Qu’est-ce que la domiciliation d’entreprise ?

Si vous êtes en phase de création de société et que vous cherchez à gagner en prestige, cet article pourrait vous intéresser. Toute entreprise, peu importe l’activité exercée, doit être en mesure de prouver son existence et le territoire sur lequel elle se déploie. En fonction de sa position géographique, son développement pourrait être grandement altéré. 

En tant que chef d’entreprise, découvrez, en quoi le siège social d’une entreprise joue un rôle important pour les entrepreneurs et quel est l’intérêt de passer par la domiciliation d’entreprise.

1- Pourquoi passer par une entreprise de domiciliation ?

Au moment de la création de votre entreprise, et votre lancement dans l’entreprenariat, vous devez être en possession d’une adresse physique et en faire sa déclaration auprès du Centre de Formalités des Entreprises (CFE) dont vous dépendez. Il s’agit là d’une obligation lors de votre immatriculation au Registre du Commerce des Sociétés (RCS) ou au Répertoire des Métiers (RM).

Cette adresse correspond à ce que l’on appelle la domiciliation, et a pour but de déterminer le tribunal compétent, en cas de litige, qui assurera la gestion de vos éventuels cas de contentieux.

L’intérêt de la domiciliation est donc de prouver l’adresse fiscale et juridique de votre entreprise. Celle-ci figurera sur tous les documents officiels administratifs utiles pour les correspondances avec votre entreprise.

Le choix de la domiciliation d’une entreprise appartient à l’entrepreneur. Il est tout à fait possible de fournir au CFE un bail de location, un justificatif de taxe foncière si vous être propriétaire ou un contrat de domiciliation si vous faites appel à une société de domiciliation.

Cependant, sachez qu’il convient de vérifier quelques paramètres avant une telle prise de décision.

Le bail d’habitation de l’entrepreneur résidant dans une copropriété ou en tant que locataire ne doit pas mentionner l’interdiction d’utiliser le domicile dans le cadre d’une activité commerciale. Toutefois, le cas échéant, il est plus prudent d’avertir le bailleur ou le syndic de copropriété de votre souhait, pour ainsi éviter les malentendus ou le mécontentement des locaux.

À noter également que dans le cadre d’une création de société, la domiciliation ne peut se faire au domicile du dirigeant que pour une période maximale de 5 ans. C’est pourquoi, il n’est pas rare de rencontrer des sociétés dont l’adresse du lieu d’exercice de l’activité et l’adresse du siège social sont différentes.

Les entreprises qui passent par une société de domiciliation le font généralement pour ses nombreux avantages :

• Fournir une adresse stratégique dans un quartier d’affaires emblématique.
• Donner une meilleure image de l’entreprise, plus prestigieuse.
• Permettre d’accueillir des clients dans un lieu plus adapté et propice à l’échange, grâce à la location d’espaces de réunion et de bureaux équipés.
• Fournir une adresse pour la réception du courrier.
• Accompagner les jeunes entreprises en quête de flexibilité, grâce à des espaces de travail adaptés.
• Réduire les coûts de gestion des locaux commerciaux.
• Louer des espaces de coworking pour des séminaires, des assemblées ou des réunions de prestige.
• Gérer les appels téléphoniques si vous vous situez à l’étranger, grâce à un service de secrétariat.

2- Comment fonctionne la domiciliation d’une entreprise ?

Le choix de la domiciliation de son entreprise doit faire l’objet d’une réflexion pointue, car elle joue un rôle considérable dans le développement et l’image de votre société.

Comment faire le bon choix lorsque l’on débute dans l’entreprenariat ?

Sachez que le dispositif de la domiciliation d’entreprise est très encadré et régi par le décret n° 85-1280 du 5 Juillet 1985. De ce fait, la société de domiciliation que vous choisirez doit respecter un certain nombre de règles à usages des deux parties.

Le contrat de domiciliation doit être égale au minimum à une durée de 3 mois, renouvelable par tacite reconduction. Il se doit d’être formulé par écrit et doit contenir un certain nombre d’informations et d’obligations relatives au domiciliaire et au domicilié.

Les obligations de la société domiciliaire

• Mettre à disposition du domicilié les locaux dont il a besoin pour son activité (salles de réunion, salle de surveillance, bureau meublé…).
• Fournir des services et équipements adaptés à la tenue, la conservation et la consultation de ses documents administratifs.
• Informer le greffe du tribunal de la cessation de la domiciliation d’une entité dans ses locaux (expiration, résiliation du contrat…).
• S’assurer de la fiabilité du client grâce à une évaluation de profil du futur domicilié (absence de fraude fiscale, de financement terroriste ou de blanchiment de capital).
• Faire part à la Chambre des Métiers et de l’Artisanat ou du greffier du Tribunal de Commerce des absences de récupération de courrier de plus de 3 mois.

Les obligations du domicilié

• Limiter l’usage de son adresse de domiciliation à la seule fonction de siège social, ou d’agence, succursale ou représentation, si celle-ci est située sur le sol étranger.
• Informer l’agence de domiciliation de tout changement relatif à son activité.
• Donner expressément mandat au domiciliaire pour recevoir en son nom propre toute notification liée à son activité.

En fonction de la formule choisie et de l’emplacement de l’agence de domiciliation, le coût d’un tel service se situe entre 25 et 250 euros. Toutefois, il reste une excellente alternative et un bon investissement pour les jeunes entreprises qui ne possèdent pas encore suffisamment de fonds.

En effet, il peut être assez onéreux en début d’activité d’employer un(e) secrétaire(e) ou d’honorer toutes les dépenses liées à la location de bureaux ou à l’achat du matériel adapté pour gérer la partie administrative et comptable.

La domiciliation par le biais d’une entreprise spécialisée reste avant tout un choix purement stratégique pour les entrepreneurs individuels, les PME ou les grandes sociétés qui souhaitent établir leur siège social dans un lieu fonctionnel et/ou prestigieux. Ceci a, en effet, un effet positif sur leur image de marque, vis-à-vis de leurs clients et partenaires.