Gestion administrative : à la poursuite du temps perdu !

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En entreprise, la gestion administrative nécessite d’y accordé une grande partie du temps. C’est l’affirmation malheureusement inévitable que subissent les entreprises n’ayant, aujourd’hui, pas d’outils digitaux pour automatiser cela. D’ailleurs, en 2017, une étude signée Sage, ne nommait pas moins de 7,7% du temps des PME françaises, consacré aux tâches administratives. Une perte de temps et de gains productifs estimée à 43,9 milliards d’euros. Une sacrée somme, si ce n’est l’équivalent de nombreuses années de recettes d’entreprises, évaporée dans la paperasse ! iPaidThat vous aide à optimiser votre temps administratif dès maintenant.

Pourquoi cela paraît si compliqué ?

Paperasserie, justificatifs, échéances, relances… Chez certains, la phobie administrative est vite arrivée ! 

Toutes les complications d’exécution rencontrées, notamment par un nouveau dirigeant d’entreprise qui prend davantage de temps dans l’accomplissement de ses tâches (maintient d’une comptabilité et de finances stables) ; sont un véritable frein à l’avancée des entreprises. Ainsi, bon nombre d’entrepreneurs n’en peuvent plus ! Si une solution plus simple et changeante s’offrait à eux ?

“ (…) Pour les tâches liées à la comptabilité en particulier et les tâches administratives en général, développer une politique de dématérialisation des documents et l’usage de solutions logicielles peut entraîner une réduction des coûts. Pourtant (…) les PME ne sont pas actuellement adeptes de la dématérialisation des tâches administratives, ce qui se reflète dans les faits (…). Enfin, (…) il faudrait pour cela que les mesures politiques soient très soigneusement ciblées. ” – Cabinet Plum – 2017

L’apparition de l’obligation : dématérialiser à tout prix !

En 2020, L’État décida de s’attaquer à ce problème. Peut-être l’occasion pour les entreprises d’y voir là une opportunité à saisir, plutôt qu’un recours forcé. 

Effectivement, dès 2024, à travers la loi de Finances, la facturation électronique deviendra une obligation pour certaines entreprises. Avec une période transitoire prenant fin en 2026 pour l’ensemble des entreprises quel que soit leur type ; la nouvelle réglementation, en faveur du digital, rend le format de facturation papier obsolète. Celui-ci, considéré comme polluant et sujet au surcoût, a donc été dépêché de céder sa place.

Deux causes principales font état de cette transition influencée : la lutte contre la fraude et la facilitation des procédures.

À la recherche de précieuses minutes

Le temps passé sur les tâches administratives (~140h en France ou encore ~200h en Espagne) est globalement réparti entre trois grands pôles que sont : la comptabilité, la facturation et le traitement des factures.

Un temps pour y penser, un autre pour le faire

Afin de bien gérer leur administration d’entreprise, les dirigeants doivent combiner deux actions primordiales.

  • D’abord, il faut penser à la tâche (éviter l’oubli, se concentrer pour éviter les erreurs, etc.).
  • Ensuite, il faut exécuter la tâche (trouver les bons documents aux bons endroits, bien les classer, penser au stockage des documents par rapport à la réglementation, respecter les dates limites d’envoi ou de réception, etc.).

Dans ces processus, avant même de venir à bout de leur mission de clôture d’une tâche administrative ; un constat subsiste : la recherche d’information (email, sites, documents papier), le tri ou l’analyse des documents demande une organisation et énormément de temps. 

Ainsi, parfois, même lorsque l’entrepreneur est organisé, cela ne suffit pas à tout faire d’une traite. Durant l’établissement d’une tâche administrative, des documents peuvent manquer, car l’entrepreneur oubliera d’y penser ou de les traiter à temps. 

Résultat : une perte de temps et des navettes administratives incessantes entre l’entreprise et l’administration fiscale. Ces désagréments s’accompagnent bien souvent de sanctions telles que l’amende ou la paralysie partielle de l’activité, si ce n’est total pour les situations les plus graves !

3 consommateurs de temps

Voici une liste des points énergivores dans votre organisation.

  • Le manque de visibilité sur la tâche.
  • L’incapacité à obtenir les informations recherchées.
  • La tâche requiert un investissement trop long malgré son importance légère.

En plus de ceci, s’ajoutent différents motifs qui agissent comme des freins à la digitalisation et retiennent les entrepreneurs.

8 freins au digital, résolus avec iPaidThat

Ces raisons ont tendance à repousser l’envie des dirigeants de transitionner vers le digital. Voyons ensemble quels sont ces arguments et comment iPaidThat y répond.

1. Des coûts surélevés liés à l’adaptation digitale 

Les entrepreneurs imaginent qu’intégrer un support digital à leur entreprise peut s’avérer chers et n’est pas indispensable. Au contraire, la facturation digitale réduit les coûts pour les entreprises par rapport à une facturation papier.

De plus, cela est indispensable à la modernisation de l’entreprise et de ces procédés. En digitalisant, elle découvre de nouvelles opportunités et gagne du temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que la fidélisation des clients, le développement de l’offre, etc.

2. Un système complexe

À la surprise générale, la digitalisation d’une entreprise peut être simple et rapide. Comme pour tous, il faut simplement avoir le bon logiciel. C’est-à-dire celui qui saura vous accompagner dans votre transition, avec pourquoi pas, de petits avantages tels qu’un service client réactif, une FAQ disponible à tout instant, ou encore un support qui ne vous lâche jamais !

3. La prise de temps 

Le temps de la mise en place d’un processus de digitalisation peut être beaucoup plus rapide qu’on le croit ! En effet, iPaidThat permet aujourd’hui, grâce à l’IA, de réconcilier vos logiciels déjà implémentés avec son utilisation. Tout cela afin de s’en servir, par exemple, comme source de collecte pour la récupération des factures.

4. La crainte : de mauvaises expériences passées

Il faut vous débarrasser de vos mauvais souvenirs. Une réelle évolution des processus comptables est en cours et vous devez en faire partie. 

Au-delà d’une question d’obligation (l’arrivée de la facturation électronique obligatoire dès 2024), les avancées technologiques en matière comptable sont de plus en plus au point et répondent complètement aux besoins des entreprises. Pour cette raison, il n’y a plus vraiment de crainte à avoir dans le fait de choisir un outil digital pour gérer sa comptabilité ou ses finances. Cela se fait de plus en plus et deviendra d’ici peu, la norme ! 

Ceux ayant opéré la bascule assez tôt, se rendent compte d’un changement totalement bénéfique et libérateur de temps.

Voici l’un de ces témoignages

5. Travailler directement avec un cabinet comptable

Notre logiciel intègre une suite d’outils de gestion comptable et financière qui n’a pas vocation à remplacer l’expert-comptable ! iPaidThat travaille en collaboration avec ceux-ci afin de faciliter leur travail.

En passant par notre plateforme, vous dégagez du temps sur votre gestion afin de le consacrer ailleurs. Vous pouvez directement intégrer votre expert-comptable à la boucle. Notre logiciel collaboratif vous permet d’octroyer des divers accès sur votre espace en ligne, de partager vos documents, de commenter des fichiers, d’exporter facilement. Tout se fait en temps réel et en partenariat avec votre expert-comptable.

6. Avis mitigé

Vous n’étiez certainement pas convaincu auparavant, mais préférez-vous réellement rester sur un logiciel tableur et continuer à perdre du temps tandis que l’obligation arrive à grand pas ?

Notre solution logicielle exécute l’ensemble de vos tâches pour vous grâce à une assistance comptable poussée et fiable.

iPaidThat, c’est :

  • Plus de 10 000 entreprises, 1800 cabinets comptables
  • Les documents générés sont légaux et à valeur probante
  • Une suite d’outils pour la pré-comptabilité, la trésorerie, l’édition des factures, les notes de frais, les paiements

7. Connaissances insuffisantes sur le digital

Pas de panique ! Grâce à un accompagnement personnalisé (démo, FAQ, support client), vous serez facilement en mesure de prendre en main notre outil et de l’utiliser à votre convenance pour l’ensemble de vos tâches ; le tout, de manière automatisée. Sur iPaidThat votre seul rôle est la vérification. Nos robots se chargent du reste (récupération, saisie, classification, stockage et archivage légal, envoi clientèle ou partage avec votre comptable).

8. Le manque d’informations

Le digital n’est pas quelque chose d’inaccessible et de compliqué. Pour cette raison, iPaidThat vous offre 14 jours d’essai gratuit pour tester l’outil et ainsi découvrir toutes ces nouvelles options quant à la gestion de votre affaire.

  • Multiples options (facturation, gestion pré-comptable, note de frais, analyse de trésorerie, …)
  • Assistance complète (création et gestion des fiches clients et fournisseurs, automatisation des tâches, relances, rapprochement bancaire, …)
  • Liberté mobile (accessibilité à distance)
  • Facilitation (export et import de données, visibilité en temps réel grâce à la connexion avec vos organismes financiers, fournisseurs ou gouvernementaux)

Vous passez votre temps à rechercher l’information, à la saisir et à la dupliquer pour la partager ? Tout cela ralentit considérablement la productivité de votre entreprise. N’attendez plus ! Automatisez votre gestion comptable et financière en passant par iPaidThat. 

Le logiciel de gestion tout-en-un, indispensable, efficace et adapté à votre activité !

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