dematerialisation_factures_obligatiomns_2019

Vous êtes un prestataire de services ou vous vendez des marchandises en B2B, et vous avez entendu parler de la grande mesure prévue pour 2020 : la dématérialisation des factures. Cette dématérialisation fiscale comporte de nombreux avantages et simplifie la transmission des factures. Pourtant, vous n’êtes pas tout à fait sûr des obligations que la loi impose à ce sujet ou de l’intérêt pour votre entreprise d’avoir recours à cette méthode de facturation. Quelles sont vos obligations en 2019 ? Voici notre point complet sur le sujet.

  1. Les obligations légales en matière de facture électronique

Une facture électronique est une facture créée, envoyée et reçue sous un format numérique. Cette dernière respecte un certain nombre de règles telles que garantir : l’identité de l’émetteur, l’intégrité de la facture, la lisibilité du document ou encore les mentions légales obligatoires.

L’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 et l’article n° 222 de la loi Macron du 6 août 2015 relatives au développement de la facturation électronique ont progressivement incité les institutions françaises à modifier leur système de facturation dans le cadre de transactions en B2B. C’est ainsi qu’en 2020, toutes les entreprises du secteur privé et public devront être en capacité de recevoir et d’émettre des factures au format électronique.

Pour répondre aux caractéristiques obligatoires, une facture électronique doit être munie :

  • D’une signature électronique qualifiée par une solution légale et certifiée (certificat),
  • D’une piste de contrôle fiable entre la facture et la transaction concernée (audit),
  • D’une norme d’automatisation du traitement des factures de type EDI (Échange de Données Informatisé).

La facture électronique n’est pas un e-mail, mais bien une facture envoyée et reçue, sous forme électronique, par une application numérique sécurisée, accompagnée d’une preuve de réception.

La facture dématérialisée doit être acceptée par son destinataire pour faire office de preuve.

Les factures sur support papier peuvent être numérisées et indexées avec une signature électronique dans le cadre d’une conservation en archivage unique.

2. Les mentions à faire figurer sur vos factures

Les mentions obligatoires présentes sur les factures électroniques sont identiques aux mentions légales des factures papier.

La facture est un élément juridique très important. Elle fait office de preuve lors d’une transaction commerciale, au-delà de son aspect purement comptable. De la même manière que pour la facture papier, la facture électronique sert de support quant à l’exercice de vos droits sur la TVA.

L’article L441-3 du Code de commerce précise les mentions obligatoires suivantes :

  • Nom et adresse des deux parties
  • Date de la vente de marchandises ou de la prestation de services
  • Numéro de la facture
  • Quantité et dénomination précise des produits ou services vendus
  • Prix unitaire hors taxe et réductions acceptées
  • Date d’échéance du règlement
  • Taux de TVA
  • Pénalités en cas de retard et frais de recouvrement
  • Numéro d’immatriculation (SIRET)
  • Numéro d’assurance souscrite au titre d’une activité obligatoire

Les factures envoyées par voie électronique sont à conserver sous leur format original pendant une période de 6 ans pour le droit fiscal (3 ans sur support informatique pendant, puis 3 ans sur tout autre support) et 10 ans pour le droit commercial.

Si vous n’êtes pas encore à jour dans le processus de dématérialisation des factures, voici quelques points à aborder pour un passage en toute sécurité :

  • Commencez par un audit interne : pour cela, vous devez réaliser une évaluation complète de la gestion actuelle de vos factures.
  • Communiquez avec vos interlocuteurs internes et externes (comptabilité, administration des ventes, informatique, logistique, recouvrement, clients, fournisseurs) afin de vérifier les équipements numériques dont chacun dispose.
  • Choisissez un prestataire : selon la taille de votre entreprise, un prestataire extérieur peut être un choix judicieux. Ce dernier vous garantit une conformité fiscale des factures numérisées et s’intègre facilement à vos systèmes d’information déjà existants.

3. Les avantages de la dématérialisation

La dématérialisation est un processus simple, facilitant la gestion des factures, dont le but est principalement économique, organisationnel et écologique.

  • L’avantage économique

En moyenne, les entreprises consacrent 5 à 15 % de leur chiffre d’affaires pour traiter les documents papier. La dématérialisation permet alors de réduire les coûts de 50 à 75 % sur l’émission d’une facture. Adieu les coûts liés à l’impression, à l’envoi, et au stockage des archives. Vos factures sont éditées, envoyées et archivées en seulement quelques clics.

  • L’avantage organisationnel

En moyenne, un salarié passe 15 % à 50 % de son temps soit à lire des informations, soit à chercher des documents. La dématérialisation permet d’améliorer la productivité des collaborateurs en limitant le temps consacré à la recherche des fichiers numériques. Bien évidemment, pour arriver à de bons résultats, les processus internes doivent être optimisés.

  • L’avantage écologique

Privilégier le numérique au papier, c’est devenir écoresponsable et réduire son empreinte carbone.

Au-delà de ces trois aspects, la dématérialisation permet également de :

  • Sécuriser les données comptables
  • Optimiser le suivi de l’information (traçabilité, sécurisation)
  • Automatiser les processus pour une meilleure fluidité dans les échanges
  • Faciliter la réception des factures des fournisseurs
  • Réviser et accélérer l’intégration des factures
  • Optimiser l’archivage
  • Réduire les délais de paiement
  • Limiter les risques de fraude

Comme vous pouvez le constater, derrière son caractère obligatoire imminent, la dématérialisation en entreprise offre de nombreux avantages. Remplacer vos factures papier par une forme électronique n’a donc que du bon ! Que ce soit d’un point de vue écologique, organisationnel, économique ou obligatoire, passer à la dématérialisation des factures facilitera grandement la gestion de vie quotidienne de votre entreprise.

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