Qu’est-ce qu’une pièce comptable ?

Les premiers éléments examinés lors d’un contrôle financier, qu’il soit en interne ou en externe, sont les pièces comptables. Ces justificatifs, qui garantissent la fiabilité et la bonne tenue d’une comptabilité d’entreprise, nécessitent de la rigueur et un bon sens de la collecte. Pour garantir le bon déroulement des processus de gestion de votre entreprise, nous vous invitons à découvrir et respecter les quelques règles qui suivent.

1- Définition d’une pièce comptable

Comme vous le savez maintenant, toute entreprise a pour obligation de tenir une comptabilité issue de normes spécifiques définies par l’administration fiscale. Afin de produire des informations financières lisibles et exploitables concernant le patrimoine de votre société, vous devez enregistrer vos flux financiers, économiques, commerciaux courants et exceptionnels. L’enregistrement de ces flux passe par le biais d’un ensemble d’écritures comptables qui alimentent vos états financiers et que l’on retrouve dans le bilan, le compte de résultat et l’annexe. Chacune de ces écritures comptables doit être enregistrée dans un journal spécifique qui lui est propre.

La pièce comptable est le document officiel qui justifie les recettes et les dépenses liées à votre activité.

2-Les différentes pièces comptables

Lorsque l’on évoque la notion de documents comptables, on pense immédiatement aux factures, toutefois les pièces comptables vont bien au-delà de ce simple document.

Il existe différentes pièces comptables pour justifier vos recettes et dépenses. Nous pouvons retrouver dans le cas des recettes, l’avis de crédit, le bordereau de remise de chèque, le bordereau de versement d’espèces, la copie du relevé de banque, le reçu, ou encore la facture acquittée. Les pièces justificatives de dépenses, quant à elles, peuvent être : la facture fournisseur (bon de commande, bordereau de livraison, facture pro forma), la quittance (impôt, eau, électricité), la fiche de paie, l’ordre de virement, l’état de paiement, l’avis de débit, la copie d’un chèque ou encore l’ordre de mission.

En résumé, les pièces comptables représentent toutes les pièces justificatives qui peuvent légitimer les écritures comptables passées dans votre comptabilité générale. Il peut s’agir de factures d’achat, de vente, les relevés bancaires, les talons de chèque, mais aussi les tickets de carte bancaire. Les pièces comptables permettent ainsi de justifier la saisie des écritures dans les différents journaux de l’entreprise. La facture d’achat permet de comptabiliser l’achat de marchandises ou de prestations de services, mais aussi d’affecter le montant payé à un fournisseur.

3- Les règles à respecter : délai de conservation des justificatifs, composition de l’écriture, procédure de traitement

Les pièces justificatives permettent d’être en conformité avec les normes comptables, notamment en respectant le principe de la comptabilité en partie double.

Pour rappel, cette technique consiste à équilibrer l’ensemble des lignes d’écriture d’une opération comptable.

Pour chaque écriture comptable, vous devez indiquer une date de valeur (date de l’opération) et une date de mouvement (date de la comptabilisation), mais également la référence du justificatif de l’opération, le libellé de l’opération, les comptes mouvementés par l’opération, le montant de l’opération et le sens du flux.

La procédure comptable qui en découle est donc importante pour l’entreprise, car elle reflète l’activité monétaire de l’entreprise. Ainsi, les enregistrements comptables doivent être tenus de façon chronologique dans les journaux d’achats, de ventes, de banque, de caisse, d’opérations diverses… Cette tenue doit être régulière et doit permettre en fin d’exercice de recueillir un bilan complet des mouvements financiers de l’entreprise.

De plus, les documents comptables doivent contenir un certain nombre des mentions obligatoires pour être recevables auprès des instances (expert-comptable, commissaire aux comptes, administration…) en cas de contrôle. Devront apparaître au minimum : la date, les noms des parties prises, l’objet de la transaction et le montant conclu entre les deux parties. Ces éléments sont nécessaires pour valider l’émetteur, le destinataire et l’objet de l’opération. Pour les factures ou les pro forma, des mentions supplémentaires seront exigées.

Pour faciliter la liaison entre les pièces justificatives et les écritures comptables, l’entreprise devra utiliser une méthode de classement efficace. Bien que cette méthode soit libre à chacun, elle devra être accessible à tout moment, et ce rapidement si l’on recherche une pièce justificative comptable spécifique. C’est pourquoi il est fortement recommandé de décrire précisément dans un document destiné à cet effet, les procédures et l’organisation comptable du système de traitement.

Les documents comptables sont à conserver pendant une durée de 10 ans comme le précise le Code de commerce. Toutefois, la législation fiscale peut nécessiter des délais de conservation plus longs dans certains cas.

Les documents comptables sont importants, car ils servent de base à votre comptabilité. Principaux témoins de l’activité de votre entreprise, ceux-ci devront être collectés et conservés avec rigueur. Pour vous faciliter la tâche et éviter les pertes de factures ou de règlement, iPaidThat est l’outil de collecte et de saisie automatique de facture qu’il vous faut !