Si vous souhaitez développer votre activité et être plus performant, analysez votre manière actuelle d’accomplir votre planning de travail. C’est seulement de cette façon que vous améliorerez votre productivité ! Pour vous aider à répartir votre temps de travail de façon optimale, voici la marche à suivre pour améliorer la productivité du travail : nous avons rassemblé pour vous les meilleures pratiques pour reconquérir facilement votre espace de travail, et votre gestion du temps.
À quoi correspond exactement la productivité ?
La productivité est le rapport entre une production de biens ou de services et les moyens (humains, technologiques, matières premières, capital) mis en œuvre pour la réaliser.
La productivité revient donc à mesurer l’efficacité de votre entreprise dans l’utilisation des ressources mises à votre disposition.
Ainsi, pour croître, et donc obtenir un gain de productivité, une entreprise doit constamment chercher à optimiser son organisation de travail, intégrer les progrès techniques liés à son activité, et notamment les technologies de l’information. Elle doit également augmenter ses compétences (dirigeants, employés). Enfin, elle doit tenir compte des attentes de sa clientèle
Pour ce faire, vous devez identifier au sein même de votre entreprise les occasions qui permettront d’améliorer votre efficacité, et ce, à tous les niveaux !
Comment calculer votre temps de travail ?
Comme nous l’avons vu, la productivité se mesure en tenant compte du temps passé sur la réalisation d’une tâche, et l’utilisation d’outils adaptés. En d’autres termes, la productivité peut se calculer de la manière suivante :
- Productivité horaire= production ou chiffre d’affaires / nombre d’heures travaillées
- Productivité par salarié= production ou chiffre d’affaires / nombre de salariés
Ainsi, pour gagner du temps, vous devez clairement calculer la productivité, et donc identifier la quantité de travail (de qualité) nécessaire à produire un bien ou un service dans un délai dit « raisonnable ».
En premier lieu, pour gérer votre temps de travail ou celle de vos équipes, vous devez tenir compte de ces quatre étapes élémentaires :
- Définissez ce qu’est la productivité pour vous.
- Définissez des mini-objectifs à tenir.
- Identifiez vos normes et repères.
- Mesurez constamment et systématiquement les progrès et échecs rencontrés.
Une fois ces points éclaircis, pour stimuler la productivité, et augmenter votre efficacité de travail, travaillez sur ces principaux axes:
- L’organisation de vos postes de travail, de l’environnement de travail de vos employés
- La motivation de vos salariés et de vous-même à produire
- La performance du matériel utilisé
- L’environnementet le climat social dans lequel vous évoluez
- L’expérience et la qualification nécessaire pour augmenter votre croissance économique
9 stratégies pour améliorer votre temps de travail :
L’efficacité liée à une quantité de travail peut être améliorée de plusieurs façons. Vous pourriez par exemple progresser sur ces tâches :
- Organisez votre espace de travail: une meilleure organisation vous permettra de faire plus avec moins ! Ordonnez son espace de travail permet d’ordonner son état d’esprit.
Retirez de votre bureau tout ce qui n’est pas essentiel pour travailler. Vous éviterez ainsi toutes distractions et gagnerez un temps précieux, au lieu d’en passer à retrouver vos affaires. Un espace bien organisé est en effet très bénéfique à la croissance de la productivité.
- Identifiez vos priorités : aidez-vous des outils suivants pour y parvenir : le classement A-B-C-D, la matrice d’Einsenhower, la technique Pomodoro, la méthode NERAC. Ils vous apprendront quelques notions de productivité de base pour organiser votre temps.
- Exécutez vos tâches l’une après l’autre : ne vous dispersez pas, restez au maximum concentré sur vos priorités.
- Imposez-vous une limite de temps : cela vous permettra d’avoir un objectif de productivité clair en tête et d’éviter de passer trop de temps à exécuter cette tâche. Définissez à l’avance combien d’heures par jour vous seront nécessaires pour l’exécution de vos tâches. Un horaire de travail bien défini vous aidera à bien planifier votre timing.
- Prenez des pauses dans et entre vos tâches : il semblerait qu’au-delà de 45 minutes passées sur une même activité, le cerveau perd en concentration et en efficacité ! N’avez-vous jamais perdu de nombreuses heures à bloquer sur un projet sans en voir le bout ? Limitez vos plages de travail et faites régulièrement des pauses. Pourquoi ne pas opter pour une sieste ? En vous octroyant des temps de pause, vous décuplerez votre niveau de performance, votre concentration, votre réceptivité et votre créativité.
- Exécutez vos tâches les plus importantes en début de journée afin d’être certain de pouvoir les exécuter. Vous pouvez, de cette manière, accorder la priorité à ce qui est le plus important, et vous serez certain(e) de respecter les deadlines. Gardez votre pleine énergie pour les tâches importantes, les plus futiles passeront au second plan. Vous gagnerez ainsi, au fil du temps, en motivation en voyant que vous respectez vos priorités.
- Utilisez de bons outils de gestion : pourquoi ne pas utiliser un outil qui centralise toutes vos tâches pour une même activité au même endroit ? Vous éviterez ainsi l’éparpillement des données et les pertes de temps inutiles. La comptabilité est d’ailleurs un excellent domaine pour commencer ! Utilisez un logiciel qui vous permet de centraliser et d’automatiser vos factures, votre comptabilité, votre inventaire, la gestion de vos clients et fournisseurs, le planning des équipes, etc.
- Formez-vous, ainsi que vos équipes, aux dernières technologies, notamment celles liées à la dématérialisation, à la recherche et au développement, et au travail collaboratif. De cette manière, vous perdrez moins de temps et d’énergie à essayer de tout apprendre par vous-même, et vous acquerrez les compétences nécessaires pour hausser votre productivité.
- Adoptez sans cesse une approche d’amélioration continue : consultez des ressources externes pour évaluer les forces et faiblesses de votre entreprise. Utilisez une approche progressive si vous devez restructurer vos processus. Vous obtiendrez des résultats plus rapidement que si vous vous dispersez de trop.
C’est seulement en identifiant clairement vos points forts et vos points faibles que vous pourrez améliorer votre productivité. De petits changements mineurs étalés dans le temps vous ouvriront les portes vers des progrès majeurs, ils sont en effet source de croissance. Bien que beaucoup d’entrepreneurs soient encore réticents à la délégation ou à la dématérialisation, il peut s’agir là d’une excellente stratégie de développement d’entreprise. Il s’agit ici d’un véritable gain de productivité, qui permettra un développement croissant de votre société. Réfléchissez-y !