Tout sur les événements d’entreprise

Que vous soyez une grande ou une petite entreprise, vous organisez surement des événements en rapport avec votre activité. Petit-déjeuner, afterworks, table ronde, conférence… Ces événements ont pour but de rencontrer de nouveaux prospects, de gagner en notoriété ou encore de vous positionner en spécialiste. Ces moments représentent souvent des occasions de se promouvoir d’une manière moins conventionnelle. Néanmoins il est important de prendre en compte certains éléments pour en tirer pleinement profit.

Choisir le bon type d’événements

Pour que vos événements d’entreprise soient réussis, ils doivent être pertinents. En d’autres termes, en accord avec votre secteur d’activité et votre territoire de marque. Le but final étant de trouver, connaître et pousser vos prospects à adopter votre produit ou solution. Si vos événements sont trop éloignés de votre activité ou de votre identité, vous risquez de perdre des clients potentiels. Par exemple, iPaidThat organise régulièrement des apéros pour experts-comptables et directeurs financiers. Les échanges portent souvent sur la digitalisation de l’activité comptable. Ainsi, les invités peuvent s’enrichir d’un savoir nouveau et pratique tout en découvrant la solution iPaidThat.

Ne pensez pas qu’au profit immédiat

Le fait d’organiser un événement doit avoir pour finalité un bénéfice pour l’entreprise. Néanmoins, il vous serait préjudiciable de ne le concevoir que d’un point de vue mercantile. En réfléchissant ainsi, vous risqueriez d’organiser un événement de type « réunion Tupperware », ou le seul objectif serait de vendre votre solution. Le cas échéant, votre discours sera très autocentré et vous n’apporterez rien d’utile à votre client.

Après avoir choisi le thème de votre événement, il est maintenant temps de le promouvoir.

Communiquer autour de son événement

Les événements d’entreprises nécessitent souvent des mois d’investissements. Il est donc essentiel de s’assurer qu’ils seront soutenus. Pour réussir à fédérer autour de votre événement, pensez à soigner l’invitation. Une accroche qui attire l’attention, un énoncé qui expose clairement le thème principal et les informations pratiques (lieu, date, heure). Ciblez vos invités de la manière la plus précise possible, que ce soit depuis votre base de données clients ou grâce à un « scrapping » efficace. Pour l’envoi des invitations, privilégiez un site reconnu comme eventbrite.

Ces étapes accomplies, votre travail est loin d’être terminé. Entre leurs responsabilités professionnelles, leurs obligations familiales et la fatigue, vos invités auront vite fait de vous oublier. Votre mission est donc de les relancer régulièrement. A vous de décider quelle fréquence est la plus appropriée, toujours est-il que des mails de relance sympathiques doivent être envoyés avant l’événement.

Si vous préférez communiquer largement sur vos réseaux sociaux, soignez vos visuels et votre message. N’hésitez pas à favoriser l’engagement en posant des questions qui favoriseront les commentaires. Pensez à insérer un lien vers la plateforme d’inscription dans votre post.

C’est le grand jour, votre événement aura lieu dans quelques heures !

Bien accueillir ses invités

Vous avez fait de nombreux efforts pour qu’ils soient là, il est maintenant de votre responsabilité de bien les recevoir. En amont, quelques courses seront nécessaires: boissons et nourritures évidemment. Mais aussi serviettes en papier, gobelets et couverts. Visez large, il est embarrassant, tant pour l’hôte que pour l’invité, de manquer de quelque chose.

Anticipez l’arrivée en vous assurant que vos invités pourront entrer dans le bâtiment sans encombres, en prévenant la sécurité ou l’accueil par exemple. De plus, ne laissez pas vos convives être livrés à eux-mêmes. Par des indications visibles où le concours de membres de votre équipe, accompagnez tout au long du parcours qui mène au lieu de votre événement.

Si plusieurs membres de l’équipe sont présents, sans pour autant intervenir directement, ils devraient être souriants et chaleureux, car ils représentent votre société.

Transformer l’essai

Votre événement est un succès, vous avez rencontré de nouveaux clients, et les anciens semblent décidés à passer à l’offre supérieure. Ici encore, votre travail n’est pas terminé. Il faut maintenant réussir à transformer cet intérêt en achat ou en souscription. Après avoir récupéré les contacts et discerner les besoins des personnes présentes, c’est au tour de l’équipe commerciale de transformer l’essai. Il est essentiel de réfléchir à une offre appropriée: support gratuit pendant un temps, mois d’essai offerts, rabais. L’offre doit être précise et toucher directement la cible.

Une fois que l’offre est établie, vos commerciaux ne doivent pas lâcher avant d’avoir obtenu un refus définitif ou un accord. Les prospects doivent être recontactés régulièrement par mail ou par téléphone, et des démos doivent être organisées dans les mois suivants. Il ne faut surtout pas que l’intérêt retombe ou que le prospect vous oublie, vos efforts doivent déboucher sur un résultat.

« Depuis septembre, nous avons organisé une vingtaine d’événements qui ont connu un franc succès. Chez iPaidThat on fait notre possible pour que les événements soient de qualité et que nos invités s’y sentent bien. Mon conseil ? Relancer régulièrement les personnes. »

Vous êtes maintenant prêt pour organiser un événement d’entreprise parfait. N’hésitez pas à nous inviter pour vos prochains événements via les commentaires !

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