En matière de notes de frais, il n’y a rien de plus frustrant pour un dirigeant d’entreprise que d’être victime d’un contrôle des services de l’URSSAF pour mauvais remboursement.
Quelles sont les conditions à respecter impérativement pour les frais remboursés ? Y a-t-il un barème à connaître (comme le barème kilométrique pour les déplacements professionnels) ? Existe-t-il un cadre juridique propre aux remboursements des notes de frais ?
Pour éviter les mauvaises surprises, notre rédaction vous présente toutes les modalités à suivre en matière de gestion des notes de frais.
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Les conditions de remboursement des notes de frais
Qu’il s’agisse d’un repas au restaurant, d’une restauration sur le lieu de travail, de la prise en charge d’indemnités kilométriques, de dépenses d’hébergement ou d’installation dans un logement en cas de mobilité professionnelle, ou encore de frais liés au télétravail, le dirigeant d’une entreprise doit prendre en charge les frais engagés par ses salariés.
Les conditions de remboursement fonctionnent selon deux systèmes distincts : le système des frais réels ou le système de forfait.
Le remboursement aux frais réels, comme son nom l’indique, consiste pour l’employeur à rembourser la somme exacte des frais engagés par le salarié. Pour être effectif, le dirigeant d’entreprise doit cependant disposer d’une facture ou d’un justificatif de paiement de la part du salarié.
De son côté, le remboursement au forfait est évalué par le dirigeant et entraîne le remboursement automatique du salarié à hauteur d’un montant fixe et récurrent. Généralement, pour ne pas pénaliser les employés, le montant est identique pour toutes les personnes qui occupent le même poste ou la même catégorie socioprofessionnelle.
Bon à savoir
Les notes de frais sont considérées comme une pièce comptable pour l’entreprise. Le dirigeant doit donc s’efforcer de récupérer les justificatifs de ses collaborateurs pour valider leur bien-fondé.
Trois objectifs sont à retenir pour le dirigeant :
- La note de frais permet de vérifier la bonne conformité de la dépense.
- Les justificatifs demandés aux salariés visent à protéger l’entreprise en cas de contrôle par l’URSSAF.
- La note de frais accompagnée des justificatifs permet au dirigeant de récupérer la TVA déductible sur les frais admissibles.
Les justificatifs peuvent prendre la forme d’une simple facture papier ou électronique. Ils doivent comporter plusieurs mentions obligatoires pour être valides :
- Date de la dépense,
- Nom du fournisseur,
- Détail de la dépense,
- TVA (si applicable et mention apparente des différents taux),
- Le nom de l’entreprise et du salarié en cas de repas offert à un client.
Si aucun délai n’est vraiment prévu par la loi, il convient toutefois d’imposer un délai de prescription pour un meilleur traitement en interne. Généralement, les notes de frais sont établies en fin de mois. À noter que ce délai doit être juste et raisonnable pour chaque partie prenante.
Quant à la forme de la note de frais, celle-ci peut être réalisée sur un simple document Word ou Excel. Pour obtenir un modèle de formulaire pour les notes de frais de vos salariés, rendez-vous sur ce site web.
Les barèmes de remboursement
Chaque début d’année, les limites de remboursement sont actualisées par l’URSSAF. À compter du 1er janvier 2021, les barèmes de remboursement applicables aux sommes versées et afférentes aux périodes d’emploi accomplies sont compris :
- Entre 6,70 et 19,10 euros pour les repas et grand déplacement en métropole.
- Entre 76,10 et 1 524,30 euros pour la mobilité professionnelle.
- Entre 2,5 et 52,30 euros pour les indemnités kilométriques.
- Entre 9,4 et 19,10 euros pour les repas pris au restaurant et hors des locaux de l’entreprise ou sur chantier.
Pour connaître en détail la prise en charge de chacun de ces frais professionnels, nous vous invitons à consulter cette ressource complémentaire.
Le cadre juridique des notes de frais
Pour un dirigeant d’entreprise, et notamment les services financiers, chaque dépense remboursée doit être comptabilisée, mais surtout justifiée. Si les salariés ne voient pas forcément l’impact que peuvent générer quelques arrondis, le dirigeant d’entreprise, lui, doit y être vigilant.
Le fait de modifier consciemment, ou non, une note de frais afin d’en tirer un profit personnel constitue une fraude. Les fraudes les plus couramment pratiquées sont les suivantes :
- Créer ou récupérer un faux reçu après une dépense,
- Présenter une facture sans détail après un repas au restaurant,
- Inviter un ami ou sa famille au restaurant,
- Gonfler le nombre de kilomètres parcourus,
- Faire le plein d’essence de sa propre voiture.
Il suffit d’un audit comptable ou d’un contrôle de l’URSSAF pour que les pratiques du dirigeant soient remises en cause.
Ainsi pour éviter une mauvaise gestion, il peut être intéressant pour les entreprises, dont les frais professionnels sont monnaie courante, de s’équiper d’un outil de gestion et de suivi des notes de frais.
Cette pratique a l’avantage d’inciter les salariés à ne pas attendre des mois ou des années avant de soumettre une note de frais, mais aussi de limiter les risques de fraudes ou d’erreurs.
Grâce à des solutions en ligne de remboursement des sommes engagées, les entreprises :
- Gagnent en temps et en conformité,
- Évitent les doubles remboursements,
- Renforcent leur communication interne,
- Évitent les fraudes et dérapages.
Chaque dirigeant d’entreprise doit être au fait des conditions, des barèmes pratiqués et du cadre juridique qui encadrent la gestion des notes de frais. Le plus simple, pour éviter toutes déconvenues, reste de mettre en place des procédures détaillées et de s’équiper d’un outil fiable de gestion des notes de frais.