Aussi appelée informatisation ou numérisation, la dématérialisation des documents désigne le remplacement des supports d’informations papiers (ou autres matériaux) en supports immatériels, autrement dit, des fichiers informatiques. Grande tendance actuelle en raison de l’importance d’Internet et de l’émergence du « cloud », beaucoup d’entreprises passent le pas de la dématérialisation de leurs documents.
Si cette solution comporte des avantages certains, la dématérialisation des documents peut représenter des inquiétudes, notamment pour les plus anciens d’entre nous. Sans clichés ni parti pris, iPaidThat vous décrypte cette nouvelle tendance. Dématérialisation des documents: avantages et inconvénients.
Les avantages de la dématérialisation des documents
Plus de place
C’est surement l’argument le plus évident et le plus irréfutable en faveur de la dématérialisation. Choisir l’option de sauvegarde virtuelle des documents permet de gagner une place considérable. Il suffit de voir les salles d’archives de certaines entreprises. Souvent mal-éclairées ou difficile d’accès (sous-sol), se retrouver dans ces salles n’est jamais une partie de plaisir.
Plus écologique
A une époque où les considérations écologiques sont de plus en plus présentes, l’aspect environnemental n’est pas négligeable pour les entreprises. Il n’est plus possible, tant pour l’image que pour les valeurs de l’entreprise, de négliger les questions environnementales. Dématérialiser ses documents, c’est faire une économie de papier et réduire ses déchets. Il n’est pas toujours facile de faire des actions pour l’environnement, dématérialiser ses documents peut être une première étape.
Plus économique
Bien entendu, en plus de la place et de l’empreinte écologique que peut avoir le stockage de papier, cette solution engendre aussi de nombreux coûts. D’abord les dépenses liées à l’impression, achat d’encre, de feuilles, entretien d’imprimante entre autres. Les archives demandent aussi un travail d’organisation important. Ce travail peut-être confié à un membre de l’entreprise, ce qui engendre des coûts humains. Il peut aussi être demandé à un employé saisonnier, il faudra alors verser un salaire sur un ou plusieurs mois.
Plus pratique
La plupart des outils bureautiques en ligne actuels se veulent collaboratifs. On le comprend aisément, avec l’essor du travail à distance, il est devenu essentiel que chaque collaborateur ait accès aux documents. Il doit y avoir accès depuis des endroits différents à des moments différents, ce qui n’est pas possible avec les documents physiques. De plus, des documents physiques peuvent être endommagés ou perdus de manière irréversible.
Gain de temps
Classer et ranger les documents demandent un temps important. Cela nécessite de la rigueur et la tâche est fastidieuse. De plus, les documents sont souvent rangés dans des endroits exigus, il faut souvent un certain temps avant de trouver ce que l’on recherche.
Okarito, la plateforme de gestion des déplacements professionnels pour les petites et moyennes entreprises, permet par exemple de supprimer les avances de frais et de mensualiser la facturation.
Les inconvénients de la dématérialisation des documents
Sécurité des données
Si vos documents sensibles sont stockés dans une salle sous clé au sous-sol, il n’y a que peu de chance qu’un de vos concurrents viennent vous les voler. En revanche, si vos documents sont stockés sur des serveurs externes ou dans le cloud, vous aurez besoin d’aider pour leurs gestions. Il existe des moyens de se faire assister, notamment par des logiciels GED (gestion électronique des documents). Ces logiciels vous permettront de gérer les accès et les droits à ces documents et aussi de les sécuriser, il en existe de nombreux comme DocuWare ou Alfresco.
Pensez aussi à vous protéger des virus et des intrusions en investissant dans des antivirus puissants. Enfin, assurez-vous de faire des sauvegardes externes régulières.
Un investissement conséquent
La dématérialisation et la sécurisation de vos documents vous demanderont un investissement de départ important. En moyenne l’installation d’un logiciel GED performant pour une PME coûtera entre 9000 et 20 000 euros. Il ne faut pas oublier qu’une petite entreprise est amenée à grandir, il faudra donc adapter vos outils au nombre de documents a traiter. Il est aussi important que vos installations informatiques soient performantes et régulièrement mise à jour. Néanmoins, sur le long terme, cet investissement n’est pas vain.
iPaidThat, la sécurité avant tout
Chez iPaidThat, on vous propose un service de dématérialisation des factures performant. Nos robots comparent vos factures et vos transactions bancaires et vous notifient lorsque des anomalies sont constatées. Si ces services représentent un gain de temps important, notre priorité est aussi de mettre vos données en sécurité.
- Serveurs sécurisés
Nos serveurs sont tenus et gérés par des prestataires de confiances (OVH, Amazon). Ils sont protégés grâce à un pare-feu et testés régulièrement contre les failles et les attaques malveillantes.
- Données chiffrées
Tous vos documents sont chiffrés avec les meilleurs algorithmes du moment, assurant une sécurité supplémentaire empêchant toute lecture possible lors d’une éventuelle cyber-attaque.
- Partenaires de confiance
Notre système de synchronisation bancaire est géré par notre partenaire reconnu Bankin’. Nous ne stockons aucun identifiant de notre côté.
- HTTPS
L’intégralité du site est accessible uniquement en SSL (HTTPS) rendant toute interception de données impossible lors des communications entre votre navigateur et notre serveur.
Vous avez maintenant toutes les cartes en mains pour choisir la solution la plus adaptée. N’oubliez pas que de plus en plus d’entreprises choisissent la dématérialisation des documents. Cela deviendra surement l’option la plus populaire d’ici quelques années.