L’archivage et la gestion des factures, des relevés électroniques et de tous ses dossiers se révèlent parfois compliqués, surtout s’ils se trouvent sur différents sites internet et différentes plateformes (mails, espaces clients en ligne …) C’est justement pour remédier à ce problème que l’éditeur français du service d’archivage et de gestion de documents Xamance a créé en décembre 2013 Xambox. Cette application d’archivage et de classement de documents dématérialisés a rencontré un réel succès grâce à son ergonomie et à sa facilité d’utilisation.
Mais, Xamance a annoncé récemment l’arrêt du service Xambox et la fermeture du service Xambox. Heureusement, il existe des solutions pour remplacer Xambox permettant de centraliser vos documents (factures, tickets, reçus …) automatiquement et efficacement, de la même façon que Xambox.
- Xambox : l’ancienne solution de gestion de documents
- Xambox : une fermeture soudaine de l’application
- iPaidThat : une meilleure alternative à Xambox
Xambox : l’ancienne solution de gestion de documents
Depuis son lancement en 2013, Xambox a connu un grand essor. L’application a facilité la vie de nombreuses entreprises de tous types. Elle a permis de collecter et de centraliser de manière automatique les documents comme les contrats, les factures, les courriers, les mails, les relevés, quel que soit leur lieu de stockage.
Compatible avec tous les scanners et imprimantes disponibles sur le marché, elle a également offert aux utilisateurs l’opportunité de scanner et d’imprimer directement vos documents. Xambox prenait aussi bien en charge les dossiers numériques que les originaux en version papier.
Elle donnait accès à tous les documents depuis n’importe quel endroit et via n’importe quel appareil comme votre ordinateur, votre téléphone ou encore votre tablette. Il suffisait d’être connecté à la plateforme pour y accéder. Xambox permettait également de classer les documents numérisés très simplement. Un gain de temps maximal était au rendez-vous lors du rangement et de la gestion des dossiers.
Cette application a également permis de faciliter le partage des documents professionnels, en toute sécurité et de manière intuitive. Pour avoir toutes vos factures il n’était pas nécessaire de contacter certains de vos fournisseurs comme les fournisseurs internet/téléphonique. Xambox vous permettait de récupérer les relevés et les factures.
Aujourd’hui une solution comme iPaidThat vous permet de collecter automatiquement l’ensemble de vos factures pro via vos boites mails et via vos espaces clients. Xambox s’annonçait également fiable et efficace pour la conservation des documents importants, sur Excel, sur Word, en format PDF ou vos photos. Ceci plus dans sa partie dédiée à la gestion des documents personnels.
La recherche de ces documents était simplifiée, quelques secondes suffisait pour retrouver un document numérisée. Un moteur de recherche et un OCR (Reconnaissance optique de caractères) étaient aussi disponibles. Il suffisait de taper de simples mots-clés dans la recherche pour les retrouver en un clic. D’autres fonctionnalités ont également fait de cette application un outil indispensable. C’est le cas du système d’alerte des paiements des factures, de la fin de contrat ou de la fin de garantie. Il était même possible de prévisualiser les pages des documents et les factures.
Xambox : une fermeture soudaine de l’application
Le responsable de Xamance, Thomas Henry a annoncé, il y a quelque temps que l’arrêt du service Xambox aurait lieu le 31 janvier 2020. Après le rachat de la société HomeBubble, Xamance a lancé les services Home Bubble et edocea.fr. Parallèlement, l’éditeur de solutions d’archivage et de classement de documents dématérialisés a enrichi les fonctionnalités de son service Xambox, en s’inspirant de Home Bubble. De nombreux utilisateurs, dont une clientèle majoritairement professionnelle, ont profité de l’application.
Mais, avec le temps, les applications Home Bubble et Edocea deviennent de plus en plus obsolètes. Face à de nombreux utilisateurs mécontents, Xamance s’est trouvé dans l’obligation de fermer ses services Home Bubble et Edocea.fr.
Xambox a également rencontré quelques problèmes qui ont amené l’éditeur à prende la décision de fermer son service. Avec son système de gestion et d’archivage de documents numériques, Xamance était le partenaire de nombreux professionnels de l’assurance, de la télécom, de la banque, de l’énergie ou encore de site marchand.
iPaidThat : une meilleure alternative à Xambox
Heureusement, un remplaçant de Xambox existe sur le marché pour centraliser vos documents automatiquement et plus particulièrement l’ensemble de vos factures. Cette solution c’est iPaidThat, une solution destinée à collecter et à gérer les factures fournisseurs, depuis une boîte mail ou depuis les espaces clients (OVH, Orange, SFR …).
La collecte de vos factures reçues par mail et sur vos espaces clients est automatique avec iPaidThat. Vous ne perdrez plus aucune facture et vous n’avez plus à rechercher l’ensemble de vos factures manquantes. iPaidThat embarque également une technologie OCR qui permet de reconnaître les informations clés sur l’ensemble des factures collectées. L’OCR va permettre de détecter les données clés d’une factures comme les montants HT, TTC, la TVA ou encore le numéro de facture et le nom du fournisseur. L’ensemble vous permettant d’automatiser la saisie de vos pièces comptables et faciliter les relations avec votre experts-comptables.
Pour toutes les autres factures vous pouvez ajouter manuellement vos factures sur notre plateforme ou en les scannant via une adresse mail de collecte fournit par iPaidThat.
iPaidThat va également vous permettre de classer et d’analyser toutes vos dépenses pour mieux gérer et piloter votre entreprise. Des tableaux et reporting sont disponibles pour vous aider au quotidien à suivre votre comptabilité, votre trésorerie et avoir un aperçu global sur l’état des finances de votre entreprise en temps réel.
En connectant votre banque vous pourrez faire un rapprochement bancaire pour n’oublier aucune dépense ! Vous permettant aussi de suivre les mouvements d’entrées et de sorties de votre entreprise. Plus de 300 établissements bancaires européens sont compatibles avec notre solution de rapprochement bancaire automatisé. Que votre banque soit classique BNP Paribas, Barclays, CiC, La banque postale ou des banques de nouvelles génération comme Qonto.
iPaidThat sera également l’outil pour digitaliser votre relation avec votre comptable grâce à ses riches fonctionnalités permettant de stocker, de transmettre, d’exporter automatiquement et en toute sécurité vos données comptables. L’ensemble vous permettant de simplifier et de gagner du temps sur la gestion de votre comptabilité.
Si vous utilisiez Xambox pour la gestion et la collecte de vos factures et autres pièces comptables de votre entreprise, iPaidThat est la solution vous permettant de remplacer Xambox efficacement.