Le passage à la facture dématérialisée fut, sous certains aspects, complexe à mettre en œuvre. Si délaisser la facture papier au format numérique (factures électroniques) est avantageux pour les entreprises et les consommateurs, de nouvelles difficultés comme le stockage de la facture dématérialisée apparaissent.
Pour maîtriser parfaitement ce nouveau mode de fonctionnement et automatiser au mieux votre facturation, voici 5 réflexes à adopter lorsqu’on émet une facture électronique.
1. Respect du format de la facture d’origine
Depuis 2017, et la démocratisation du traitement des factures au format dématérialisé, les entreprises commerçantes se voient imposer de nouvelles obligations en matière de stockage.
Si avant l’entrée en vigueur des modalités de numérisation des factures papier, il était d’usage pour les entreprises de conserver et de stocker leurs factures dans leur format d’origine, aujourd’hui, les choses sont un peu différentes.
Les factures clients et les factures fournisseurs peuvent être conservées de manière dématérialisée, et ce, même si elles ont été éditées en format papier. Néanmoins, une condition prime, le format numérique doit être identique à l’original.
2. Obligation de conservation de la facture dématérialisée
Si le dispositif permet aux entrepreneurs d’être plus efficaces dans leur processus de facturation et de réaliser des économies dans les procédés de stockage, les conditions de conservation et de sécurisation sont strictes.
De base, les règles comptables imposent aux entreprises de conserver les factures pendant, au minimum, une dizaine d’années. Il s’agit là du délai le plus long. Néanmoins, la prescription en matière commerciale est de cinq ans.
D’un point de vue fiscal, le délai de conservation des documents comptables est de six ans à compter de la date de la dernière opération figurant sur les documents.
Les factures transmises par voie électronique, quant à elles, sont à conserver six ans dans leur forme et contenu originels. Néanmoins, deux aspects importants sont à retenir :
- La conservation doit avoir lieu sur support informatique pendant au moins trois ans,
- Durant les trois années suivantes sur tout support au choix de l’entreprise.
Si un défaut de conservation est constaté par les agents de l’administration, l’entreprise pourra être sanctionnée. À noter que ce défaut peut être total ou partiel. L’entreprise sera alors remise en cause des déductions opérées en matière de TVA.
3. Factures sécurisées par une piste d’audit fiable
Le contenu des factures stockées doit pouvoir être contrôlé à tout moment lors de pistes d’audit. Le but étant de vérifier l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures en papier ou électroniques. Cette obligation de conservation porte sur l’intégralité du message des factures émises ou reçues, y compris les mentions non obligatoires.
Ainsi, lorsque le processus de dématérialisation est géré par un service tiers à l’entreprise, le prestataire doit s’assurer que chaque facture est conservée dans sa forme et son contenu originel. Celles-ci doivent être assurées séparément pour chaque société de dématérialisation des factures.
Ce qui signifie qu’un archivage commun des factures relatives à plusieurs sociétés, n’est pas conforme aux textes de la loi BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-§§ 220 à 240-28/05/2014.
Les factures créées sous forme informatique, et transmises sur papier, peuvent être stockées de deux façons :
- Elles conservent un double papier de la facture transmise,
- Elles conservent un « double électronique » de ladite facture.
Dans le cas d’une conservation informatisée d’un double électronique, le fichier doit prendre la forme d’un encodage spécifique susceptible de transcrire les informations de contenu, de mise en forme, et de représentation graphique des factures.
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4. Enregistrement du fichier numérique
L’enregistrement de la facture numérique doit être fait le plus proche possible de l’impression papier de l’original de la facture.
Le système de stockage informatique de la facture dématérialisée doit permettre d’identifier la date d’origine de la facture et la date d’intégration du fichier numérique. De ce fait, les logiciels de stockage les plus performants permettent d’alimenter automatiquement la base de conservation.
Par ailleurs, l’archivage de l’enregistrement doit se faire, soit sur un support physique non réinscriptible, soit via un système de signature électronique avancée.
5. Lieu de stockage de la facturation électronique
Les factures papier doivent être stockées sur le territoire français.
Les factures de ventes informatiques non transmises par voie électronique doivent également être conservées en France.
Les entreprises françaises qui envoient leurs factures par voie électronique ne peuvent pas les stocker dans un pays non lié à la France. Ce qui signifie, en résumé, que le stockage peut avoir lieu :
- Sur le territoire français,
- Dans un autre État de l’Union européenne pouvant être accessible par l’administration fiscale,
- Dans un pays hors de l’UE à condition que ce dernier soit lié à la France par une convention.
Lorsque le lieu de stockage est situé hors de la France, il doit faire l’objet d’une déposition en même temps que la déclaration des résultats annuels.
Comme vous pouvez le constater, le processus de stockage des factures dématérialisées est largement encadré par la législation française. C’est pourquoi il est nécessaire d’être très vigilant dans le choix de sa solution de dématérialisation.