Réussir son état de rapprochement bancaire

Si vous n’êtes pas familier(e) avec la comptabilité, vous n’avez peut-être aucune idée de ce qu’est un état de rapprochement bancaire.

Il s’agit en fait d’un tableau utilisé pour comparer les dépenses et les recettes d’une entreprise. À réaliser a minima une fois par an lors de la clôture des comptes annuels, il est d’usage de le faire tous les mois pour être en phase avec les relevés de compte de sa banque.

Mais avant de passer à l’automatisation de votre suivi de trésorerie, nous avons jugé utile de vous expliquer comment fonctionne concrètement cette méthode comptable.

Courte définition de l’état de rapprochement bancaire

L’état de rapprochement bancaire est un document qui sert à contrôler la concordance de votre solde bancaire envoyé par votre banque et celui que vous trouvez dans votre comptabilité. Notamment dans le compte comptable 512. Il permet ainsi de justifier les écarts entre ces deux soldes en vue de rectifier les erreurs ou manquements.

L’utilité de faire le rapprochement de ses comptes

Peu importe la taille ou l’activité de votre entreprise, il est judicieux de connaître l’origine de vos mouvements bancaires. D’autant plus, si vous possédez plusieurs comptes bancaires en ligne.

Vous pourrez alors détecter :

• Les omissions d’enregistrements,
• Les erreurs commises par votre assistant(e) comptable,
• Les opérations non comptabilisées (c’est souvent le cas des commissions et des intérêts bancaires),
• Les décalages de décaissements ou d’encaissements.

Les pièces comptables utiles pour constater les anomalies comptables

Pour réaliser votre conciliation bancaire, vous devez disposer d’un certain nombre de documents. Constater si votre compte bancaire a un solde débiteur ou un solde créditeur nécessite :

• Un extrait du grand livre du compte en banque 512,
• Le relevé de compte bancaire reçu par l’entreprise,
• Le dernier état de rapprochement bancaire en votre possession,
• Des justificatifs tels que les bordereaux de remise des chèques, les reçus d’espèce, les factures clients et fournisseurs,
• etc.

La démarche à suivre pour un pointage efficace

Une fois tous les éléments en votre possession, la démarche manuelle n’est pas compliquée, mais demande d’être consciencieux(se) :

• Dresser un tableau en deux colonnes,
• Mettez en valeur le solde initial du compte banque établi par l’entreprise,
• Faites de même pour le solde du relevé bancaire de la banque,
• Inscrivez ces résultats dans votre tableau de trésorerie,
• Constatez les décaissements et les encaissements manquants ou erronés,
• Continuez le lettrage jusqu’à ce qu’il n’existe plus d’écart.

À noter que chaque différence doit s’expliquer et être corrigée. Si les différences ne s’expliquent pas, une régularisation s’impose par la saisie des écritures manquantes dans la comptabilité.

Pour les petites entreprises, généralement l’état de rapprochement est réalisé 2 à 3 fois par an. Pour les plus grandes, tous les mois. Certaines entreprises vont même jusqu’à réaliser cette tâche tous les jours.

Plus vous serez régulier(e), plus rapidement vous détecterez les erreurs. Car, il arrive parfois que le banquier fasse également des erreurs.

Imaginez un montant mal retranscrit ou incorrect lors d’un virement ou d’une remise de chèque. Cela pourrait avoir des conséquences désastreuses sur la trésorerie de votre entreprise.

Les erreurs humaines existent, alors autant s’en prémunir ! Cela est d’autant plus vrai pour les entreprises dont l’activité principale est le négoce, et pour lesquelles l’argent est une ressource importante.

Excel pour comptabiliser ses mouvements de compte

Avant d’automatiser son état de rapprochement bancaire, de nombreuses entreprises utilisent un simple fichier Excel.

Pour mener à bien cette tâche indispensable, ardue et chronophage, il est possible de se baser sur un modèle déjà existant. Une simple recherche sur le web devrait vous donner accès à des dizaines de modèles.

Néanmoins, soyez vigilant(e) ! Il y a de fortes chances que vous n’en trouviez aucun qui soit tout à fait adapté à votre activité. De plus, sachez qu’un des autres inconvénients majeurs d’utiliser Excel pour votre réconciliation bancaire est son absence de sécurité.

Il est alors conseillé de sous-traiter cette tâche, et de la déléguer à un expert-comptable. Vous gagnerez alors du temps et vous serez assuré(e) d’être en conformité.

Si cette option est trop onéreuse pour votre activité naissante, vous pouvez toujours vous appuyer sur un logiciel de rapprochement bancaire. Tous les logiciels de comptabilité permettent de réaliser ce travail de rapprochement.

Les logiciels automatiques de rapprochement bancaire comme Quickbooks, Grisbi ou encore Linxo, offrent de nombreux avantages :

• Vous faire gagner du temps,
• Vous donner une vision claire de votre situation financière,
• Sécuriser vos opérations de trésorerie,
• Centraliser au même endroit votre gestion commerciale, votre comptabilité et bien d’autres travaux comptables.

Pointer et lettrer ses écritures comptables chaque mois permet de vérifier chacune de vos données financières, et optimiser votre compta. Le rapprochement manuel, bien que possible, s’avère cependant moins efficace. Des erreurs de saisie, un mauvais import, un bordereau manquant, et tout est remis en cause.

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