À l’occasion de la réouverture progressive des frontières depuis la crise Covid, le voyage d’affaires ou business trip d’entrepreneur reprend de plus belle ! Au-delà de l’aspect professionnel, cela doit tout de même rester pour vous, un petit plaisir générateur d’opportunités professionnelles. Afin d’être sûrs de bien gérer votre départ, votre logement, vos transports, ainsi que l’ensemble de vos notes de frais sur place… Voici une petite liste non exhaustive de conseils pour un business trip réussi !
Comment réussir son voyage d’affaires ?
Prendre votre billet d’avion en utilisant un comparateur de prix
Ne tombez surtout pas dans la facilité des agences de voyages, car vous verrez certainement votre facture rapidement grimper ! Une bonne astuce pour résoudre ce désagrément budgétaire : utilisez un comparateur de vol pour choisir votre billet d’avion et assouplir les frais.
Primo, vous pouvez utiliser des interfaces telles que Liligo, Skyscanner ou encore Google Flights pour être certain d’obtenir le plus petit prix. Secondo, l’une des autres solutions aussi avantageuse, est de se rendre directement sur le site internet de la compagnie aérienne que vous convoitez. Cette astuce peut vous permettre de réduire considérablement votre note.
Réserver un logement
Différentes possibilités s’offrent à vous. D’une part, les services de location temporaire (de particuliers ou professionnels) tels que Airbnb, Abritel, ou encore la sous-location sur des plateformes de recherche de logement.
D’autre part, certains sites, comme Airbnb, proposent une offre business ou premium. Cette offre se différencie d’une recherche d’hébergement habituelle en intégrant un accès privilégié aux logements les mieux notés, les plus flexibles (horaires, arrivée et départ) et les mieux décorés.
Si vous cherchez, de préférence, une chambre d’hôtel, plusieurs choses sont envisageables.
Vous pouvez consulter le site Trivago. C’est un comparateur d’hôtels en mesure de vous aider. Booking.com Business peut aussi vous intéresser. En effet, la plateforme vous permet de gérer très rapidement et à moindres coûts vos divers déplacements d’affaires (hôtel, appartement, taxi, activités, …).
Penser à son moyen de déplacement
Vous avez voyagé pour affaires, il est maintenant temps de les conclure, négocier et rencontrer vos futurs partenaires. En revanche, avant d’y parvenir, il vous faudra évidemment vous déplacer, organiser des dîners, des rencontres, ou même participer à des conférences pour rencontrer du monde. Comment gérer vos déplacements et les notes de frais y étant liées ?
Même si cela n’est pas très écologique, vous pouvez toujours vous rendre dans une agence de location de voiture sur place. Comparez les prix de location avec Carigami, Liligo ou Jetcost par exemple…
Autrement, vous pouvez utiliser les moyens classiques tels que Taxi, Uber, Taxify et tous les services de VTC disponible en fonction de votre destination de voyages d’affaires. La solution la moins chère, restera en tout lieu, l’usage des transports en commun au sein de la ville (même si cela peut être compliqué lorsqu’on ne la connait pas ou peu).
Une fois toutes ces étapes franchies, vous partez l’esprit tranquille. Il ne vous reste plus qu’à organiser les derniers éléments une fois sur place.
Établir un budget de voyage
Il vaut mieux ne pas être pris sur le fait accompli. Réduire les frais en amont du grand départ, va vous permettre d’élargir vos possibilités durant votre voyage. En réinvestissant les économies faites, davantage d’occasions professionnelles pourront s’offrir à vous : vous en aurez le budget !
- Peut-être pour plus d’activités où rencontrer des investisseurs (ce qui est, à terme, sera certainement bon pour votre chiffre d’affaires)
Communiquer sur place
L’utilisation de son téléphone principalement (internet, appels, etc.), ou d’autres appareils peut s’avérer très coûteuse lorsqu’on se trouve à l’étranger ! Cependant, vous n’avez plus de frais en Europe ! Depuis juin 2017, les frais de roaming ont été supprimés en Europe. Donc, vous pouvez maintenant utiliser votre téléphone comme en France dans la zone euro.
Pour les autres cas, si vous voyagez en dehors de l’Union Européenne, vous pouvez tout de même bénéficier d’autres solutions :
- Le plus simple – Rendre les extensions de forfait proposées par votre opérateur → Cela s’avère être la solution la plus répandue et efficace.
- Plus contraignant – Vivez en Wifi → On le sait, c’est une option classique. Il est vrai que l’on trouve des réseaux wifis gratuits presque partout dans le monde dorénavant, pourtant ce n’est pas l’idéal.
iPaidThat et son application mobile vous accompagnent partout !
Vous pouvez en quelques clics accéder à une gestion automatisée de vos frais et rapide lorsque vous êtes en voyage d’affaires.
Lorsque vous mangez au restaurant
C’est au choix, les deux incontournables guides de la restauration sont TripAdvisor et La Fourchette ; bien souvent appelés différemment selon le pays d’accueil ! On ne les présente plus, vous trouverez à coup sûr des adresses satisfaisant tous vos désirs culinaires. Vous avez même parfois droit à un aperçu cartographié et des réductions à la chaîne !
Lorsque vous vous déplacez dans la ville
Si vous emportez votre smartphone avec vous, vous avez tout ce qu’il vous faut pour ne pas vous soucier de vos dépenses… Mais pas que ! Grâce à iPaidThat, oubliez aussi la gestion chronophage et complexe de vos notes de frais.
Vous ne pensez qu’à conclure des deals et vous détendre ? On vous comprend. Pour que vous n’ayez plus qu’à vous concentrer sur votre séjour, notre application est votre meilleure alliée. Que cela soit en voyage d’affaires ou dans votre quotidien résidentiel, scannez vos tickets reçus à la minute et profitez de la journée !
Qu’est-ce que l’application mobile iPaidThat vous offre ?
- Centraliser vos notes de frais en un seul et même espace
- Faciliter et rendre efficace la gestion comptable et fiscale de vos justificatifs de frais
- Une seule prise de photo suffit pour que l’intelligence artificielle s’occupe de tout
- Effacer la perte de documents et leur recherche pendant des heures
- Gagner énormément de temps à mettre à profit pour la rentabilité de votre entreprise
- Être flexible grâce à la gestion à portée de mains et en tout lieu (mobilité)
- Détenir un atout sécurité → l’application mobile est totalement sécurisée et dotée d’un scanner intelligent qui limite la falsification délibérée des reçus
- Être en accord avec la volonté gouvernementale → le Gouvernement incite à la dématérialisation des factures. Cette pratique va devenir obligatoire et si vous opérer déjà votre gestion de cette manière, alors vous êtes dans le rang
- La sérénité → une charge mentale en moins en tant qu’entrepreneur, c’est toujours ça de gagné !
Équipez-vous d’une application mobile pour gérer vos notes de frais, découvrez iPaidThat !