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Comment réunir toutes vos pièces justificatives au bon endroit ?

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Comment réunir toutes vos pièces justificatives au bon endroit ?

Réunir ses pièces justificatives est souvent fondamental dans la vie quotidienne de chacun. Pour un particulier ou un professionnel ; attestation sur l’honneur, carte d’identité, avis d’imposition, contrat de location, caution et justificatifs diverses, les exemples ne manquent pas.

En matière de comptabilité, les pièces justificatives font partie, elles aussi, des documents comptables d’une grande importance. Commençons par comprendre ce qu’est un justificatif comptable et quelle est la manière la plus judicieuse de le classer. Ensuite, nous verrons comment le processus de dématérialisation peut être l’un des moyens les plus efficaces pour réunir un ensemble de pièces justificatives au bon endroit.

pièces justificatives

Quelle est l’importance des pièces justificatives pour la comptabilité ?

Vu l’intérêt des pièces justificatives pour votre comptabilité d’entreprise, le risque de perte de documents et la difficulté à les retrouver doivent conduire à s’organiser correctement.

Définition d’une pièce justificative et de sa valeur probante

La comptabilité répond à des normes professionnelles. Toute écriture comptabilisée doit se justifier par un document dit «  extra-comptable  » : la pièce justificative. Dans le cadre d’un contrôle fiscal, l’entreprise doit en produire une pour tout montant inscrit dans ses comptes. En l’absence de preuve, l’inspecteur peut rejeter la déduction de la charge du résultat.

Les pièces justificatives comptables comprennent notamment les factures d’achat et de vente, les relevés bancaires, bulletins de salaire, bordereaux de charges sociales, etc. Ces documents doivent posséder la valeur probante pendant toute la durée légale de conservation, soit au moins 10 ans. La manière de les archiver doit en garantir l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité.

Le classement pour faciliter la recherche et la traçabilité

Évidemment, la manière de ranger les pièces justificatives comptables importe beaucoup si vous souhaitez les retrouver ! Il n’est ainsi, pas rare de voir les entrepreneurs rencontrer des difficultés interminables au moment de la recherche. Une entreprise désorganisée dans sa comptabilité risque d’avoir du mal à produire les preuves qui étayent ses écritures. Le classement de ces pièces justificatives implique la définition d’une méthode interne avec notamment, une numérotation connue de tous et qui se lit dans la comptabilité.

Comment classer les pièces justificatives ?

Les pièces justificatives comptables constituent souvent une documentation volumineuse qu’il convient de classer afin de ne pas s’y perdre. Chaque société choisit librement sa manière d’exécuter ce classement. 

Méthode et procédure de classement des pièces justificatives

Le mode de classement retenu se décrit dans les procédures internes. Il garantit la traçabilité d’un document. Partez d’une écriture en comptabilité, selon son numéro de pièce, sa date, le type de journal, etc. Vous remontez alors avec votre liste d’indexation ou de rangement jusqu’à la pièce justificative concernée (au format papier ou dématérialisé).

Inconvénients d’un archivage papier pour les documents comptables

La première manière de réunir toutes vos pièces justificatives papier au même endroit, c’est d’abord de les classer dans des boîtes d’archives. Vous devez ensuite disposer d’un lieu physique d’entreposage dans l’entreprise ou dans un local ad hoc extérieur.

Cette méthode, qui ne date pas d’hier, exige en revanche de l’espace. Par ailleurs, elle présente des risques de conservation ou de perte de vos documents comptables. Dégât des eaux, incendie, vol ou tout simplement oubli de rangement du document justificatif consulté. Voilà des situations concrètes qui mettent à mal votre archivage au format papier.

Avantages de la digitalisation des documents comptables

Assurément, le choix de pièces justificatives comptables dématérialisées apporte de la sécurité, de la fluidité et du confort à tous les acteurs de l’entreprise. Il devient simple de regrouper toute cette documentation comptable en un lieu unique comme une plateforme sur le cloud

Non seulement ce format d’archivage facilite l’accès aux factures ou autres documents comptables, mais en plus, il garantit une meilleure conservation. Les prestataires de services de dématérialisation offrent des solutions techniquement abouties avec une sécurité renforcée en matière de valeur probante. 

Comment dématérialiser vos justificatifs comptables ?

La solution pertinente pour réunir vos pièces justificatives comptables en un seul endroit consiste donc à les dématérialiser. Le processus complet comprend plusieurs étapes, de la collecte jusqu’à l’archivage du document justificatif. 

Processus de récupération des justificatifs pour votre comptabilité

La dématérialisation sait traiter plusieurs types de pièces justificatives comptables. Il peut s’agir de documents papier à scanner ou à prendre en photo avant tout. Parfois, l’entreprise reçoit des factures au format PDF par mail, voire des fichiers de données du type EDI. Enfin, entre aussi dans le flux documentaire, la récupération de factures sur les plateformes en ligne des fournisseurs.

Dans tous les cas, l’outil de dématérialisation génère une pièce numérique selon les normes requises pour la valeur probante et il procède à son indexation. Parfois, le processus conduit également à la création d’une copie à des fins de simple consultation.

Étape de traitement et de comptabilisation par les outils de dématérialisation

Une application en ligne de gestion comptable sait aussi traiter les données des justificatifs. Elle les pré-comptabilise par une connexion à la majorité des logiciels comptables en ligne du marché (Cegid, Sage, …). La saisie manuelle de l’écriture tend ainsi à disparaître, ce qui garantit une meilleure traçabilité entre votre comptabilité et vos pièces justificatives.

Stockage unique des documents comptables sur le Cloud

Le système de dématérialisation archive toutes ces pièces justificatives au format numérique au même endroit sur le cloud. Ce lieu unique de stockage en ligne facilite la remontée automatique à une facture ou à un relevé bancaire, grâce au numéro de pièce comptable. 

Le déploiement de la facture électronique en France

La facture électronique arrive progressivement en France pour les relations BtoB. Dès Juillet 2024, toutes les sociétés devront accepter dans ce format les pièces comptables en provenance de leurs fournisseurs. L’obligation d’émission des factures numériques pour les clients s’étale, elle, de Juillet 2024 à Juillet 2026. 

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) se chargeront de recevoir les factures, de les vérifier et de les transmettre aux clients. Elles extrairont et communiqueront aussi les données de la facturation à l’administration fiscale. Si vous cherchez comment réunir toutes vos pièces justificatives comptables au même endroit, le mieux est d’opter pour la dématérialisation. En choisissant des outils de gestion des factures d’achat et des notes de frais comme iPaidThat, vous bénéficiez des meilleures technologies digitales et adaptées du marché.

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Anouchka Ngb
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