5 raisons d’automatiser ses process
Avoir recours aux outils d’automatisation des tâches représente un sérieux avantage en termes de temps et d’argent. De nombreuses entreprises, quelle que soit leur taille, se lancent désormais dans l’automatisation. Mais qu’est-ce que l’automatisation ? Que se cache derrière ce terme et comment utiliser cette technique ? Explications.
Qu’est-ce que l’automatisation des process ?
Cette technique consiste à utiliser une sorte de boîte à outils pour faciliter la gestion du quotidien d’une entreprise. En somme, les outils qui correspondent en fait à des logiciels – CRM et autres – sont là pour simplifier l’automatisation de vos tâches récurrentes.
Avant de vouloir automatiser une tâche, il faudra d’abord identifier la ou les tâches à automatiser. Pour ce faire, posez-vous la question suivante : « qu’est-ce que je fais actuellement qui me prend du temps et ne nécessite pas forcément de compétences phénoménales ? »
Pour résumer, vous devez déterminer la ou les tâches chronophages, peut-être pas les plus agréables à faire et surtout celles qui vous libèreraient plus de temps pour réaliser les tâches que vous aimez, ce qui apporte plus de valeur à votre activité.
Une fois cette identification faite, à vous le gain de temps mais pas que. Nous y reviendrons plus tard.
Par conséquent, grâce à l’automatisation, on réduit considérablement le temps d’exécution d’une tâche au point, parfois, de se rendre compte de son inutilité.
Vous avez donc tout intérêt à vous lancer et à utiliser cette technique… mais avec quel outil ?
Focus sur le « no code »
Aux balbutiements de l’automatisation des tâches, les outils utilisés représentaient un coût colossal. Par exemple, les technologies de l’intelligence artificielle, qui sont souvent utilisées pour l’automatisation, ont un montant de mise en fonctionnement élevé. Il en est de même pour son entretien. Pour autant, ces coûts élevés n’ont pas empêché l’intelligence artificielle de devenir un outil indispensable à l’automatisation des tâches. Les technologies progressant rapidement dans la tech, des alternatives sont désormais possibles. On en veut pour preuve le développement rapide de ce que l’on appelle le « no code ».
Derrière ce terme se cache une technologie qui simplifie la vie de tous ses aficionados, mais pas seulement. Les profils moins tech sont aussi séduits par cette technologie.
Le « no code » (pour « non code » en français) est une technologie qui permet de créer des produits digitaux et numériques sans taper une seule ligne de code. D’où vient cette simplicité d’utilisation ?
Le fonctionnement est plutôt ingénieux. Tout est basé sur le visuel ! Des systèmes de « drag and drop » (« glisser et déposer ») et des interfaces très intuitives font souvent partie de l’artillerie des solutions « no code ».
Utiliser des outils « no code » vont vous faire gagner du temps (n’oubliez pas le dicton « le temps, c’est de l’argent ») donc gagner en productivité. De plus, le « no code » est très simple d’utilisation et ne nécessite pas de formation très longue. Il est donc à la portée de tous les profils.
Maintenant que les présentations sont faites, vous devriez avoir compris ce que sont l’automatisation des tâches et un de ces outils phares, le « no code ».
Pourquoi automatiser vos process ?
Voici nos 5 points pour vous aider à y voir plus clair.
1) Automatiser ses process pour gagner du temps
En tant qu’entrepreneur, vous le savez. Le temps est précieux. Et celui que vous passez à réaliser des tâches redondantes l’est encore plus. En avoir conscience est important.
Automatiser ses process, c’est agir pour son temps et sa productivité.
Avant de se lancer dans l’automatisation de process, il faut absolument identifier ces tâches chronophages. La gestion, la comptabilité, la rédaction de bons de commandes, les inscriptions de coordonnées etc… Toutes ces tâches sont certes utiles au bon fonctionnement de votre business mais combien de temps pourriez-vous gagner en automatisant ces process ?
Un seul mot : identification. Une solution d’automatisation existe pour répondre à ces problématiques.
2) Le temps, c’est de l’argent !
Les deux vont souvent de pair. Si vous réussissez à vous libérer du temps en automatisant vos tâches, vous mettrez ce temps précieux au service d’autres sujets dans votre entreprise.
Comme pour le premier point, l’étape d’identification est primordiale. L’exercice, pas toujours évident, est plus que nécessaire. Il est indispensable de calculer les coûts, de quantifier exactement ce que vous auriez à gagner en automatisant vos process.
3) Limitation du risque d’erreurs.
L’importance de l’identification des besoins réside dans le fait de repérer les tâches chronophages, certes, mais également les tâches qui ne nécessitent pas de formation spécifique. L’intervention humaine est limitée. Et, même si l’erreur est humaine, il est préférable de l’éviter dès que possible.
De plus, si un employé est chargé de réaliser plusieurs tâches différentes les unes des autres, le risque de confusion est augmenté. Un intérêt de plus à automatiser les process quand cela est possible et souhaitable.
4) Des process clairs et efficaces
Lorsqu’il s’agit d’automatiser les process, il est nécessaire de mettre en place de la documentation claire pour suivre à bien ledit process. C’est ainsi qu’émerge la notion de « workflow ». Autrement dit, le flux de travail réalisé par une ou plusieurs personnes. En fonction de l’organisation privilégiée, il peut y avoir différentes étapes et/ou l’intervention de plusieurs personnes pour la réalisation d’une tâche.
Automatiser une tâche, c’est mettre en place, dès le début, une idée précise et claire nécessaire à la réalisation de cet objectif.
5) Avantage concurrentiel
L’automatisation des process représente un gain de temps et d’argent, une productivité boostée et une organisation interne bien rodée. Des avantages qui vous placeront dans de meilleures conditions pour affronter la concurrence. Mieux encore, la prise de décision est plus rapide, le temps des employés est utilisé à bon escient et la perte d’énergie sur des tâches répétitives est évitée.
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