Depuis quelques années, les entreprises sont de plus en plus confrontées à la fraude aux notes de frais. Selon une étude menée par KDS, spécialiste en gestion des voyages et des notes de frais, 60 % des collaborateurs interrogés connaissent des méthodes pour tricher sur les justificatifs de leurs notes de frais, afin de bénéficier de remboursements plus élevés. En tant que chef(fe) d’entreprise, ce pourcentage doit vous faire froid dans le dos !
Quels sont les moyens de contrôle à votre disposition ? Quelles sont les limites d’exonération ? Quels sont vos recours en cas de fraude à la note de frais ? C’est ce que nous allons aborder aujourd’hui dans cet article.
1. Fraude sur les notes de frais : moyens de contrôle
Afin de veiller à vos dépenses professionnelles, nous vous conseillons vivement, dans un premier temps, de réaliser un audit interne de votre processus de traitement des notes de frais.
En effet, l’audit permet d’examiner minutieusement le processus de gestion des notes de frais au sein de votre entreprise et d’identifier les sources d’erreurs. Car sans une idée précise des failles, il est très compliqué de mettre en place des actions et correctives précises sur le long terme.
Vous aurez ainsi une meilleure visibilité sur les comportements non conformes, les coûts, les risques encourus, le cycle d’amélioration.
Ensuite, si ce n’est pas le cas, mettez immédiatement en place une politique de dépenses et diffusez-la largement auprès de vos collaborateurs.
- Quelles dépenses sont remboursables ?
- Quelles sont les limites à ne pas dépasser ?
- Quel est le processus de remboursement ?
- Quelles sont les règles et lois en vigueur à respecter ?
- Quels sont les moyens de transport à privilégier ? Les hôtels ? Les restaurants ? Etc.
Cette politique permettra à votre entreprise de mieux piloter l’ensemble de vos dépenses d’entreprise.
La troisième solution pour limiter les risques de fraude est d’automatiser la gestion des notes de frais. Pour cela, vous pouvez avoir recours à une solution de gestion des notes de frais comme iPaidThat !
Notre système vous permettra de gérer efficacement vos dépenses et celles de vos employés, du reçu à la comptabilité.
La dématérialisation est un processus qui permet de rationaliser les coûts et de garder une traçabilité des dépenses engagées. Vous pourrez ainsi analyser avec précision les dépenses de chacun de vos salariés et être averti(e) en temps réel des actions douteuses.
2. Les limites d’exonération
Les contrôleurs de l’URSSAF sont très pointilleux sur le traitement des notes de frais et les surveillent de très près. Une erreur (même la plus petite) suffirait à remettre en cause toute votre structure.
Afin de ne pas vous laisser surprendre, voici un petit tour d’horizon de la réglementation en vigueur :
- Chaque note de frais doit être accompagnée d’un justificatif, sous peine de redressement fiscal.
- Les frais de déplacement et d’hébergement, dans le cadre d’un voyage d’affaires, sont remboursés à condition que la distance entre le domicile du collaborateur et sa destination excède 50 km.
- Si votre collaborateur loue une voiture, vous devez alors prendre à votre charge l’ensemble des frais liés à celle-ci : carburant, péage, location.
- Si votre employé utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels, vous devez prendre en charges ses indemnités kilométriques.
- Les remboursements des frais de repas sont également pris en charge dans le cadre d’un déplacement.
- Chaque collaborateur doit être remboursé au réel (frais réels) ou selon un forfait.
- Les dépenses doivent être engagées dans l’intérêt de l’entreprise.
Pour plus de détails sur le montant exact des frais remboursés, nous vous invitons à consulter directement le site de l’URSSAF.
3. Recours en cas de fraude
Un ou plusieurs de vos salariés ont abusé de votre confiance en cherchant à se faire rembourser des frais professionnels inexistants. Sachez que dès le premier euro, cela est considéré comme un manque de respect envers leur contrat de travail. D’après le Code du travail, cela s’appelle du vol et les conséquences pour le salarié sont graves.
En toute logique, l’employeur peut procéder à un licenciement pour faute grave, voire pour faute lourde si celui-ci réussit à prouver une intention de nuire. Et qui dit faute lourde, dit dommages et intérêts au titre du préjudice subi !
Néanmoins, les salariés ne sont pas toujours les seuls fraudeurs. Les entreprises elles-mêmes sont tentées de céder le pas. Cela arrive notamment chez les dirigeants d’entreprise qui confondent patrimoine personnel et actifs de l’entreprise. En cas de contrôle ou de dénonciation, l’entreprise ira droit devant les tribunaux !
Lutter contre la fraude aux notes de frais n’est pas toujours une priorité pour les entreprises. Procédures inexistantes ou peu conformes, outils peu fiables, inconscience des dirigeants ou des employés, etc. Les raisons sont nombreuses, cependant, elles ne sont pas inévitables ! En actionnant ces 3 leviers (moyens de contrôle, respect des limites, connaissance des recours), vous limiterez incontestablement les risques d’abus.