Banque	Facture fournisseur 3 — paiement	VIR 311		500,00

Les écritures sont ensuite reportées dans le grand livre : 

401 003 Fournisseur 3
Date	Code journal	Libellé de l’opération	Référence de la pièce	Débit	Crédit	Code lettrage
31/08/2022	AC	Facture août	FA 08-2022-03		500,00	A358
02/09/2022	BQ	Facture fournisseur 3 — paiement	VIR 311	500,00		A358
Total compte 401 003  Fournisseur 3	500,00	500,00

On suppose que la facture d’août avait été saisie au préalable, le jour de sa réception. Le compte fournisseur est alors soldé, c’est-à-dire qu’aucune facture n’est en attente de règlement.

512 000 Banque
Date	Code journal	Libellé de l’opération	Référence de la pièce	Débit	Crédit	Code lettrage
02/09/2022	BQ	Facture fournisseur 3 — paiement	VIR 311		500,00
Total compte 512000 Banque		500,00

Le respect de la comptabilité en partie double

La notion de partie double indique que chaque opération doit avoir sa contrepartie, soit au débit, soit au crédit, pour le même montant. Si on reprend l’exemple ci-dessus, le règlement de la facture fournisseur a impacté à la fois le compte 401003 au débit et le 512000 banque au crédit pour 500 €.

Cette méthode garantit l’équilibre de la comptabilité. Le grand livre de votre entreprise doit toujours présenter un total général de débit égal au total général de crédit.

Les règles de saisie du grand livre comptable

Le grand livre ne doit comporter aucune rature ou ligne vide. C’est un document définitif et qu’il ne faut pas altérer. Pourtant, les erreurs existent : une écriture saisie dans le mauvais sens, un montant avec un zéro de trop… Vous êtes obligé de les corriger puisque la comptabilité doit donner une image fidèle de la situation financière de l’entreprise.

La solution consiste à passer une écriture de contrepassation afin de rectifier l’erreur. 

Interprétation du grand livre par classe de comptes

En fin d’exercice, vous disposez généralement d’un grand livre volumineux et sa lecture peut sembler compliquée à première vue. L’information déterminante pour y parvenir concerne la notion de sens du compte. 

Le total débit ou crédit d’un compte vous indique sa position. Vous devez donc connaître le sens attendu en fonction de sa nature.

• Au débit figurent l’actif immobilisé, les stocks, les créances, les disponibilités et les charges.
• Au crédit se trouvent le capital social, les dettes, les comptes bancaires à découvert et les produits.

Prenons quelques cas concrets.

• Compte 164 000 — emprunt, solde créditeur de 54 566 € : votre entreprise possède un emprunt auprès d’une banque et il vous reste 54 566 € de capital à rembourser.
• Compte 211 000 — terrain, solde débiteur de 70 000 € : vous êtes propriétaire d’un terrain d’une valeur de 70 000 €.
• Compte 311 000 — matières premières, solde débiteur de 3 200 € : votre stock de matières premières en fin d’exercice, et après inventaire, est estimé à 3 200 €.
• Compte 401003 — fournisseur 3, solde à 0 € : vous n’avez aucun paiement en attente pour ce fournisseur.
• Compte 401001 — fournisseur 1, solde créditeur de 250 € : vous lui devez 250 €.
• Compte 411002 — client 2, solde débiteur de 4 300 € : vous détenez une créance de 4 300 €.
• Compte 512 000 — banque, solde débiteur de 2 613 € : votre compte bancaire est alimenté et vous disposez de 2 613 € de liquidités. À l’inverse, un solde créditeur de banque est synonyme de découvert.
• Compte 606 100 — électricité, solde débiteur de 1 560 € : vos dépenses en électricité pour l’année s’élèvent à 1 560 €.
• Compte 707 000 — ventes de marchandises, solde créditeur de 78 500 € : vous avez facturé 78 500 € de ventes de marchandises, augmentant d’autant vos recettes.

Si la position du compte n’est pas conforme au sens attendu, vous devez examiner les opérations de plus près pour détecter une erreur éventuelle.

À quoi sert le grand livre en comptabilité ?

Document comptable obligatoire, le grand livre est mis en place dès le début de votre activité. Il permet une revue efficace des comptes d’entreprise, l’établissement des documents de synthèse (bilan, compte de résultat et annexe) et l’analyse de la situation financière de la société.

Document de vérification de la comptabilité

Le grand livre, tout comme le livre-journal, rassemble la totalité des écritures comptables saisies pendant l’exercice. Son format est propice au contrôle. Pour chaque compte, vous devez vérifier plusieurs éléments : 

• la nature des opérations (une charge ne peut se retrouver dans un compte de stock) ;
• le type de journal d’imputation ;
• la correspondance des mouvements ;
• le détail de l’activité entre les soldes initial et final ;
• le sens et le solde du compte. 

Support d’échanges avec l’expert-comptable

Si vous avez choisi de gérer la saisie comptable, votre expert-comptable intervient vraisemblablement dans un second temps au moment des travaux de clôture de l’exercice. Pour qu’il puisse mener à bien sa mission, vous devez lui communiquer le grand livre comptable. À lui seul, ce document lui offre une vision précise de votre exploitation.

L’expert-comptable est capable de retracer les mouvements. Il est aussi susceptible de vous demander des informations complémentaires sur les différentes opérations. Il établit ensuite la liste des écritures nécessaires et procède à la clôture.

Base de construction des documents de synthèse

Le grand livre permet d’établir, dans un premier temps, la balance générale. Celle-ci équivaut à un tableau récapitulatif, non obligatoire, qui regroupe les comptes comptables et leur solde.

Puis, toujours à partir de cette même base, vous générez votre bilan, votre compte de résultat et l’annexe associée. Ces trois états correspondent aux documents de synthèse obligatoires, encore appelés comptes annuels, exigés par la loi.

Le bilan organise les comptes de 1 à 5 sous forme de tableau avec d’un côté l’actif, et de l’autre, le passif. Le compte de résultat rassemble les comptes 6 et 7 de charges et produits pour calculer le bénéfice ou la perte de l’année.

Outil d’analyse de la situation financière

Le niveau de détail du grand livre permet d’effectuer toutes sortes d’analyses afin de mesurer la santé financière de l’entreprise. Il simplifie l’étude des variations des comptes d’une période à l’autre ainsi que sa compréhension. 

Si vos immobilisations bondissent de 50 %, c’est que vous avez certainement réalisé des investissements facilement détectables dans vos comptes de classe 2.

Le grand livre comptable : l’essentiel

Le grand livre figure parmi les livres comptables obligatoires selon le Code de commerce. Tenu à l’aide d’un registre manuel, d’un fichier informatique ou encore d’un logiciel de comptabilité, il se présente sous forme de tableau ou de comptes en T.

Son organisation est dans l’ordre chronologique des opérations et par classes de comptes. On y retrouve des mentions comme la date, le libellé et la référence du mouvement, le code journal et le montant inscrit au débit ou au crédit.

Le grand livre comptable se construit à partir des écritures saisies dans le livre-journal. Le total de ses débits doit égaler le total de ses crédits. Il est définitif et inaltérable, ce qui signifie que les ratures et les vides sont interdits.

Pour votre entreprise, il constitue un outil indispensable pour détecter les erreurs, échanger avec votre expert-comptable, produire vos états de synthèse et analyser votre situation économique.

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