La période fiscale bat déjà son plein, avec son lot de stress, d’urgences et de journées à rallonge. Chez iPaidThat, nous avons modestement conçu “l’Anti-PF”, une solution pensée pour alléger la charge de travail des cabinets comptables en automatisant la collecte et le traitement des documents.
Mais au-delà des outils, une bonne organisation et des pratiques efficaces peuvent faire toute la différence. Chaque cabinet a ses propres méthodes et son organisation interne, mais certaines bonnes pratiques permettent de traverser cette période avec plus de sérénité.
Découvrez nos 20 conseils concrets, à appliquer dès maintenant ou en amont de la prochaine période fiscale, pour optimiser votre gestion et réduire la pression au maximum.
1- Connaître les nouveautés fiscales et comptables
Chaque année en France, des évolutions légales viennent changer la fiscalité et la comptabilité. Elles peuvent concerner les seuils fiscaux, les obligations déclaratives, les régimes d’imposition, les normes comptables …
Ainsi faire un bilan et se tenir informé en amont permet d’anticiper ces changements, de ne pas en découvrir pendant cette période tendue afin d’éviter de repasser sur des dossiers, d’ éventuelles erreurs ou une non-conformité.
2 – Faire un point en interne avant la période
Si vous avez intégré des nouveaux collaborateurs qui n’ont pas encore vécu de période fiscale. Mais aussi pour faire un point avec l’ensemble des équipes,
II peut être judicieux d’expliquer les processus internes et les spécificités de votre cabinet pour la gestion de cette période. C’est aussi l’occasion de présenter les nouveautés et de rappeler que c’est une période chargée pour tous et qu’il est important de se soutenir les uns et les autres
3 – Faire le bilan de la période de l’année passée
Il est aussi intéressant de tirer un bilan de la période fiscale de l’année dernière. Notamment pour que chacun puisse s’exprimer sur des points qui ont pu être bloquants et avec une résolution simple.
C’est aussi le moment de proposer des nouvelles idées pour l’organisation et la gestion des dossiers.
4 – Mettre à jour et vérifier les connaissances des logiciels
Chaque cabinet est amené à utiliser un ou plusieurs logiciels de productions comptables. Mais aussi une somme d’outils complémentaires pour la gestion des tâches, des connaissances, des clients ou encore des équipes.
En une année, certains outils peuvent avoir connu de grands changements tant visuellement que fonctionnellement.
Pour éviter toute perte de temps pendant la période fiscale, vérifiez ces changements et s’assurer que tous les collaborateurs sont formés sur les nouveautés.
5 – Classer les clients / dossiers par complexité
Chaque année et dans chaque cabinet, il y a des dossiers plus ou moins simples à gérer.
Cela peut être dû à la quantité de travail demandée, au nombre de pièces à traiter, à la complexité de l’activité ou encore aux difficultés de communication avec le client.
Vous pouvez alors mettre des points de vigilance sur les dossiers dont vous savez d’ores et déjà qu’ils seront difficiles à traiter ou non. Toujours dans cette optique d’éviter les inconvénients de dernière minute durant la période fiscale
6 – Mettre à jour les contacts et préférences clients
En lien avec le point précédent, il est toujours important de bien pouvoir communiquer avec vos clients pendant la période fiscale si jamais vous avez besoin d’infos rapidement.
Pour cela, pensez à vérifier et mettre à jour les fiches de contact de vos clients. Des infos comme les adresses mails, les numéros de téléphone ou encore la personne en charge de la partie financière de l’entreprise sont toujours à vérifier.
C’est aussi l’occasion de prévoir un rendez-vous rapide en fin d’année. De nos jours, il n’est pas rare de voir des changements d’informations personnelles ou des changements de postes dans les entreprises.
7 – Connaître les dates d’échéances pour chaque client
Toujours dans cette idée de relation client, Il est essentiel de connaître les dates d’échéance pour chaque dossier pour s’assurer d’un bon suivi et de suivre un calendrier en fonction des obligations de chacun.
Cette organisation permettra d’anticiper les périodes de rush pour certains dossiers.
8 – Briefer les nouveaux clients sur vos besoins et les délais
Pour les nouveaux clients, pensez à les briefer sur les documents et les informations dont vous avez besoin pour la gestion de leur dossier et ainsi respecter les délais.
Cela peut paraître basique mais tous les entrepreneurs n’ont pas vos connaissances et votre expertise. Le fait de prendre un peu de temps pour les rassurer et les guider vous permettra de vous simplifier la vie et de gagner du temps.
9 – Créer une FAQ interne
Si vous avez souvent les mêmes problématiques ou les mêmes questions pour la gestion des dossiers.
Il peut être pertinent de prendre le temps de créer une base de connaissances pour résoudre ces problèmes, avoir de côté des “réponses types” à reutiliser rapidement.
Cela peut prendre le format écrit ou bien le format vidéo avec l’enregistrement de votre écran.
10 – Équilibrer la charge entre clients faciles et difficiles
Pour faire suite au point numéro 5 et aux autres, vous pouvez répartir les clients en fonction de leur difficulté.
La période fiscale se déroule sur plusieurs mois, il faut si possible éviter de faire tous les dossiers simples au début pour terminer par les plus complexes (ou bien l’inverse). De même pour la répartition entre des dossiers entre les différents collaborateurs.
L’idée est que cela se passe au mieux pour tous et sur la durée.
11 – Planifier la période avec un calendrier
Chaque cabinet a son organisation mais si vous pouvez créer un calendrier pour gérer au mieux tous vos clients et vos différentes tâches liées à la période fiscale seront toujours un plus. Cela permet d’optimiser l’organisation mais aussi de mieux voir les tâches qui avancent.
12 – Essayez d’impliquer les clients dans le processus
Impliquer les clients dès le début de la période fiscale peut faire toute la différence. En leur expliquant ce dont vous avez besoin et pourquoi, vous pouvez éviter les retards de leur part.
Cela simplifie la gestion des dossiers et permet d’éviter de courir après des informations manquantes au dernier moment.
13 – Récupérer et organiser les pièces comptables
Il est important de récupérer toutes les pièces comptables dès que possible. Cela permet de ne pas être submergé à la dernière minute et de pouvoir traiter chaque dossier efficacement.
Des solutions comme iPaidThat permettent de faciliter le lien entre un client et son cabinet et notamment sur la partie récupération automatique des pi!ces comptable depuis les boîtes mails ou les espaces fournisseurs.
Sachant qu’il s’agit de robot collecteur, il n’est jamais trop tard pour les mettre en plus et peut être sur vos clients que vous jugez difficiles.
14 – Utiliser des outils de compta et pré-comptabilité performants
Les bons outils de comptabilité peuvent rendre la période fiscale beaucoup plus simple. Les solutions permettant de gérer plus efficacement la comptabilité sont nombreuses et proposent de nouvelles fonctionnalités chaque année. Il est donc important de prendre le temps de les connaître et de les utiliser.
La gestion des cabinets a connu de nombreuses évolutions. Il y a 30 ans, peu de cabinets utilisaient internet. Aujourd’hui, avec l’automatisation et les IA, il est possible de réduire des tâches dites à faible valeur ajoutée, ce qui vous fait gagner du temps. Si vous le souhaitez, vous pouvez découvrir iPaidThat, notre solution de pré-comptabilité qui permet de simplifier la relation entre un cabinet et ses clients
15 – Éviter les erreurs grâce aux logiciels
Ces mêmes outils et logiciels sont conçus pour minimiser les erreurs dites humaines. Ils peuvent vérifier automatiquement les informations et vous alerter en cas de problèmes sur des dossiers incomplets ou non-conformes.
16 – Maintenir une communication fluide avec l’équipe
Une communication régulière entre les équipes est essentielle pour éviter les malentendus et assurer une bonne synchronisation.
Partagez les avancées, posez des questions si nécessaire et gardez à l’esprit que chacun a un rôle à jouer.
17 – Automatiser les tâches répétitives
L’automatisation des tâches simples et répétitives permet de gagner un temps précieux. Que ce soit pour l’envoi de rappels pour les pièces, la génération de rapports … L’automatisation vous aide à vous concentrer sur des tâches plus importantes.
18 – Prendre des pauses régulières
La période fiscale est intense et conduit à de longue journée, mais il est important de ne pas se laisser déborder.
Prendre des pauses régulières permet de maintenir votre énergie et de garder l’esprit clair. Cela vous aide à rester productif et moins vous épuiser.
19 – Prévoir quelque chose pour la fin de période
Après plusieurs semaines intenses, il est important de marquer la fin de la période fiscale ! Cela peut être une journée off, un repas d’équipe ou une activité tous ensemble. L’idée est de prendre un temps, remercier tout le monde et repartir sur une bonne dynamique.
20 – Faire un bilan et ajuster pour l’année suivante
Une fois la période fiscale terminée, prenez le temps de faire un bilan. Identifiez ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré. Ce retour d’expérience sera précieux pour rendre la prochaine période encore plus sereine et mieux organisée.
Qu’en pensez-vous ? Avez-vous d’autres suggestions, ou d’autres processus qui fonctionnent bien dans votre cabinet pour gérer cette période ?
Mieux organisée et bien équipée, la période fiscale devient agréable. iPaidThat est là pour vous aider à alléger la charge et gagner du temps toute l’année.